Memahami Definisi dan Penggunaan RACI Matrix |

RACI Matrix adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk mengklarifikasi peran dan tanggung jawab anggota tim dalam sebuah proyek atau tugas. RACI adalah singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed.

Penjelasan RACI

Responsible (bertanggung jawab) adalah orang yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dan bertanggung jawab atas penyelesaian tugas tersebut — Orang yang melaksanakan tugas.
Accountable (Penanggung jawab utama) adalah orang yang bertanggung jawab atas hasil akhir suatu proyek atau tugas, dan memastikan bahwa semua tugas selesai sesuai jadwal dan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan.
Consulted (dikonsultasikan) adalah orang yang memberikan masukan dan saran terkait tugas atau keputusan tertentu.
Informed (diberitahu) adalah orang yang perlu diberitahu tentang perkembangan tugas atau keputusan yang diambil, tetapi tidak perlu terlibat secara langsung dalam proses pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas.

Fungsi RACI Matrix

Fungsi RACI Matrix adalah untuk memperjelas peran dan tanggung jawab setiap anggota tim dalam proyek atau tugas, sehingga dapat meminimalkan kebingungan dan konflik yang mungkin terjadi. Dengan menggunakan RACI Matrix, setiap anggota tim dapat memahami apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan proyek atau tugas.

Penggunaan RACI Matrix

Untuk menggunakan RACI Matrix, pertama-tama tentukan tugas atau aktivitas yang akan dilakukan dalam proyek atau tugas tertentu. Selanjutnya, identifikasi semua anggota tim yang terlibat dalam tugas tersebut. Setelah itu, tentukan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim dalam tugas tersebut dengan menggunakan klasifikasi RACI.

Terakhir, buat matriks dengan kolom untuk setiap anggota tim dan baris untuk setiap tugas, dan isi matriks dengan peran dan tanggung jawab yang telah ditentukan. Pastikan bahwa semua anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka dan terlibat dalam membangun RACI Matrix. Matriks RACI dapat diperbarui secara berkala selama proyek atau tugas berlangsung untuk memastikan bahwa peran dan tanggung jawab anggota tim tetap relevan dan akurat.

Berikut ini adalah contoh sederhana RACI Matrix yang digunakan untuk sebuah proyek pembuatan website:

Dalam contoh di atas, Ketua Tim Proyek adalah yang bertanggung jawab secara akuntansi atas keseluruhan proyek, sedangkan setiap anggota tim memiliki tanggung jawab spesifik dalam setiap tugas atau aktivitas. Analis Bisnis (Business Analyst), Desainer Grafis, dan Tim Pengujian dikonsultasikan dalam beberapa tugas atau aktivitas, sedangkan Pemangku Kepentingan (user) hanya diberitahu tentang perkembangan proyek. Dengan menggunakan RACI Matrix, peran dan tanggung jawab setiap anggota tim menjadi jelas dan dapat meminimalkan kebingungan dan konflik yang mungkin terjadi dalam proyek tersebut.

Berikut ini adalah contoh sederhana RACI Matrix yang digunakan dalam Departemen HR:

Dalam contoh di atas, HR Manager bertanggung jawab akuntansi (Penanggung jawab utama) atas keseluruhan departemen HR. Recruiter dan HR Coordinator memiliki tanggung jawab yang berbeda dalam setiap tugas atau aktivitas, seperti merekrut karyawan baru atau mengelola pelatihan dan pengembangan karyawan. Hiring Manager (HR Manager) bertanggung jawab dalam beberapa tugas atau aktivitas, seperti melakukan wawancara kerja atau menyusun dan mengirimkan penawaran kerja. Calon Karyawan hanya diberitahu tentang perkembangan perekrutan mereka. Selain itu, departemen terkait dikonsultasikan dalam tugas atau aktivitas yang terkait dengan pengelolaan pelatihan dan pengembangan karyawan.

Dengan menggunakan RACI Matrix, peran dan tanggung jawab setiap anggota departemen HR menjadi jelas dan dapat meminimalkan kebingungan dan konflik yang mungkin terjadi dalam setiap tugas atau aktivitas.

Perbedaan Responsible dan Accountable

Dalam RACI Matrix, accountable dan responsible adalah dua peran yang berbeda dan memiliki tanggung jawab yang berbeda pula.

Accountable (bertanggung jawab akuntansi – Penanggung Jawab Utama) adalah orang atau kelompok yang akhirnya bertanggung jawab atas hasil akhir dari suatu tugas atau proyek. Orang atau kelompok yang accountable harus memastikan bahwa tugas atau proyek tersebut selesai tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Dalam RACI Matrix, bisa satu orang atau satu kelompok yang accountable dalam setiap tugas atau proyek.

Contoh: Dalam suatu proyek pembuatan aplikasi, Project Manager adalah orang yang accountable karena ia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi dan anggaran, dan memenuhi harapan para pemangku kepentingan.

Responsible (bertanggung jawab) adalah orang atau kelompok yang bertanggung jawab atas tugas atau aktivitas tertentu yang diberikan dalam suatu proyek atau tugas. Orang atau kelompok yang responsible harus memastikan bahwa tugas atau aktivitas tersebut dilaksanakan dengan baik dan tepat waktu sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

Contoh: Dalam proyek pembuatan aplikasi, Developer adalah orang yang responsible untuk mengembangkan kode dan membuat aplikasi berjalan dengan baik. Project Manager adalah orang yang accountable atas proyek, tetapi Developer adalah orang yang responsible untuk menyelesaikan tugas pengembangan aplikasi.

Perbedaan utama antara accountable dan responsible adalah bahwa accountable bertanggung jawab akhir atas keseluruhan proyek atau tugas, sedangkan responsible bertanggung jawab atas tugas atau aktivitas tertentu dalam proyek atau tugas.

Semoga bermanfaat, terima kasih dan salam HRD Forum.

HRD Forum Connect :
linktr.ee/hrdforum
linktr.ee/hrdforum
linktr.ee/hrdforum

—
Bahari Antono, ST, MBA
Beliau adalah owner & Founder HRD Forum, menyelesaikan pendidikan S1 di Fakultas Teknik – Universitas Indonesia dan menyelesaikan pendidikan S2 di Institut Teknologi Bandung.
Melalui HRD Forum Beliau memberikan jasa Training, Konsultasi, Pendampingan dan Pengerjaan project-project HR seperti : Job Analysis & Job Description, Analisis Beban Kerja, Key Performance Indicators (KPI), Objective & Key Result (OKR), Desain Kompetensi Jabatan, Kamus Kompetensi Jabatan, Matrik Kompetensi Jabatan, CBHRM, Struktur & Skala Upah, Job Evaluation, Training Evaluation & ROTI, BEI, Organization Development, Corporate Culture, Performance Management, Performance Appraisal, Coaching for Performance, Talent Management Program, Career Planning, Industrial Relation dan sebagainya. Untuk menggunakan jasa HRD Forum silakan hubungi Hotline : 08788-1000-100 atau Whatsapp ke : 0818715595
—