Di industri perbankan, pertanyaan “Berapa orang yang kita butuhkan?” sering kali muncul lebih dahulu daripada pertanyaan yang jauh lebih fundamental:

“Sebenarnya, berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan?”

Ini terlihat sederhana. Tetapi dalam praktiknya, perbedaan urutan tersebut dapat menghasilkan keputusan manpower yang sangat berbeda.

Sebuah unit kerja mungkin meminta tambahan lima orang karena workload meningkat.

Manager mungkin mengatakan timnya sudah overload.

Karyawan mungkin bekerja lembur hampir setiap hari.

HR kemudian menerima hiring request.

Sekilas, kesimpulannya tampak jelas:

workload tinggi → manpower kurang.

Tetapi benarkah demikian?

Belum tentu.

Bisa jadi volume transaksi memang meningkat.

Tetapi bisa juga proses kerja semakin kompleks.

Bisa terjadi pekerjaan yang sama dilakukan oleh beberapa fungsi.

Bisa ada aktivitas manual yang seharusnya sudah dapat diotomatisasi.

Bisa terdapat approval berlapis yang memperpanjang proses.

Bisa juga pekerjaan meningkat bukan karena kekurangan orang, melainkan karena desain prosesnya tidak lagi sesuai dengan operating model bank saat ini.

Inilah alasan Workload Analysis di industri perbankan Indonesia menjadi semakin penting.

Workload Analysis bukan sekadar menghitung FTE.

Ia adalah cara untuk memahami hubungan antara business demand, process, activity, workload, capacity, manpower requirement, dan business performance.

---

Mengapa Workload Analysis Penting bagi Industri Perbankan?

Bank memiliki karakteristik workforce yang sangat kompleks.

Di satu sisi terdapat fungsi yang berhubungan langsung dengan nasabah, seperti:

• teller,
• customer service,
• relationship manager,
• sales,
• collection,
• branch operations.

Di sisi lain terdapat fungsi yang sangat bergantung pada proses, kontrol, risiko, kepatuhan, teknologi, dan administrasi, seperti:

• credit processing,
• risk management,
• compliance,
• internal audit,
• finance,
• treasury,
• operations,
• legal,
• IT,
• data,
• cybersecurity,
• back office.

Karakter pekerjaan masing-masing sangat berbeda.

Karena itu, menggunakan rasio sederhana seperti:

“Satu cabang harus memiliki X orang.”

atau:

“Unit dengan volume sekian membutuhkan sekian karyawan.”

belum tentu menghasilkan manpower requirement yang akurat.

Workload harus dilihat berdasarkan pekerjaan yang benar-benar dilakukan, termasuk process, activity, task, output, frequency, volume, complexity, dan service level.

---

Masalah Klasik: Bank Menghitung Orang Sebelum Menghitung Pekerjaan

Ini salah satu kesalahan paling umum dalam manpower planning.

Organisasi melihat:

Existing Headcount → Projected Headcount

Misalnya:

Tahun ini 100 orang.
Tahun depan bisnis tumbuh 10%.
Maka manpower menjadi 110 orang.

Secara matematis sederhana.

Tetapi secara analitis, belum tentu benar.

Pendekatan yang lebih sehat adalah:

Business Demand → Workload → Capacity → Workforce Requirement → Workforce Gap → Workforce Strategy.

Artinya, pertanyaan pertama bukan:

“Berapa orang yang sekarang ada?”

melainkan:

“Apa yang harus dikerjakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis?”

Barulah kemudian dihitung kapasitas yang dibutuhkan.

---

Workload Tinggi Tidak Otomatis Berarti Kekurangan Karyawan

Ini penting.

Seorang Relationship Manager yang bekerja 10 jam sehari belum tentu kekurangan orang.

Mengapa?

Karena jam kerja panjang dapat disebabkan oleh:

• proses administrasi yang terlalu banyak,
• input data berulang,
• sistem yang tidak terintegrasi,
• reporting berlebihan,
• approval yang panjang,
• pekerjaan administratif yang seharusnya dilakukan fungsi lain,
• atau proses yang sebenarnya dapat diotomatisasi.

Dengan kata lain:

Employee overload tidak selalu merupakan manpower problem.

Bisa jadi itu adalah process problem.

Bisa juga technology problem.

Bisa juga organization design problem.

Atau bahkan work allocation problem.

Karena itu, sebelum merekomendasikan additional headcount, Workload Analysis yang baik harus menguji terlebih dahulu apakah pekerjaan dapat:

maintain → redistribute → redesign → automate → eliminate → outsource → reskill → redeploy → hire → reduce → restructure.

---

Bagaimana Workload Analysis Perbankan Dilakukan?

Pendekatan yang kuat dapat dimulai dari sembilan tahap.

1. Understand the Business

Sebelum menghitung workload, pahami bisnis bank.

Pertanyaan penting antara lain:

• Apa business strategy-nya?
• Apa target pertumbuhannya?
• Produk apa yang dikembangkan?
• Apakah terdapat ekspansi?
• Apakah terdapat perubahan operating model?
• Apakah terdapat digitalisasi?
• Apakah terdapat perubahan service requirement?
• Apakah terdapat perubahan regulatory requirement?

Workforce harus mengikuti kebutuhan bisnis, bukan sekadar mengikuti struktur historis.

---

2. Understand the Organization

Selanjutnya pahami organisasi.

Petakan:

Function → Department → Role → Responsibility → Authority → Accountability.

Pada tahap ini, penting pula melihat span of control dan distribusi pekerjaan antarunit.

Karena kadang masalah manpower bukan jumlah totalnya.

Masalahnya adalah di mana orang tersebut ditempatkan.

Bank bisa memiliki jumlah karyawan yang secara total terlihat cukup, tetapi distribusinya tidak optimal.

---

3. Understand the Work

Inilah jantung Workload Analysis.

Petakan:

Process → Subprocess → Activity → Task → Output.

Kemudian ukur:

• volume,
• frequency,
• complexity,
• service level,
• processing time.

Misalnya pada fungsi credit processing:

Loan Application → Document Checking → Data Verification → Credit Analysis → Approval → Documentation → Disbursement

Masing-masing aktivitas memiliki volume dan waktu penyelesaian yang berbeda.

Tidak tepat jika seluruh rangkaian tersebut diperlakukan sebagai satu pekerjaan yang homogen.

---

4. Measure the Workload

Secara sederhana, workload dapat dibangun dari:

Volume × Frequency × Standard Time

Namun analisis yang lebih matang perlu mempertimbangkan:

• complexity,
• variability,
• seasonality,
• service level,
• productive time,
• allowance,
• working time,
• effective working hours.

Ini sangat relevan bagi industri perbankan.

Mengapa?

Karena workload bank tidak selalu stabil.

Ada pekerjaan yang relatif rutin.

Ada pekerjaan yang seasonal.

Ada pekerjaan yang volume-nya berubah mengikuti campaign.

Ada pekerjaan yang meningkat karena kondisi ekonomi.

Ada pula pekerjaan yang bersifat exceptional tetapi membutuhkan waktu dan kompetensi tinggi.

---

5. Calculate Capacity

Setelah workload diketahui, pertanyaan berikutnya:

Berapa kapasitas efektif tenaga kerja yang tersedia?

Ini berbeda dengan sekadar menghitung jam kerja kontraktual.

Seorang karyawan mungkin secara teoritis bekerja delapan jam sehari.

Tetapi tidak berarti seluruh delapan jam tersebut merupakan kapasitas produktif untuk aktivitas yang dianalisis.

Harus diperhitungkan berbagai aktivitas non-productive atau allowance yang relevan.

Karena itu:

Working Time ≠ Effective Working Time.

---

6. Calculate FTE

Barulah workload dapat diterjemahkan menjadi kebutuhan kapasitas dalam bentuk FTE — Full-Time Equivalent.

Tetapi perlu ditekankan:

FTE adalah output analisis, bukan tujuan akhir.

FTE membantu organisasi memahami kebutuhan kapasitas secara lebih logis dan transparan.

Contoh sederhana:

Sebuah unit memiliki total workload yang setelah dihitung membutuhkan kapasitas sebesar 12,4 FTE.

Angka tersebut tidak otomatis berarti:

“Bank harus merekrut 12,4 orang.”

Interpretasinya harus dilanjutkan.

Apakah kebutuhan tersebut dapat dipenuhi oleh:

• existing workforce?
• redistribution?
• productivity improvement?
• automation?
• redeployment?
• outsourcing?
• atau recruitment?

Inilah mengapa FTE ≠ jumlah orang secara sederhana.

---

7. Validate the Result

Angka workload analysis tidak boleh langsung dipercaya hanya karena muncul dalam spreadsheet.

Ia harus divalidasi.

Beberapa bentuk validasi antara lain:

• operational validation,
• management validation,
• data validation,
• cross-check,
• benchmarking bila relevan,
• reasonableness test.

Pertanyaan pentingnya:

Apakah angka ini masuk akal jika dibandingkan dengan realitas operasional?

Karena sebuah model bisa saja sangat rapi secara matematis tetapi salah secara operasional.

A number without logic is only a number.

---

8. Interpret the Result

Inilah tahap yang sering dilupakan.

Banyak analisis berhenti ketika spreadsheet menghasilkan angka:

Required FTE = 18

Padahal pertanyaan sebenarnya baru dimulai:

What does the number mean?

Apakah existing workforce 15 berarti shortage 3?

Belum tentu.

Mungkin tiga FTE tersebut dapat diperoleh melalui automation.

Atau redistribution.

Atau simplifikasi proses.

Atau penghapusan aktivitas yang tidak memberikan value.

Jadi angka harus diterjemahkan ke dalam business meaning.

---

9. Turn Analysis into Workforce Strategy

Hasil akhirnya bukan sekadar:

“Tambah 3 orang.”

Workload Analysis seharusnya menghasilkan pilihan strategis.

Misalnya:

Finding	Possible Response
Workload meningkat	Capacity adjustment
Duplication of work	Work redesign
Proses terlalu manual	Automation
Distribusi workload tidak merata	Redistribution
Aktivitas tidak memberikan value	Elimination
Skill tidak sesuai kebutuhan	Reskilling
Kapasitas berlebih	Redeployment
Capability tidak tersedia	Recruitment
Model kerja tidak efisien	Organization redesign

Dengan demikian, Workload Analysis menjadi bagian dari Workforce Optimization, bukan sekadar exercise menghitung headcount.

---

Workload Analysis dan Transformasi Digital Perbankan

Ada satu hal yang membuat Workload Analysis semakin penting dalam industri perbankan Indonesia:

digital transformation.

Ketika bank melakukan digitalisasi, pola workload berubah.

Pekerjaan tertentu mungkin berkurang.

Pekerjaan lain justru meningkat.

Sebagian aktivitas manual dapat diotomatisasi.

Tetapi muncul aktivitas baru yang membutuhkan capability berbeda.

Misalnya:

Manual Processing ↓

sementara:

Data Analysis ↑
Digital Operations ↑
Cybersecurity ↑
Technology Management ↑
Customer Analytics ↑

Maka digital transformation tidak selalu berarti:

technology → fewer people

Yang lebih tepat:

technology → different work → different capability → different workforce requirement

Karena itu workforce planning harus mempertimbangkan perubahan teknologi, automation, produk baru, pasar baru, dan perubahan proses.

---

Cabang Bank Tidak Bisa Dinilai Hanya dari Jumlah Transaksi

Salah satu jebakan dalam workload analysis adalah menggunakan volume sebagai satu-satunya driver.

Padahal dua unit dengan volume transaksi sama belum tentu membutuhkan manpower yang sama.

Mengapa?

Karena bisa terdapat perbedaan:

• complexity,
• service level,
• customer profile,
• transaction type,
• process maturity,
• technology adoption,
• product mix,
• operating model.

Jadi:

100 transaksi tidak selalu sama dengan 100 unit workload.

Inilah alasan standard time dan faktor kompleksitas menjadi penting.

---

Jangan Samakan “Sibuk” dengan “Produktif”

Seorang karyawan yang terlihat sangat sibuk belum tentu produktif.

Sebaliknya, seorang karyawan yang terlihat memiliki waktu luang belum tentu underutilized.

Busyness ≠ Productivity.

Produktivitas harus dilihat dalam hubungan antara input, capacity, work output, dan kualitas hasil.

Ini juga menjelaskan mengapa observasi langsung saja tidak cukup untuk menentukan kebutuhan manpower.

Workload Analysis membutuhkan data + methodology + operational reality + business context.

---

Dari Workload Analysis Menuju Strategic Workforce Planning

Workload Analysis seharusnya tidak berdiri sendiri.

Ia merupakan salah satu fondasi penting dalam strategic workforce planning.

Logikanya:

Business Strategy
↓
Business Demand
↓
Business Process
↓
Activities
↓
Workload
↓
Capacity
↓
FTE
↓
Manpower Requirement
↓
Workforce Gap
↓
Workforce Strategy
↓
Business Performance

Dengan pendekatan ini, HR tidak lagi sekadar menjadi fungsi yang menerima permintaan manpower dari business.

HR dapat menjadi partner yang mampu bertanya:

“Apa evidence bahwa additional headcount memang merupakan solusi terbaik?”

Pertanyaan ini mengubah posisi HR.

Dari headcount administrator menjadi workforce strategist.

---

7 Pertanyaan Penting Sebelum Bank Menyetujui Additional Headcount

Sebelum sebuah unit mengajukan tambahan manpower, setidaknya tanyakan:

1. Apa pekerjaan yang meningkat?

2. Berapa volume dan frekuensinya?

3. Berapa standard time yang dibutuhkan?

4. Apakah workload tersebut benar-benar necessary?

5. Apakah terdapat duplication atau unnecessary work?

6. Apakah proses dapat didesain ulang atau diotomatisasi?

7. Setelah seluruh improvement dilakukan, berapa FTE yang benar-benar dibutuhkan?

Pertanyaan-pertanyaan ini membantu organisasi berpindah dari:

“Kami membutuhkan orang.”

menjadi:

“Kami memiliki kebutuhan kapasitas yang dapat dibuktikan.”

---

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Workload Analysis Perbankan

Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain:

1. Memulai dari Headcount

Salah:
“Sekarang ada 20 orang. Apakah perlu menjadi 25?”

Benar:
“Berapa workload yang harus diselesaikan dan berapa kapasitas yang dibutuhkan?”

2. Menggunakan Lembur sebagai Bukti Kekurangan Manpower

Lembur adalah indikator, bukan otomatis bukti shortage.

3. Menggunakan Benchmark sebagai Jawaban Final

Benchmark dapat menjadi referensi, tetapi tidak menggantikan pemahaman terhadap actual work.

4. Menganggap Semua Aktivitas Bernilai

Tidak semua aktivitas harus dipertahankan.

5. Menganggap FTE sebagai Headcount

FTE menunjukkan kebutuhan kapasitas. Keputusan jumlah orang membutuhkan interpretasi lebih lanjut.

6. Mengabaikan Perubahan Teknologi

Workload masa depan tidak selalu sama dengan workload hari ini.

7. Tidak Melakukan Validation

Model yang tidak divalidasi berisiko menghasilkan keputusan workforce yang salah.

Prinsipnya sederhana:

Never start with headcount. Start with work.

---

Penutup: Bank Tidak Membutuhkan “Lebih Banyak Orang”. Bank Membutuhkan Kapasitas yang Tepat.

Pada akhirnya, pertanyaan strategis dalam Workload Analysis bukan:

“Berapa banyak orang yang kita punya?”

Bukan pula:

“Berapa banyak orang yang diminta oleh unit bisnis?”

Pertanyaan yang jauh lebih penting adalah:

“Berapa banyak pekerjaan yang sebenarnya harus dilakukan, bagaimana pekerjaan tersebut seharusnya dilakukan, kapasitas seperti apa yang dibutuhkan, dan workforce seperti apa yang paling tepat untuk menghasilkan business outcome?”

Inilah esensi Workload Analysis di industri perbankan Indonesia.

Karena manpower planning bukan tentang menghitung manusia.

Manpower planning adalah tentang mendesain kapasitas yang diperlukan untuk menghasilkan business outcome.

Dan ketika organisasi mulai melihat workforce dari perspektif tersebut, satu perubahan besar terjadi:

HR tidak lagi bertanya, “Berapa orang yang kita butuhkan?”

HR mulai bertanya:

“Pekerjaan apa yang harus dilakukan, berapa kapasitas yang diperlukan, dan apa desain workforce terbaik untuk menjalankannya?”

Itulah pertanyaan yang membawa Workload Analysis dari sekadar HR calculation menjadi strategic business decision.

Membangun Workforce yang Tepat Dimulai dari Memahami Workload

Workload Analysis bukan sekadar tentang menghitung berapa banyak orang yang dibutuhkan.
Ini tentang memahami pekerjaan, mengukur beban kerja secara objektif, menghitung kapasitas yang dibutuhkan, dan memastikan setiap keputusan workforce benar-benar selaras dengan kebutuhan bisnis.

HRD Forum adalah Strategic HR Consulting & Organization Development yang berdiri sejak 2004 di Jakarta, dengan pengalaman dalam memberikan solusi pengembangan kapabilitas dan transformasi HR melalui:

Public Training • In-House Training • HR Consulting • HR Advisory & Assistance • HR Project

Bagi bank dan institusi perbankan di Indonesia yang ingin meningkatkan kapabilitas dalam Workload Analysis (Analisis Beban Kerja), membangun workload-based manpower planning, melakukan FTE analysis, maupun mengoptimalkan workforce secara lebih objektif dan terukur, HRD Forum siap menjadi strategic partner Anda.

Mari mulai dari pertanyaan yang tepat:

Bukan “berapa orang yang kita butuhkan?”
tetapi “berapa kapasitas yang sebenarnya dibutuhkan bisnis?”

Discuss Your Workforce Challenge

Hubungi Admin HRD Forum untuk mendiskusikan kebutuhan training, consulting, pendampingan, maupun project Workload Analysis & Manpower Planning organisasi Anda.

WhatsApp: 0818715595
Email: Event@HRD-Forum.com
Request & Consultation: hrd-forum.com/form

HRD Forum
Strategic HR Consulting & Organization Development
Since 2004 • Jakarta, Indonesia

Designing the workforce capacity required to deliver business performance.