Ada satu kalimat yang cukup sering muncul dalam diskusi manpower di perbankan:

“Tim kami sudah terlalu sibuk. Kita perlu tambah orang.”

Sekilas, logikanya masuk akal.

Transaksi meningkat. Nasabah bertambah. Regulasi semakin kompleks. Reporting semakin banyak. Digitalisasi justru menciptakan jenis pekerjaan baru. Karyawan lembur. Antrean pekerjaan semakin panjang.

Maka kesimpulannya:

Manpower kurang.

Tetapi dalam Workload Analysis, kesimpulan seperti ini justru seharusnya menjadi awal pertanyaan, bukan akhir analisis.

Karena karyawan yang sibuk belum tentu menunjukkan kekurangan manpower.

Dan workload yang tinggi belum tentu disebabkan oleh jumlah orang yang terlalu sedikit.

---

Bank Bukan Hanya Memiliki Banyak Pekerjaan. Bank Memiliki Banyak Jenis Pekerjaan.

Industri perbankan memiliki karakteristik workload yang sangat kompleks.

Di satu sisi terdapat aktivitas yang relatif rutin dan berulang:

• processing transaksi
• administrasi
• rekonsiliasi
• verifikasi
• reporting
• customer service
• dokumentasi

Di sisi lain terdapat pekerjaan dengan tingkat kompleksitas tinggi:

• credit analysis
• risk assessment
• compliance review
• fraud investigation
• regulatory reporting
• relationship management
• problem solving
• exception handling

Belum lagi pekerjaan yang bersifat seasonal atau fluctuating.

Volume transaksi dapat berubah.

Permintaan nasabah dapat berubah.

Campaign dapat meningkatkan volume pekerjaan.

Perubahan regulasi dapat menciptakan aktivitas tambahan.

Implementasi sistem baru dapat mengubah proses kerja.

Karena itu, mengatakan:

“Satu unit membutuhkan 20 orang karena tahun lalu memiliki 20 orang”

bukanlah Workload Analysis.

Itu hanya headcount projection.

---

Pertanyaan Pertama Bukan “Berapa Orang?”

Ini adalah kesalahan yang sering terjadi dalam analisis manpower.

Organisasi langsung bertanya:

“Berapa orang yang kita butuhkan?”

Padahal pertanyaan yang lebih fundamental adalah:

“Pekerjaan apa saja yang sebenarnya harus dilakukan?”

Kemudian:

• Berapa volume pekerjaan tersebut?
• Seberapa sering dilakukan?
• Berapa waktu standar yang dibutuhkan?
• Seberapa kompleks pekerjaannya?
• Apakah aktivitas tersebut benar-benar diperlukan?
• Apakah ada pekerjaan yang tumpang tindih?
• Apakah ada pekerjaan yang sebenarnya dapat dihilangkan?
• Apakah prosesnya sudah efisien?
• Apakah pekerjaan dapat diotomatisasi?
• Siapa yang seharusnya mengerjakannya?

Barulah setelah itu kita bertanya:

“Berapa kapasitas tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan?”

Inilah perbedaan antara Workload Analysis dan sekadar menghitung jumlah karyawan.

---

Contoh Sederhana di Unit Operasional Bank

Bayangkan sebuah unit memiliki 10 orang.

Manager mengatakan:

“Kami membutuhkan 12 orang karena workload meningkat.”

Tetapi setelah aktivitas dipetakan, ditemukan:

Aktivitas A
10.000 transaksi × frekuensi × standard time

Aktivitas B
5.000 verifikasi × frekuensi × standard time

Aktivitas C
Reporting manual

Aktivitas D
Re-entry data ke sistem lain

Aktivitas E
Rekonsiliasi

Setelah dianalisis, ternyata sebagian workload berasal dari:

• proses manual,
• duplicate entry,
• reporting yang belum terotomatisasi,
• approval berlapis,
• aktivitas yang sebenarnya dapat di-redistribute,
• dan pekerjaan yang muncul karena proses sebelumnya tidak efektif.

Artinya, masalahnya mungkin bukan:

“Kita kekurangan 2 orang.”

Melainkan:

“Desain proses kita menghasilkan workload yang tidak perlu.”

Ini adalah perbedaan yang sangat penting.

Karena jika organisasi langsung merekrut dua orang, maka organisasi mungkin hanya menambah biaya untuk mempertahankan proses yang tidak efisien.

---

Workload Tinggi ≠ Kekurangan Orang

Dalam praktik Workload Analysis, kita perlu memisahkan beberapa konsep yang sering dicampuradukkan:

Workload ≠ Headcount

Headcount ≠ Capacity

Capacity ≠ Productivity

Productivity ≠ Performance

Dan:

FTE ≠ Jumlah Orang Secara Sederhana.

FTE digunakan untuk menerjemahkan workload menjadi kebutuhan kapasitas tenaga kerja secara logis.

Secara sederhana, workload dapat dianalisis melalui:

Volume × Frequency × Standard Time

Kemudian hasilnya dibandingkan dengan effective working capacity.

Namun angka FTE bukanlah tujuan akhir.

FTE adalah output analisis yang harus diinterpretasikan.

Pertanyaan yang lebih penting adalah:

“What does the number mean?”

---

Bagaimana Jika FTE Menunjukkan Kekurangan?

Misalnya hasil analisis menunjukkan kebutuhan sebesar 12 FTE, sementara kapasitas existing hanya setara 10 FTE.

Apakah jawabannya otomatis:

Hire 2 people?

Belum tentu.

Kita masih harus mencari akar masalahnya.

Apakah:

1. Demand meningkat?

Atau:

2. Standard time terlalu tinggi?

Atau:

3. Process terlalu panjang?

Atau:

4. Banyak aktivitas manual?

Atau:

5. Terjadi duplication of work?

Atau:

6. Kompetensi karyawan belum sesuai?

Atau:

7. Distribusi workload antarpegawai tidak seimbang?

Atau:

8. Ada pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh fungsi lain?

Atau memang:

9. Business demand membutuhkan additional capacity?

Barulah keputusan manpower dapat dibuat secara lebih rasional.

---

Untuk Bank, Ini Menjadi Semakin Penting

Keputusan workforce di bank tidak hanya berdampak pada biaya.

Ia juga dapat berdampak pada:

Service Quality

Operational Risk

Compliance

Customer Experience

Productivity

Employee Capacity

dan pada akhirnya:

Business Performance.

Karena itu, rightsizing bukan berarti sekadar mengurangi jumlah orang.

Sebaliknya, right staffing berarti memastikan:

orang yang tepat, dengan kapasitas yang tepat, berada pada pekerjaan yang tepat, dengan struktur yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

---

Jangan Sampai Automation Mengurangi Headcount, Tetapi Menambah Workload

Ini juga menjadi paradoks menarik dalam transformasi perbankan.

Digitalisasi seharusnya membuat proses lebih sederhana.

Tetapi pada beberapa kondisi, sistem baru justru menciptakan pekerjaan tambahan:

Sistem A → input data
Sistem B → validasi
Sistem C → reporting
Sistem D → reconciliation

Karyawan akhirnya menjadi “human middleware” yang menghubungkan berbagai sistem.

Jika hal ini terjadi, peningkatan workload tidak selalu berarti peningkatan business demand.

Bisa jadi organisasi sedang membayar manusia untuk mengatasi inefisiensi desain proses dan sistem.

Karena itu, Workload Analysis harus terhubung dengan:

Process Analysis

Activity Analysis

Technology

Automation

dan Organization Design.

---

Dari Workload Analysis Menuju Workforce Strategy

Analisis yang baik tidak berhenti pada:

“Unit A membutuhkan 15 FTE.”

Analisis harus mampu menjawab:

Mengapa 15?

Dari pekerjaan apa?

Dengan volume berapa?

Menggunakan standard time berapa?

Dengan kapasitas efektif berapa?

Apa penyebab gap?

Dan yang paling penting:

Apa tindakan yang paling tepat?

Pilihan strateginya tidak hanya:

Hire.

Bisa juga:

• Maintain
• Redistribute
• Redesign
• Automate
• Eliminate
• Outsource
• Reskill
• Redeploy
• Restructure

Dengan demikian, manpower planning berubah dari aktivitas administratif menjadi strategic workforce decision-making.

---

Prinsip yang Perlu Diingat oleh HR dan Business Leader

Ketika ada unit yang mengatakan:

“Kami kekurangan orang.”

Jangan langsung bertanya:

“Berapa orang yang Anda butuhkan?”

Tanyakan:

“Apa evidence bahwa masalahnya memang kekurangan orang?”

Kemudian telusuri:

Business Demand
↓
Work
↓
Activities
↓
Workload
↓
Capacity
↓
FTE
↓
Workforce Requirement
↓
Workforce Strategy

Inilah cara berpikir yang membuat manpower decision lebih logical, traceable, valid, operationally relevant, business aligned, dan actionable.

---

The Real Question

Pada akhirnya, Workload Analysis di bank bukan sekadar pertanyaan:

“Berapa banyak orang yang kita perlukan?”

Pertanyaan yang jauh lebih strategis adalah:

“Berapa banyak pekerjaan yang sebenarnya harus dilakukan, bagaimana pekerjaan tersebut seharusnya dilakukan, kapasitas seperti apa yang dibutuhkan, dan workforce seperti apa yang paling tepat untuk menghasilkan business outcome?”

Karena:

Manpower Planning is not about counting people.

It is about designing the capacity required to deliver the business.

Dan mungkin, ketika sebuah unit mengatakan:

“Kami kekurangan orang.”

Pertanyaan terbaik bukanlah:

“Berapa orang yang harus kita tambah?”

Tetapi:

“Mari kita lihat dulu datanya. Apa sebenarnya yang sedang terjadi pada workload, capacity, dan process?”

Membangun Workforce yang Tepat Dimulai dari Memahami Workload

Workload Analysis bukan sekadar tentang menghitung berapa banyak orang yang dibutuhkan.
Ini tentang memahami pekerjaan, mengukur beban kerja secara objektif, menghitung kapasitas yang dibutuhkan, dan memastikan setiap keputusan workforce benar-benar selaras dengan kebutuhan bisnis.

HRD Forum adalah Strategic HR Consulting & Organization Development yang berdiri sejak 2004 di Jakarta, dengan pengalaman dalam memberikan solusi pengembangan kapabilitas dan transformasi HR melalui:

Public Training • In-House Training • HR Consulting • HR Advisory & Assistance • HR Project

Bagi bank dan institusi perbankan di Indonesia yang ingin meningkatkan kapabilitas dalam Workload Analysis (Analisis Beban Kerja), membangun workload-based manpower planning, melakukan FTE analysis, maupun mengoptimalkan workforce secara lebih objektif dan terukur, HRD Forum siap menjadi strategic partner Anda.

Mari mulai dari pertanyaan yang tepat:

Bukan “berapa orang yang kita butuhkan?”
tetapi “berapa kapasitas yang sebenarnya dibutuhkan bisnis?”

Discuss Your Workforce Challenge

Hubungi Admin HRD Forum untuk mendiskusikan kebutuhan training, consulting, pendampingan, maupun project Workload Analysis & Manpower Planning organisasi Anda.

WhatsApp: 0818715595
Email: Event@HRD-Forum.com
Request & Consultation: hrd-forum.com/form

HRD Forum
Strategic HR Consulting & Organization Development
Since 2004 • Jakarta, Indonesia

Designing the workforce capacity required to deliver business performance.