Surat Lamaran Kerja Menumpuk, Apa yang harus dilakukan Staff HRD?

Hampir setiap hari rekan-rekan HRD menerima surat lamaran beserta CV-nya. Bagi rekan-rekan HRD yang sudah mempunyai sistem database yang baik, maka surat lamaran dan CV yang diterima langsung diinput ke dalam system database pelamar, tetapi bagi sebagian perusahaan khususnya yang belum mempunyai sistem database, SOP penerimaan surat lamaran dan CV, maka lebih banyak menumpuk surat lamaran beserta CV nya, baik ditumpuk di atas meja, ditumpuk di sudut ruangan atau bahkan mungkin ditumpuk di tong sampah.

Sebagian besar HRD, setelah mempelajari surat lamaran dan CV yang masuk, kemudian sudah menemukan kandidat yang tepat, maka sisa surat lamaran kerja dan CV yang tidak terpilih atau tidak masuk dalam kualifikasi biasanya disingkirkan, bisa disingkirkan untuk ditumpuk disudut ruangan, kadang dibuang entah dengan langsung melempar ke tong sampah, dicacah, dibakar dan dimusnahkan dengan berbagai cara.

Berikut ada beberapa Tips sederhana untuk rekan-rekan HRD, bagaimana mengelola surat lamaran kerja dan CV yang masuk, baik surat lamaran dan CV hasil dari iklan lowongan kerja yang kita iklankan maupun surat lamaran dan CV yang datang dengan sendirinya.

Adapun tips mengelola surat lamaran dan CV adalah sebagai berikut :

1. Sortir surat lamaran dan CV sesuai dengan Job Position-nya. Surat lamaran dan CV yang masuk harus segera disortir berdasarkan job positionnya masing-masing, hal ini akan memudahkan kita dalam menilai, mengevaluasi, bahkan mungkin mencari data pelamar jika suatu saat user meminta dicarikan kandidat karyawan untuk job position tertentu. Untuk point satu ini, surat lamaran dan CV dikelompokkan dalam job positionnya masing-masing. Jika berbentuk hard copy, maka kelompokkan dalam filling cabinet, lemari atau box khusus. Jika surat lamaran dan CV berupa soft copy yang dikirimkan via email, maka harus dikelompokkan dalam folder-folder khusus sehingga jika suatu saat membutuhkan, rekan HRD bisa dengan mudah mencarinya.
2. Sortir surat lamaran dan CV sesuai dengan tanggal, bulan, tahun atau periodenya. Surat dan CV yang masuk harus disortir juga berdasarkan tanggal, bulan, tahun atau periode tertentu, sehingga anda akan tahu mana surat lamaran dan CV yang sudah lama, out off date, kadaluarsa, tidak valid lagi, dsb. Surat lamaran dan CV yang sudah lama dikirimkan oleh pengirimnya kemungkinan sudah berubah data-data di dalamnya. Surat lamaran sebaiknya dikelompokkan dalam periode tertentu, misalnya periode per enam bulan, misal : Surat lamaran 2013 periode Januari – Juni 2013, Surat lamaran 2013 periode July – Desember 2013. dsb.
3. Masukkan dalam system database. Jika perusahaan anda sudah memiliki database system yang baik, sebaiknya semua surat lamaran dan CV yang anda terima dimasukkan ke dalam database system. Diinput satu persatu sesuai dengan job position, tanggal diterima dan sebagainya.
4. Secara teratur melakukan penyusutan dokumen surat lamaran dan CV. Bagaimanapun, semakin banyak surat lamaran yang diterima, maka semakin banyak ruangan yang dibutuhkan untuk penyimpanan, oleh karena itu secara teratur HRD dapat memusnahkan surat lamaran yang sudah kadaluarsa dengan cara pencacahan atau pembakaran. Membuang surat lamaran dan CV secara utuh sebaiknya dihindari.
5. Membangun database pelamar bukan pekerjaan sehari dua hari, membangun database pelamar harus dilakukan secara terus menerus dan penuh disiplin. Dengan memiliki database pelamar, maka tugas HRD dalam menyiapkan tenaga kerja menjadi lebih ringan.
6. Sudah memiliki software system database pelamar yang simpel sederhana dan berbiaya murah? dengan basis Excel dan VBA? tidak ada salahnya jika anda menghubungi HRD Forum untuk ikut dalam pelatihan bagaimana membuat, mengelola dan memberdayakan system database pelamar.

Terima Kasih sudah memilih HRD Forum.

Rgds / Bahari Antono