Bagaimana Membuat atau Menyusun KPI?

Rekan dan sahabat HR seluruh Indonesia,

Bulan-bulan ini dan tiga bulan ke belakang, banyak perusahaan yang menghubungi HRD Forum terkait dengan pertanyaan bagaimana jika mereka ingin membuat atau menyusun KPI di perusahaan. Maksudnya meminta pihak HRD Forum membuatkan atau menyusunkan KPI di perusahaan-perusahaan tersebut. Banyak pertanyaan yang kami terima dengan kondisi internal perusahaan yang berbeda-beda. Ada perusahaan yang secara sistem operasional HR nya sudah baik, setidaknya sudah memiliki job description untuk setiap job position, sudah memiliki SOP Standard Operating Procedures, ada yang sudah memiliki Working Instruction, bahkan sudah memiliki desain kompetensi dan sebagainya. Tetapi ada juga perusahaan yang belum memiliki apa-apa. Job description pun belum ada. Nah untuk perusahaan-perusahaan yang belum memiliki job description, kami sarankan untuk membuat job description terlebih dahulu sebelum melangkah pada pembuatan KPI Key Performance Indicators.

Apa Syarat minimal dalam pembuatan KPI

Rekan HR di seluruh Indonesia yang kami sayangi, agar dapat membuat KPI dengan baik dan lancar serta tepat sasaran, maka syarat minimal yang harus dimiliki yaitu adanya job description untuk semua job position. Dengan memiliki job description maka itu merupakan satu langkah yang baik yang akan mempermudah dan memperlancar pembuatan KPI. Kita belum bicara apakah job descriptionnya valid, update dan sesuai dengan kenyataan di lapangan. Rekan-rekan semua pasti tahu, problem dari job description biasanya isi job description (sudah) tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan.

Review Job Description

Mempunyai job description saja sebetulnya belum cukup, yang tepat adalah memiliki job description yang valid, yang update, yang sesuai “isi” job description dengan kenyataan di lapangan, dalam arti apa yang tertulis memang itulah pekerjaannya. Karena itu tahapan pertama dalam pembuatan KPI adalah review job description. Dalam proses review job description ini goalnya adalah memastikan kesesuaian antara “isi” dengan kenyataan.

Memahami arti KPI – Key Performance Indicators

Dalam tahap berikutny, proses pembuatan atau penyusunan KPI di mulai. Dalam tahap ini sang HR, atau sang konsultan, atau sang pembuat KPI harus benar-benar memahami arti KPI. Apa fungsi KPI, Apa manfaat KPI, Apa tujuan KPI. Jadi harus benar-benar memahami dengan baik. Mengapa? Karena pemahaman yang benar akan membuat proses pembuatan dan penyusunan KPI menghasilkan KPI yang tepat. Tepat? ya Tepat, KPI yang sesuai dengan fungsi dan tujuan job position tersebut.

Memahami bisnis proses

Dalam proses pembuatan atau penyusunan KPI, kita juga setidaknya haus memahami bagaimana bisnis proses di bagian job position tersebut berada. Kemampuan helicopter view dibutuhkan agar kita bisa melihat secara clear apa fungsi dan tujuan job position tersebut ada di dalam perusahaan, apa outcome yang diharapkan dari job position tersebut.

Teknis Pembuatan atau Penyusunan KPI

Selanjutnya, dalam proses pembuatan atau penyusunan KPI, kita masuk dalam kegiatan atau aktifitas teknis, bagaimana langkah-langkah detil melakukan proses pembuatan KPI seperti menentukan goal atau objective dari setiap tugas dan tanggung jawab, selanjutnya ditetapkan indikator tertentu yang dapat mengambarkan apakah goal atau objective tersebut sudah dapat dikatakan sukses atau belum. sampai proses ini seharusnya KPI sudah dapat dibuat atau disusun.

Problem dalam pembuatan atau penyusunan KPI

Banyak perusahaan yang telah memiliki KPI agak terlewat diproses teknis di atas, yaitu bagaimana menentukan goal atau objective. Apa sesungguhnya goal dari semua tugas dan tanggung jawab tersebut? kurang tepatnya penetapan ini akan berakibat pada penetapan KPI yang kurang tepat.

KPI yang kurang berbobot, KPI yang tidak nyambung, KPI yang tidak penting, itu menjadi temuan di banyak kesempatan saat HRD Forum diminta membuatkan KPI di banyak perusahaan.

Bagaimana dengan KPI di perusahaan Anda? Apakah KPI di perusahaan Anda menggerakkan semua karyawan? Apakah perusahaan Anda seperti pesawat yang bergerak dengan sistem autopilot? atau bagaimana?

Sampai jumpa di dalam pertemuan-pertemuan berikutnya.

salam,

Bahari Antono, ST, MBA
Founder HRD Forum

—

**Ditulis dalam waktu 15 menit, saat menunggu peserta pelatihan datang #efekdatangkepagian

redaksi

See author's posts