Apa Saja Form HR yang Dibutuhkan Praktisi HR?

Form HR | Sebagai praktisi HR (Human Resources), HC (Human Capital), atau HRBP (HR Business Partner), penggunaan formulir atau form HR merupakan bagian penting dalam mengelola administrasi ketenagakerjaan dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi. Tanpa form HR yang tepat, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam mendokumentasikan kebijakan, memastikan akurasi data karyawan, dan menjaga kelancaran proses bisnis.

Dalam tulisan ini, kita akan membahas secara mendalam berbagai jenis form HR yang wajib dimiliki oleh setiap praktisi HR di Indonesia, serta fungsinya dalam menunjang operasional HR yang efektif.

1. Form Rekrutmen dan Seleksi

Formulir ini digunakan untuk memastikan proses rekrutmen dan seleksi berjalan dengan terstruktur, terdokumentasi, dan terstandarisasi.

• Form Permintaan Tenaga Kerja (Manpower Request Form): Digunakan oleh user atau hiring manager untuk mengajukan permintaan tenaga kerja baru.
• Form Aplikasi Lamaran Kerja (Job Application Form): Berisi informasi dasar kandidat seperti identitas, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, dan referensi.
• Form Interview dan Penilaian Kandidat (Interview Evaluation Form): Memudahkan interviewer dalam memberikan penilaian yang objektif terhadap kandidat.
• Form Persetujuan Penawaran Kerja (Job Offer Approval Form): Dokumen yang menegaskan kesepakatan antara perusahaan dan kandidat sebelum penerbitan surat penawaran kerja.

2. Form Administrasi Karyawan

Formulir administrasi karyawan bertujuan untuk mencatat dan mengelola data karyawan secara akurat.

• Form Data Pribadi Karyawan (Employee Personal Data Form): Berisi informasi pribadi, kontak darurat, dan data keluarga.
• Form Perubahan Data Karyawan (Employee Data Change Form): Digunakan untuk memperbarui informasi karyawan seperti alamat, nomor rekening, atau status pernikahan.
• Form Absensi dan Cuti (Attendance and Leave Form): Digunakan karyawan untuk mengajukan izin, cuti, atau absen.
• Form Perjalanan Dinas (Business Travel Request Form): Dokumen yang harus diisi untuk mengajukan perjalanan dinas serta kebutuhan anggaran terkait.

3. Form HR: Form Penggajian dan Tunjangan

Aspek penggajian harus didukung dengan dokumentasi yang akurat agar sesuai dengan ketentuan perusahaan dan hukum ketenagakerjaan.

• Form Perubahan Gaji (Salary Change Form): Digunakan untuk menyesuaikan gaji berdasarkan promosi, kenaikan tahunan, atau perubahan lainnya.
• Form Lembur (Overtime Request Form): Untuk mencatat jam kerja lembur karyawan sesuai kebijakan perusahaan.
• Form Pengajuan Pinjaman Karyawan (Employee Loan Request Form): Jika perusahaan memiliki fasilitas pinjaman bagi karyawan.
• Form Klaim Reimburse (Reimbursement Claim Form): Untuk mengajukan penggantian biaya seperti kesehatan, transportasi, atau tunjangan lainnya.

4. Form HR: Form Kinerja dan Pengembangan Karyawan

HR harus memastikan kinerja karyawan terpantau dan proses pengembangan berjalan dengan baik.

• Form Penilaian Kinerja (Performance Appraisal Form): Berisi parameter penilaian untuk mengukur kinerja karyawan dalam periode tertentu.
• Form Rencana Pengembangan Individu (Individual Development Plan Form): Untuk merencanakan pengembangan keterampilan karyawan.
• Form Pelatihan dan Evaluasi (Training Request & Evaluation Form): Memastikan efektivitas pelatihan dan pengembangan karyawan.
• Form Promosi dan Mutasi (Promotion & Transfer Form): Digunakan untuk mendokumentasikan keputusan terkait perpindahan posisi atau mutasi karyawan.

5. Form HR: Form Kepatuhan dan Kedisiplinan

Untuk memastikan ketertiban dan kepatuhan karyawan terhadap peraturan perusahaan, HR perlu menyediakan form terkait kedisiplinan.

• Form Surat Peringatan (Warning Letter Form): Untuk mencatat pelanggaran dan memberikan peringatan resmi kepada karyawan.
• Form Pernyataan Karyawan (Employee Statement Form): Digunakan untuk dokumentasi pernyataan resmi dari karyawan terkait insiden tertentu.
• Form Laporan Kecelakaan Kerja (Work Accident Report Form): Untuk mencatat kejadian kecelakaan kerja dan langkah tindak lanjut.
• Form Pengaduan Karyawan (Employee Grievance Form): Untuk memfasilitasi karyawan dalam menyampaikan keluhan terkait lingkungan kerja atau kebijakan perusahaan.

6. Form HR: Form Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan Resignasi

Proses offboarding harus terdokumentasi dengan baik agar tidak ada kendala hukum atau administratif di kemudian hari.

• Form Pengunduran Diri (Resignation Letter Form): Form resmi untuk karyawan yang mengajukan pengunduran diri.
• Form Exit Interview (Exit Interview Form): Untuk memahami alasan karyawan keluar dan mendapatkan masukan untuk perbaikan organisasi.
• Form Serah Terima Aset Perusahaan (Company Asset Handover Form): Digunakan untuk memastikan pengembalian semua aset perusahaan sebelum karyawan keluar.
• Form Surat Keterangan Kerja (Employment Certificate Request Form): Untuk memberikan dokumen resmi terkait riwayat pekerjaan karyawan di perusahaan.

Catatan

Setiap praktisi HR harus memahami dan memiliki berbagai form HR untuk memastikan kelancaran administrasi karyawan, kepatuhan terhadap regulasi, serta meningkatkan efisiensi kerja. Dengan menggunakan form yang tepat, HR dapat meminimalisir risiko administratif, meningkatkan transparansi, serta membangun lingkungan kerja yang lebih profesional dan tertata.

Apakah perusahaan Anda sudah memiliki semua form HR yang dibutuhkan? Jika belum, pastikan untuk segera melengkapinya agar operasional HR berjalan optimal!

Artikel ini dipersembahkan oleh HRD-Forum.com sebagai sumber edukasi terpercaya bagi praktisi HR di Indonesia.