RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing) adalah dasar legal utama bagi perusahaan yang ingin mempekerjakan tenaga kerja asing di Indonesia. Namun dalam praktiknya, masih banyak perusahaan yang salah memahami proses pengajuan, kewajiban DKPTKA, pendamping TKI, perubahan jabatan, lokasi kerja, hingga kewajiban pelaporan penggunaan TKA. Artikel ini membahas RPTKA secara lengkap dari awal sampai akhir, mulai dari dasar hukum, jenis RPTKA, alur pengajuan, dokumen yang diperlukan, masa berlaku, kewajiban perusahaan, sanksi, kesalahan yang paling sering terjadi, hingga checklist compliance yang wajib dipahami oleh HR, legal, dan manajemen perusahaan.

Berikut penjelasan RPTKA dari awal sampai akhir berdasarkan aturan yang berlaku saat ini.

1. Apa Itu RPTKA?

RPTKA adalah Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing, yaitu rencana penggunaan TKA pada jabatan tertentu dan jangka waktu tertentu. Setelah disetujui, dokumen resminya disebut Pengesahan RPTKA, yaitu persetujuan penggunaan TKA oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk.

Sederhananya:

RPTKA = dasar hukum perusahaan untuk mempekerjakan TKA di Indonesia.

Tanpa Pengesahan RPTKA, perusahaan pada prinsipnya tidak boleh mempekerjakan TKA, kecuali untuk kategori yang memang dikecualikan oleh peraturan.

2. Dasar Hukum RPTKA

Dasar hukum utama RPTKA adalah:

1. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana telah diubah melalui UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja. Dalam putusan uji materi yang tercatat pada JDIH BPK, ketentuan TKA ditegaskan harus memperhatikan pengutamaan penggunaan tenaga kerja Indonesia.
2. PP No. 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing, berlaku sejak 1 April 2021 dan mengatur kewajiban, larangan, permohonan, perpanjangan, perubahan RPTKA, DKPTKA, izin tinggal, pelaporan, pengawasan, dan sanksi.
3. Permenaker No. 8 Tahun 2021, sebagai aturan pelaksana PP No. 34 Tahun 2021.

3. Fungsi RPTKA

RPTKA berfungsi sebagai:

1. Dasar legal penggunaan TKA.
2. Dasar pengajuan visa dan izin tinggal kerja.
3. Dasar pembayaran DKPTKA.
4. Alat kontrol pemerintah terhadap jabatan, lokasi kerja, masa kerja, dan jumlah TKA.
5. Bukti kepatuhan perusahaan saat audit ketenagakerjaan.

Permenaker No. 8 Tahun 2021 juga mengatur bahwa data Pengesahan RPTKA terintegrasi secara daring dengan instansi lain, termasuk imigrasi, keuangan, pemerintah daerah, dan OSS.

4. Prinsip Dasar RPTKA

Prinsipnya bukan “orang asing bebas bekerja di Indonesia”, tetapi:

TKA boleh bekerja hanya untuk jabatan tertentu, waktu tertentu, kompetensi tertentu, dan dengan kewajiban transfer keahlian kepada tenaga kerja Indonesia.

Dalam Permenaker No. 8 Tahun 2021, TKA harus memiliki pendidikan sesuai kualifikasi jabatan, kompetensi atau pengalaman kerja paling sedikit 5 tahun sesuai jabatan, serta mengalihkan keahliannya kepada Tenaga Kerja Pendamping TKA.

5. Siapa yang Wajib Memiliki RPTKA?

Yang wajib memiliki RPTKA adalah Pemberi Kerja TKA yang akan mempekerjakan orang asing untuk bekerja di Indonesia.

Pemberi Kerja TKA pada umumnya dapat berupa:

1. PT atau badan hukum Indonesia.
2. Perusahaan swasta asing yang berusaha di Indonesia.
3. Kantor perwakilan asing.
4. Lembaga sosial, keagamaan, pendidikan, dan kebudayaan.
5. Badan internasional.
6. Instansi pemerintah.
7. Yayasan atau badan lain sesuai ketentuan.

Catatan penting: orang pribadi tidak boleh menjadi pemberi kerja TKA untuk hubungan kerja biasa.

6. Apa Saja Isi RPTKA?

Dalam pengajuan RPTKA, perusahaan mengisi data antara lain:

1. Identitas pemberi kerja TKA.
2. Alasan penggunaan TKA.
3. Jabatan atau kedudukan TKA dalam struktur organisasi.
4. Jumlah TKA.
5. Jangka waktu penggunaan TKA.
6. Lokasi kerja TKA.
7. Identitas Tenaga Kerja Pendamping TKA.
8. Rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia.
9. Komitmen menunjuk pendamping, melaksanakan pelatihan pendamping, dan memfasilitasi pelatihan bahasa Indonesia bagi TKA.

7. Jenis-Jenis RPTKA

Secara praktik, RPTKA dapat dibedakan menjadi beberapa jenis:

A. RPTKA Baru

Digunakan saat perusahaan pertama kali mengajukan penggunaan TKA.

Contoh: perusahaan manufaktur ingin mempekerjakan Production Technical Advisor dari Jepang selama 12 bulan.

B. RPTKA Perpanjangan

Digunakan jika masa RPTKA akan habis dan TKA masih akan dipekerjakan.

Permohonan perpanjangan diajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum Pengesahan RPTKA berakhir.

C. RPTKA Perubahan

Digunakan jika ada perubahan pada data yang sudah disahkan, misalnya:

1. Alamat pemberi kerja.
2. Identitas TKA.
3. Lokasi kerja TKA.
4. Nama Tenaga Kerja Pendamping TKA.

Permohonan perubahan dilakukan melalui TKA Online. Jika dokumen belum lengkap, pemberi kerja diberi waktu 5 hari kerja untuk melengkapi.

D. RPTKA Non-DKPTKA

Ini untuk pihak tertentu yang dibebaskan dari kewajiban membayar DKPTKA, misalnya lembaga sosial, lembaga keagamaan, lembaga pendidikan untuk jabatan tertentu, instansi pemerintah, perwakilan negara asing, dan badan internasional.

E. RPTKA untuk KEK

Digunakan untuk penggunaan TKA di Kawasan Ekonomi Khusus, dengan mekanisme sesuai ketentuan TKA Online dan aturan KEK.

8. Siapa yang Tidak Wajib RPTKA?

Pengesahan RPTKA tidak berlaku bagi:

1. Direksi atau komisaris dengan kepemilikan saham tertentu, atau pemegang saham sesuai ketentuan.
2. Pegawai diplomatik dan konsuler pada kantor perwakilan negara asing.
3. TKA untuk kegiatan tertentu seperti produksi terhenti karena keadaan darurat, vokasi, startup berbasis teknologi, kunjungan bisnis, dan penelitian untuk jangka waktu tertentu.

Namun, ini harus hati-hati. Dikecualikan dari RPTKA bukan berarti bebas dari seluruh kewajiban imigrasi atau administrasi lain.

9. Alur Pengurusan RPTKA dari Awal Sampai Akhir

Tahap 1 — Analisis Kebutuhan TKA

Sebelum mengajukan RPTKA, HR dan manajemen harus menjawab:

1. Mengapa jabatan ini harus diisi TKA?
2. Apakah jabatan tersebut boleh diduduki TKA?
3. Apakah ada tenaga kerja Indonesia yang disiapkan sebagai pendamping?
4. Berapa lama TKA dibutuhkan?
5. Di lokasi mana TKA akan bekerja?
6. Apa output transfer knowledge?

Praktik HR terbaik: buat memo internal justifikasi penggunaan TKA.

Tahap 2 — Cek Jabatan TKA

TKA hanya boleh menduduki jabatan tertentu. Jabatan personalia/HR pada prinsipnya dilarang untuk TKA.

Contoh jabatan yang umumnya dapat diajukan:

1. Technical Advisor.
2. Engineering Manager.
3. Production Specialist.
4. Quality Control Specialist.
5. Project Manager.
6. Director.
7. Commissioner.
8. IT Specialist.

Contoh jabatan yang berisiko:

1. HR Manager.
2. Personnel Manager.
3. Industrial Relations Manager.
4. Jabatan administrasi umum yang tidak membutuhkan keahlian khusus.

Tahap 3 — Siapkan Dokumen Perusahaan

Dokumen yang umumnya dibutuhkan:

1. Surat permohonan Pengesahan RPTKA.
2. Surat tugas atau surat kuasa dari pimpinan.
3. NIB dan/atau izin usaha.
4. Akta pendirian dan perubahan beserta pengesahan.
5. Bukti Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan.
6. Domisili pemberi kerja.
7. Rancangan perjanjian kerja atau perjanjian lain.
8. Bagan struktur organisasi perusahaan.

Tahap 4 — Siapkan Data TKA

Data calon TKA biasanya meliputi:

1. Nama lengkap.
2. Tempat dan tanggal lahir.
3. Jenis kelamin.
4. Pendidikan.
5. Status perkawinan.
6. Kewarganegaraan.
7. Nomor paspor.
8. Masa berlaku paspor.
9. Alamat tinggal.
10. Email dan nomor telepon.
11. Jabatan.
12. Lokasi kerja.
13. Jangka waktu kerja.

Tahap 5 — Tunjuk Tenaga Kerja Pendamping TKA

Perusahaan wajib menunjuk Tenaga Kerja Pendamping TKA, kecuali untuk jabatan tertentu seperti direksi, komisaris, kepala kantor perwakilan, serta pembina/pengurus/pengawas yayasan.

Pendamping ini bukan formalitas. Ia harus disiapkan untuk menerima alih teknologi dan alih keahlian.

Tahap 6 — Ajukan Melalui TKA Online

Pengajuan dilakukan secara daring melalui TKA Online Kemnaker. Sistem ini adalah aplikasi berbasis web untuk pelayanan penggunaan TKA.

Secara praktik, perusahaan melakukan:

1. Login akun pemberi kerja.
2. Isi data perusahaan.
3. Isi alasan penggunaan TKA.
4. Isi data jabatan dan lokasi kerja.
5. Isi data pendamping.
6. Unggah dokumen.
7. Submit permohonan.

Tahap 7 — Verifikasi dan Penilaian Kelayakan

Setelah dokumen dinyatakan lengkap dan benar, dilakukan penilaian kelayakan. Penilaian kelayakan dapat dilakukan melalui tatap muka secara daring. Jika dinyatakan layak, hasil penilaian diterbitkan paling lama 2 hari kerja sejak pelaksanaan penilaian kelayakan.

Jika dokumen belum lengkap, perusahaan diberi pemberitahuan secara daring dan harus melengkapi kekurangan dalam 5 hari kerja. Jika tidak dilengkapi, permohonan harus diajukan kembali.

Tahap 8 — Terbit Hasil Penilaian Kelayakan

Hasil Penilaian Kelayakan memuat:

1. Identitas pemberi kerja.
2. Jabatan dan jumlah TKA.
3. Lokasi kerja.
4. Jangka waktu penggunaan TKA.
5. Jumlah tenaga kerja pendamping.
6. Kewajiban perusahaan.

Tahap 9 — Input Data Calon TKA

Setelah hasil penilaian kelayakan, perusahaan menyampaikan data calon TKA melalui TKA Online, termasuk identitas, jabatan, jangka waktu bekerja, dan lokasi kerja.

Tahap 10 — Pembayaran DKPTKA

DKPTKA adalah Dana Kompensasi Penggunaan TKA.

Besarnya adalah US$100 per jabatan per orang per bulan. Jika TKA bekerja kurang dari 1 bulan, tetap dihitung 1 bulan penuh. Pembayaran dilakukan sesuai jangka waktu Pengesahan RPTKA dan dibayar di muka.

Contoh:

TKA bekerja 12 bulan:

12 bulan × US$100 = US$1.200

Untuk TKA baru, pembayaran DKPTKA sebagai PNBP dibayarkan ke kas negara melalui bank persepsi. Untuk perpanjangan, kewenangan penerimaan dapat menjadi PNBP atau pendapatan daerah tergantung lokasi kerja TKA.

Tahap 11 — Terbit Pengesahan RPTKA

Setelah proses selesai dan DKPTKA dibayar, diterbitkan Pengesahan RPTKA.

Dokumen inilah yang menjadi dasar legal perusahaan untuk mempekerjakan TKA dan menjadi dasar rekomendasi visa/izin tinggal kerja.

Tahap 12 — Data Terintegrasi ke Imigrasi

Data RPTKA yang disetujui disampaikan secara online kepada kementerian yang menangani hukum dan HAM sebagai rekomendasi untuk mendapatkan visa dan izin tinggal dalam rangka bekerja.

Artinya, setelah RPTKA disahkan, proses berikutnya masuk ke jalur keimigrasian seperti visa kerja dan izin tinggal.

10. Masa Berlaku RPTKA

Masa berlaku RPTKA mengikuti jangka waktu penggunaan TKA yang disetujui.

Dalam praktik, bisa:

1. 1 bulan.
2. 3 bulan.
3. 6 bulan.
4. 12 bulan.
5. Lebih lama sesuai jabatan, sektor, dan ketentuan yang disetujui.

Untuk startup berbasis teknologi dan vokasi yang dikecualikan dari RPTKA, jangka waktunya paling lama 3 bulan; jika lebih dari 3 bulan, wajib memiliki Pengesahan RPTKA.

11. Kewajiban Setelah RPTKA Terbit

Setelah RPTKA terbit, kewajiban perusahaan belum selesai.

Perusahaan wajib:

1. Mempekerjakan TKA sesuai jabatan yang disahkan.
2. Mempekerjakan TKA sesuai lokasi kerja yang disahkan.
3. Memastikan masa berlaku RPTKA tidak kedaluwarsa.
4. Membayar DKPTKA.
5. Menunjuk Tenaga Kerja Pendamping TKA.
6. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi pendamping.
7. Melaksanakan alih teknologi dan alih keahlian.
8. Memfasilitasi pendidikan bahasa Indonesia bagi TKA, kecuali untuk kategori tertentu.
9. Melaporkan penggunaan TKA minimal 1 kali setiap tahun.
10. Melaporkan jika perjanjian kerja TKA berakhir atau diakhiri sebelum waktunya.

12. Pendidikan, Pelatihan, dan Transfer Knowledge

Ini bagian yang sering dianggap formalitas, padahal penting.

Perusahaan wajib melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi Tenaga Kerja Pendamping TKA sesuai kualifikasi jabatan TKA. Program transfer keahlian harus diarahkan agar tenaga kerja Indonesia mampu menguasai keahlian, teknologi, kewenangan, atau lisensi yang diperlukan untuk jabatan tersebut.

Contoh:

TKA: Senior Automation Engineer
Pendamping: Automation Supervisor lokal
Program transfer:

1. Training PLC.
2. Troubleshooting mesin.
3. Preventive maintenance.
4. Dokumentasi SOP teknis.
5. Sertifikasi internal/eksternal.

13. Pelaporan RPTKA

Pemberi kerja wajib melaporkan minimal 1 kali setahun mengenai:

1. Penggunaan TKA.
2. Pendidikan dan pelatihan kerja bagi pendamping.
3. Alih teknologi dan alih keahlian kepada pendamping.

Untuk pekerjaan sementara, laporan penggunaan TKA wajib dilakukan setelah perjanjian kerja berakhir. Jika perjanjian kerja TKA berakhir atau diakhiri sebelum waktunya, juga wajib dilaporkan.

14. Perpanjangan RPTKA

Perpanjangan dilakukan jika TKA masih dibutuhkan setelah masa RPTKA berakhir.

Permohonan perpanjangan harus diajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum RPTKA berakhir. Dokumen perpanjangan antara lain surat permohonan perpanjangan, surat tugas/kuasa, domisili pemberi kerja, bukti wajib lapor ketenagakerjaan, dan laporan realisasi pendidikan serta pelatihan pendamping.

Praktik HR terbaik: mulai persiapan 60–90 hari sebelum masa izin berakhir.

15. Perubahan RPTKA

Perubahan RPTKA diperlukan jika ada perubahan data penting, misalnya:

1. Perubahan alamat pemberi kerja.
2. Perubahan identitas TKA.
3. Perubahan lokasi kerja.
4. Perubahan pendamping TKA.

Perubahan lokasi kerja perlu diperhatikan karena dapat berkaitan dengan pembayaran DKPTKA sebagai PNBP atau pendapatan daerah.

16. Kapan RPTKA Berakhir?

RPTKA berakhir jika:

1. Masa berlaku habis.
2. Perjanjian kerja TKA selesai.
3. TKA resign.
4. TKA diberhentikan.
5. Proyek selesai.
6. Perusahaan tidak memperpanjang.
7. Izin keimigrasian tidak dapat dilanjutkan.
8. Terjadi pelanggaran yang menyebabkan sanksi.

Jika hubungan kerja TKA berakhir sebelum waktunya, perusahaan wajib melaporkan kepada Menteri melalui Direktur Jenderal.

17. Sanksi Jika Tidak Patuh RPTKA

Pelanggaran RPTKA dapat menimbulkan sanksi administratif.

Permenaker No. 8 Tahun 2021 mencantumkan pelanggaran seperti:

1. Tidak memiliki RPTKA yang disahkan.
2. Tidak memiliki Pengesahan RPTKA untuk TKA yang juga dipekerjakan pemberi kerja lain.
3. Tidak memiliki Pengesahan RPTKA untuk startup/vokasi yang melewati batas 3 bulan.
4. Tidak melaksanakan pendidikan dan pelatihan pendamping.
5. Tidak melaksanakan alih teknologi dan alih keahlian.
6. Tidak melaporkan penggunaan TKA.
7. Mempekerjakan TKA tidak sesuai ketentuan.

Risikonya dapat berupa:

1. Teguran.
2. Penghentian sementara proses perizinan TKA.
3. Denda.
4. Pencabutan Pengesahan RPTKA.
5. Masalah keimigrasian.
6. Risiko reputasi perusahaan.
7. Temuan audit pengawas ketenagakerjaan.

18. Kesalahan yang Sering Terjadi di Perusahaan

Kesalahan umum dalam RPTKA:

1. Menganggap visa bisnis boleh dipakai untuk bekerja.
2. Jabatan aktual berbeda dengan jabatan dalam RPTKA.
3. TKA bekerja di lokasi yang tidak tercantum.
4. TKA bekerja untuk entitas lain tanpa RPTKA masing-masing.
5. Pendamping TKA hanya nama di dokumen.
6. Tidak ada bukti transfer knowledge.
7. Lupa memperpanjang RPTKA.
8. Tidak melaporkan berakhirnya hubungan kerja TKA.
9. DKPTKA salah periode atau salah lokasi pembayaran.
10. Kontrak kerja TKA tidak sinkron dengan RPTKA.

19. Contoh Kasus Praktis

Kasus 1 — RPTKA Sesuai

PT A mempekerjakan warga negara Korea sebagai Technical Advisor selama 12 bulan di pabrik Karawang.

Perusahaan:

1. Mengajukan RPTKA.
2. Menunjuk supervisor lokal sebagai pendamping.
3. Membayar DKPTKA US$1.200.
4. Mengurus visa kerja dan ITAS.
5. Membuat program transfer knowledge.
6. Melaporkan penggunaan TKA.

Ini relatif aman.

Kasus 2 — RPTKA Bermasalah

RPTKA menyebut jabatan TKA sebagai Technical Advisor, tetapi faktanya ia menjadi Plant Manager dan memimpin operasional harian.

Risiko:

1. Jabatan tidak sesuai RPTKA.
2. Temuan pengawas ketenagakerjaan.
3. Potensi sanksi administratif.
4. Masalah saat perpanjangan.
5. Risiko keimigrasian karena aktivitas kerja tidak sesuai izin.

Kasus 3 — Lokasi Kerja Tidak Sesuai

RPTKA menyebut lokasi kerja Jakarta, tetapi TKA bekerja rutin di Surabaya.

Risiko:

1. Lokasi kerja tidak sesuai.
2. Perlu perubahan RPTKA.
3. Potensi masalah DKPTKA daerah.
4. Temuan saat audit.

20. Checklist Kepatuhan RPTKA untuk HR

Gunakan checklist berikut:

Sebelum Pengajuan

1. Cek jabatan TKA boleh atau tidak.
2. Siapkan alasan penggunaan TKA.
3. Cek pengalaman dan pendidikan TKA.
4. Siapkan struktur organisasi.
5. Tunjuk pendamping.
6. Siapkan program transfer knowledge.
7. Pastikan WLK perusahaan aktif.
8. Siapkan draft kontrak kerja.
9. Cek lokasi kerja.
10. Cek durasi kebutuhan TKA.

Saat Pengajuan

1. Isi data TKA Online dengan benar.
2. Unggah dokumen lengkap.
3. Pastikan jabatan konsisten di semua dokumen.
4. Pastikan lokasi kerja konsisten.
5. Siapkan HR/Legal untuk penilaian kelayakan.
6. Bayar DKPTKA tepat waktu.

Setelah Terbit

1. Simpan Pengesahan RPTKA.
2. Lanjutkan proses visa dan izin tinggal.
3. Pastikan TKA hanya bekerja sesuai izin.
4. Jalankan pelatihan pendamping.
5. Dokumentasikan transfer knowledge.
6. Monitor masa berlaku.
7. Lakukan laporan tahunan.
8. Laporkan jika TKA berhenti.
9. Ajukan perubahan jika ada perubahan data.
10. Ajukan perpanjangan sebelum 30 hari kerja dari expiry.

21. Rekomendasi Praktis untuk Perusahaan

Yang paling aman bagi HR:

1. Buat SOP Penggunaan TKA.
2. Buat database expiry RPTKA, visa, ITAS, paspor, dan kontrak.
3. Gunakan reminder minimal H-90, H-60, H-45, dan H-30.
4. Jangan izinkan TKA bekerja sebelum izin lengkap.
5. Pastikan jabatan aktual sama dengan RPTKA.
6. Simpan bukti pelatihan pendamping.
7. Audit internal TKA minimal 2 kali setahun.
8. Libatkan HR, Legal, Tax, Finance, dan user department.
9. Jangan gunakan visa bisnis untuk pekerjaan operasional.
10. Verifikasi aturan terbaru melalui TKA Online/Kemnaker karena prosedur teknis sistem dapat berubah.

22. Kesimpulan

RPTKA adalah dokumen kunci dalam penggunaan TKA di Indonesia. Ia bukan hanya formalitas perizinan, tetapi alat kontrol hukum atas:

1. Jabatan TKA.
2. Jumlah TKA.
3. Lokasi kerja.
4. Masa kerja.
5. DKPTKA.
6. Pendamping TKI.
7. Transfer knowledge.
8. Pelaporan penggunaan TKA.

Secara sederhana:

Tidak ada Pengesahan RPTKA, maka perusahaan sangat berisiko dianggap mempekerjakan TKA secara tidak sah, kecuali termasuk kategori yang dikecualikan oleh peraturan.