Kategori: Workforce Planning

Di industri perbankan, pertanyaan mengenai “berapa orang yang sebenarnya dibutuhkan?” terlihat sederhana.

Namun, jawabannya tidak pernah sesederhana membandingkan jumlah pekerjaan dengan jumlah karyawan.

Sebuah unit kerja bisa terlihat overload, tetapi penyebabnya bukan kekurangan orang. Bisa jadi prosesnya terlalu panjang, pekerjaan masih dilakukan secara manual, terjadi duplikasi aktivitas, approval terlalu banyak, sistem belum terintegrasi, atau distribusi pekerjaan antarpegawai tidak seimbang.

Sebaliknya, sebuah unit dapat terlihat memiliki jumlah karyawan yang cukup, tetapi tetap mengalami keterlambatan pekerjaan, lembur, backlog, service level yang menurun, dan employee burnout.

Di sinilah workload analysis di bank menjadi penting.

Workload analysis bukan sekadar alat untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja. Jika dilakukan dengan benar, workload analysis dapat menjadi instrumen strategis untuk menjawab:

Apakah jumlah dan kapasitas SDM yang dimiliki bank sudah sesuai dengan volume pekerjaan, kompleksitas proses, service level, risiko, dan target bisnis?

Pertanyaan ini jauh lebih penting daripada sekadar:

“Berapa orang yang kurang?”

---

Mengapa Workload Analysis Penting bagi Bank?

Bank memiliki karakteristik pekerjaan yang berbeda dengan banyak industri lainnya.

Operasional perbankan sangat bergantung pada akurasi, kecepatan, compliance, risk control, customer service, transaction processing, dan reliability.

Kesalahan kecil pada proses tertentu dapat memiliki konsekuensi yang jauh lebih besar daripada sekadar keterlambatan pekerjaan.

Karena itu, keputusan mengenai kebutuhan SDM tidak dapat hanya didasarkan pada persepsi manajer atau perbandingan jumlah karyawan antarunit.

Bank membutuhkan pendekatan yang lebih objektif.

Di sinilah workload analysis dapat berfungsi sebagai penghubung antara:

Business Demand → Workload → Capacity → Workforce Requirement → Workforce Decision

Dengan demikian, keputusan mengenai manpower dapat didasarkan pada data dan karakteristik pekerjaan, bukan semata-mata pada asumsi.

---

Problem Workload Analysis yang Sering Terjadi di Bank

Dalam praktiknya, banyak organisasi sudah pernah melakukan workload analysis.

Namun, hasilnya belum tentu menghasilkan keputusan workforce yang akurat.

Ada beberapa masalah yang sering muncul.

1. Workload Analysis Dipersepsikan sebagai Alat untuk Mengurangi Karyawan

Ini merupakan salah satu paradigma yang paling berbahaya.

Ketika workload analysis diperkenalkan, sebagian karyawan atau manajer langsung mengasosiasikannya dengan:

“Apakah perusahaan sedang mencari alasan untuk mengurangi orang?”

Akibatnya, proses pengumpulan data dapat menghadapi resistensi.

Data workload bisa menjadi bias.

Aktivitas dapat dibesar-besarkan.

Waktu penyelesaian pekerjaan dapat dilaporkan lebih tinggi.

Dan pada akhirnya, hasil analisis kehilangan objektivitas.

Padahal, tujuan workload analysis bukan selalu mengurangi jumlah karyawan.

Hasil analisis dapat menunjukkan:

• kebutuhan penambahan SDM;
• kebutuhan redistribusi pekerjaan;
• kebutuhan otomasi;
• kebutuhan simplifikasi proses;
• kebutuhan redesign organisasi;
• kebutuhan peningkatan produktivitas;
• atau justru adanya excess capacity.

Dengan kata lain:

Workload analysis seharusnya menjadi alat untuk mendapatkan workforce yang tepat, bukan sekadar workforce yang lebih sedikit.

---

2. Menghitung Semua Aktivitas tanpa Memahami Proses

Kesalahan berikutnya adalah langsung membuat daftar pekerjaan:

• menerima dokumen;
• memeriksa dokumen;
• input data;
• membuat laporan;
• melakukan approval;
• melakukan follow-up;
• melakukan rekonsiliasi;
• dan seterusnya.

Kemudian setiap aktivitas diberikan waktu pengerjaan.

Secara matematis terlihat benar.

Tetapi secara organisasi belum tentu benar.

Mengapa?

Karena workload analysis yang baik harus memahami end-to-end process.

Misalnya sebuah proses membutuhkan lima tahapan:

Input → Verification → Processing → Approval → Reporting

Jika dua tahapan sebenarnya dapat diotomatisasi atau digabungkan, menambahkan orang untuk menangani workload tersebut bukan solusi terbaik.

Masalahnya bukan manpower.

Masalahnya adalah process design.

---

3. Menggunakan Persepsi sebagai Dasar Workload

Pertanyaan seperti:

“Menurut Bapak/Ibu, apakah pekerjaan saat ini terlalu banyak?”

berguna sebagai informasi awal.

Tetapi tidak cukup untuk menjadi dasar penentuan manpower.

Persepsi workload dipengaruhi banyak faktor:

• pengalaman;
• kompetensi;
• sistem kerja;
• tingkat kesulitan pekerjaan;
• distribusi tugas;
• kualitas proses;
• teknologi;
• dan kemampuan individu.

Dua orang dapat mengerjakan pekerjaan yang sama dengan waktu yang berbeda.

Karena itu, workload analysis perlu membedakan antara:

Actual Time

dan

Standard Time

Perbedaan ini sangat penting.

Jika waktu aktual selalu digunakan tanpa analisis lebih lanjut, inefficiency dapat berubah menjadi dasar penambahan manpower.

---

4. Mengabaikan Volume dan Variability

Workload di bank tidak selalu konstan.

Volume transaksi dapat berubah berdasarkan:

• hari;
• minggu;
• bulan;
• periode pembayaran;
• campaign;
• seasonal demand;
• perubahan kebijakan;
• pertumbuhan nasabah;
• produk baru;
• atau kondisi tertentu dalam bisnis.

Karena itu, menggunakan satu angka volume rata-rata saja dapat menghasilkan kesimpulan yang menyesatkan.

Misalnya:

Rata-rata pekerjaan = 10.000 transaksi per bulan.

Tetapi pada periode tertentu:

15.000 transaksi.

Jika manpower hanya dihitung berdasarkan rata-rata, unit mungkin terlihat memiliki capacity yang cukup.

Namun pada peak period, backlog akan meningkat.

Karena itu, workload analysis perlu mempertimbangkan workload variability.

---

5. Mengabaikan Non-Productive Time

Kesalahan lain adalah menganggap seluruh jam kerja karyawan merupakan kapasitas produktif.

Padahal, waktu kerja digunakan untuk berbagai aktivitas:

• meeting;
• briefing;
• administrasi;
• training;
• coordination;
• break;
• system downtime;
• communication;
• reporting;
• dan aktivitas pendukung lainnya.

Karena itu:

Available Working Time ≠ Total Working Hours

Workload analysis perlu menghitung effective capacity.

Secara sederhana:

Effective Capacity = Available Working Time × Productivity Factor

Pendekatan ini membuat perhitungan kebutuhan SDM menjadi lebih realistis.

---

6. Tidak Memisahkan Core Work dan Administrative Work

Di banyak unit bank, karyawan melakukan pekerjaan inti sekaligus berbagai pekerjaan administratif.

Contohnya:

Seorang Relationship Manager seharusnya fokus pada aktivitas yang menghasilkan dan mempertahankan relationship dengan nasabah.

Namun sebagian waktunya mungkin terserap oleh:

• input data;
• laporan;
• administrasi;
• follow-up internal;
• rekonsiliasi;
• dan proses approval.

Jika seluruh pekerjaan tersebut hanya dilihat sebagai workload, organisasi dapat menyimpulkan:

“Relationship Manager membutuhkan tambahan orang.”

Padahal, mungkin solusi yang lebih tepat adalah:

“Bagaimana administrative workload dialihkan, disederhanakan, atau diotomatisasi agar Relationship Manager kembali fokus pada aktivitas bernilai tinggi?”

Ini merupakan perbedaan antara workforce optimization dan sekadar headcount calculation.

---

Workload Analysis di Bank Harus Melihat 5 Dimensi

Untuk menghasilkan analisis yang lebih matang, workload analysis sebaiknya tidak hanya melihat volume pekerjaan.

Setidaknya terdapat lima dimensi:

1. Volume

Berapa banyak pekerjaan yang harus diselesaikan?

Contohnya:

• jumlah transaksi;
• jumlah nasabah;
• jumlah aplikasi;
• jumlah dokumen;
• jumlah ticket;
• jumlah laporan;
• jumlah kasus.

2. Time

Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan?

Time dapat dianalisis berdasarkan:

Volume × Standard Time

3. Complexity

Tidak semua pekerjaan memiliki tingkat kesulitan yang sama.

100 transaksi sederhana tidak selalu setara dengan 100 transaksi kompleks.

Karena itu, workload analysis perlu mempertimbangkan complexity factor bila memang terdapat perbedaan signifikan antarjenis pekerjaan.

4. Service Level

Berapa cepat pekerjaan harus diselesaikan?

Misalnya pekerjaan yang harus selesai:

hari yang sama

tentu memiliki kebutuhan capacity yang berbeda dengan pekerjaan yang dapat diselesaikan:

dalam tiga hari.

5. Risk & Control

Dalam industri perbankan, aspek ini sangat penting.

Tidak semua pekerjaan dapat diperlakukan hanya sebagai aktivitas produktivitas.

Beberapa aktivitas memiliki fungsi:

• control;
• verification;
• segregation of duties;
• compliance;
• risk mitigation;
• approval;
• monitoring.

Karena itu, menghilangkan sebuah aktivitas hanya karena dianggap tidak produktif dapat menciptakan risiko baru.

Dalam bank, workforce optimization tidak boleh dilakukan dengan mengorbankan control effectiveness.

---

Dari Workload Menjadi FTE

Salah satu tujuan utama workload analysis adalah menentukan kebutuhan Full-Time Equivalent (FTE).

Konsep dasarnya sederhana:

FTE Requirement = Total Workload ÷ Effective Working Capacity per Employee

Misalnya sebuah unit memiliki total workload:

8.000 jam kerja per tahun.

Jika effective working capacity satu karyawan adalah:

1.600 jam per tahun,

maka:

FTE Requirement = 8.000 ÷ 1.600 = 5 FTE

Tetapi dalam praktiknya, perhitungan tidak boleh berhenti pada angka tersebut.

Bank perlu memastikan:

• definisi workload sudah benar;
• standard time valid;
• volume realistis;
• effective capacity sudah memperhitungkan allowance;
• complexity sudah diperhitungkan bila diperlukan;
• service level terpenuhi;
• dan control requirement tetap terjaga.

Dengan demikian, FTE bukan sekadar hasil pembagian matematis.

FTE adalah representasi kapasitas yang dibutuhkan untuk memenuhi demand pekerjaan.

---

Contoh Sederhana Workload Analysis di Bank

Misalnya sebuah unit Credit Administration memproses:

12.000 aplikasi per tahun.

Standard time rata-rata:

30 menit per aplikasi.

Maka total workload:

12.000 × 0,5 jam = 6.000 jam

Jika effective working capacity per employee:

1.500 jam per tahun,

maka kebutuhan FTE:

6.000 ÷ 1.500 = 4 FTE

Jika saat ini terdapat:

6 orang,

maka secara matematis terdapat:

2 FTE excess capacity.

Namun, apakah kesimpulannya langsung:

“Bank harus mengurangi 2 orang?”

Belum tentu.

Analisis harus dilanjutkan.

Apakah terdapat pekerjaan lain?

Apakah volume akan meningkat?

Apakah terdapat peak period?

Apakah unit memiliki service level tertentu?

Apakah terdapat aktivitas control?

Apakah pekerjaan dapat dialihkan?

Apakah standard time benar-benar valid?

Apakah dua orang tersebut dapat dialokasikan ke fungsi lain?

Inilah mengapa workload analysis bukan sekadar spreadsheet.

Workload analysis adalah proses pengambilan keputusan.

---

Workload Analysis Bukan Hanya Tentang Headcount

Salah satu insight terpenting dalam workload analysis adalah:

Workload analysis seharusnya menghasilkan workforce decision, bukan sekadar headcount number.

Hasil analisis dapat menghasilkan berbagai alternatif.

Jika Workload > Capacity

Kemungkinan solusi:

• menambah manpower;
• redistribusi pekerjaan;
• overtime sebagai solusi sementara;
• cross-training;
• outsourcing;
• automation;
• process simplification;
• redesign pekerjaan.

Jika Workload < Capacity

Kemungkinan solusi:

• redeployment;
• job enrichment;
• consolidation;
• process redesign;
• automation;
• workforce reduction bila memang diperlukan;
• atau pengalihan capacity ke aktivitas yang lebih bernilai.

Jika Workload ≈ Capacity

Fokus dapat diarahkan pada:

• productivity improvement;
• skill enhancement;
• process optimization;
• technology enablement;
• workload balancing.

Dengan pendekatan ini, workload analysis menjadi bagian dari strategic workforce planning.

---

Problem yang Lebih Dalam: Workload atau Process?

Ini adalah pertanyaan yang sering terlupakan.

Ketika sebuah unit meminta tambahan orang, jangan langsung bertanya:

“Berapa orang yang dibutuhkan?”

Tanyakan terlebih dahulu:

“Mengapa workload-nya sebesar itu?”

Kemudian lakukan diagnosis:

Workload meningkat karena volume?

atau

karena proses tidak efisien?

atau

karena terlalu banyak approval?

atau

karena sistem belum terintegrasi?

atau

karena pekerjaan sebenarnya dilakukan berulang?

atau

karena terjadi rework?

atau

karena pembagian pekerjaan tidak seimbang?

atau

karena kompetensi belum memadai?

Pertanyaan tersebut sangat penting.

Karena:

Jika akar masalahnya adalah process inefficiency, menambah orang hanya akan memperbesar biaya tanpa menyelesaikan masalah.

---

Workload Analysis Harus Terhubung dengan Organization Design

Workload analysis juga tidak dapat berdiri sendiri.

Hasil workload analysis dapat menjadi input untuk:

Organization Design

Manpower Planning

Job Design

Workforce Planning

Process Improvement

Productivity Improvement

Budget Planning

Digital Transformation

Karena itu, workload analysis sebaiknya ditempatkan sebagai bagian dari ekosistem Organization & Workforce Management, bukan hanya aktivitas HR.

---

Siapa yang Harus Terlibat?

Workload analysis tidak ideal jika hanya dilakukan oleh HR.

HR mungkin menjadi process owner atau facilitator.

Namun data dan validasi harus melibatkan pemilik pekerjaan.

Idealnya terdapat kolaborasi antara:

• Human Resources / Human Capital;
• Organization Development;
• Business Unit;
• Process Owner;
• Finance;
• Risk;
• Compliance;
• Operations;
• IT / Digital;
• dan management.

Mengapa?

Karena HR memahami workforce.

Business memahami demand.

Process Owner memahami pekerjaan.

Finance memahami cost.

Risk dan Compliance memahami control requirement.

IT memahami automation opportunity.

Workload analysis yang kuat lahir dari kolaborasi lintas fungsi.

---

Framework Workload Analysis untuk Bank

Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah:

DEMAND → PROCESS → WORKLOAD → CAPACITY → FTE → GAP → ACTION

1. Demand

Identifikasi volume dan kebutuhan layanan.

2. Process

Petakan proses end-to-end.

3. Workload

Hitung volume × standard time.

4. Capacity

Hitung effective working capacity.

5. FTE

Konversikan workload menjadi kebutuhan FTE.

6. Gap

Bandingkan required FTE dengan existing FTE.

7. Action

Tentukan intervensi:

Add → Redeploy → Redesign → Automate → Simplify → Outsource → Develop

Framework ini membantu organisasi menghindari kesalahan umum:

langsung menghitung orang sebelum memahami pekerjaan.

---

Dari Workload Analysis Menuju Workforce Optimization

Workload analysis yang matang seharusnya menghasilkan lebih dari sekadar:

Required FTE = 27

Tetapi mampu menjawab:

• Mengapa membutuhkan 27 FTE?
• Aktivitas apa yang menyerap capacity terbesar?
• Proses mana yang paling inefficient?
• Di mana terjadi bottleneck?
• Apakah workload bersifat permanent atau temporary?
• Apakah terdapat seasonal workload?
• Apakah terdapat excess capacity?
• Apakah pekerjaan dapat diotomatisasi?
• Apakah pekerjaan dapat direalokasi?
• Kompetensi apa yang diperlukan?
• Berapa workforce gap?
• Apa implikasi biaya?
• Apa risiko jika manpower tidak ditambah?
• Apa risiko jika manpower ditambah?

Dengan demikian, workload analysis berubah menjadi management decision tool.

---

Kesalahan Besar: Menggunakan Workload Analysis untuk Membenarkan Keputusan yang Sudah Dibuat

Ini adalah jebakan yang sering terjadi.

Management sudah memutuskan:

“Kita harus mengurangi 10% manpower.”

Kemudian workload analysis dilakukan untuk mencari pembenaran.

Ini bukan analytical workforce planning.

Ini adalah decision justification.

Pendekatan yang lebih sehat adalah:

Data → Analysis → Scenario → Decision

bukan:

Decision → Analysis → Justification

Perbedaan ini sangat penting bagi kredibilitas HR dan Organization Development.

---

Workload Analysis Harus Menghasilkan Scenario Planning

Perusahaan tidak selalu hanya membutuhkan satu angka.

Lebih baik membuat beberapa skenario.

Misalnya:

Scenario 1 — Business as Usual

Volume pekerjaan tetap.

Scenario 2 — Business Growth

Volume meningkat 20%.

Scenario 3 — Automation

30% pekerjaan berhasil diotomatisasi.

Kemudian dibandingkan:

Scenario	Workload	Required FTE	Existing FTE	Gap
Business as Usual	100%	20	20	0
Business Growth	120%	24	20	+4
Automation	84%	17	20	-3

Dengan pendekatan ini, management tidak hanya memperoleh satu angka.

Management memperoleh pilihan strategis.

---

Solusi Workload Analysis di Bank

Jika hasil analisis menunjukkan workload terlalu tinggi, solusi tidak selalu harus menambah orang.

Gunakan pendekatan bertingkat.

Level 1 — Eliminate

Hilangkan pekerjaan yang sebenarnya tidak lagi memberikan value.

Level 2 — Simplify

Sederhanakan proses.

Level 3 — Standardize

Standarkan cara kerja.

Level 4 — Automate

Otomatisasikan aktivitas yang repetitive dan rule-based.

Level 5 — Redistribute

Distribusikan kembali workload antarunit atau antarposisi.

Level 6 — Reskill

Tingkatkan kompetensi agar pekerjaan dapat dilakukan lebih efektif.

Level 7 — Add Capacity

Barulah pertimbangkan penambahan manpower.

Urutan ini membantu organisasi menghindari headcount-first mentality.

---

Pertanyaan Penting Sebelum Bank Menambah Karyawan

Sebelum mengajukan tambahan manpower, management sebaiknya menjawab setidaknya tujuh pertanyaan:

1. Apakah volume pekerjaan memang meningkat?
2. Apakah standard time pekerjaan sudah valid?
3. Apakah terdapat pekerjaan yang tidak memberikan value?
4. Apakah proses dapat disederhanakan?
5. Apakah pekerjaan dapat diotomatisasi?
6. Apakah workload dapat didistribusikan kembali?
7. Apakah penambahan manpower merupakan solusi terbaik secara cost-benefit?

Jika pertanyaan tersebut belum dijawab, keputusan penambahan manpower berisiko prematur.

---

Workload Analysis dan Employee Experience

Ada satu aspek lain yang sering terlupakan.

Workload analysis bukan hanya mengenai efficiency.

Ia juga berhubungan dengan employee experience.

Workload yang terlalu tinggi secara terus-menerus dapat menyebabkan:

• fatigue;
• burnout;
• error;
• overtime;
• penurunan service quality;
• disengagement;
• dan turnover.

Sebaliknya, excess capacity yang terlalu tinggi juga dapat menciptakan masalah:

• productivity rendah;
• pekerjaan kehilangan makna;
• cost meningkat;
• talent utilization rendah.

Karena itu, tujuan workload analysis bukan membuat employee utilization menjadi 100%.

Tujuannya adalah menemukan healthy and sustainable capacity level.

---

Workload Analysis di Bank Harus Memperhatikan Risk

Dalam industri perbankan, efisiensi tidak boleh menjadi satu-satunya tujuan.

Bayangkan sebuah aktivitas control membutuhkan tambahan waktu 15 menit.

Secara produktivitas, aktivitas tersebut mungkin terlihat sebagai beban.

Tetapi jika aktivitas tersebut mencegah kesalahan besar atau mengurangi exposure terhadap risiko, maka aktivitas tersebut memiliki business value.

Karena itu, workload analysis perlu mempertimbangkan:

Productivity + Service + Control + Risk

bukan hanya:

Productivity

Inilah salah satu karakteristik yang membedakan workload analysis di bank dengan workload analysis pada pekerjaan administratif sederhana.

---

Apa Output Ideal dari Workload Analysis?

Workload analysis yang baik seharusnya menghasilkan beberapa output.

1. Workload Profile

Gambaran volume dan jenis pekerjaan.

2. Standard Time

Waktu standar untuk menyelesaikan aktivitas.

3. Capacity Profile

Kapasitas workforce yang tersedia.

4. FTE Requirement

Kebutuhan FTE berdasarkan workload.

5. Workforce Gap

Perbedaan antara kebutuhan dan workforce existing.

6. Productivity Opportunity

Area yang berpotensi meningkatkan produktivitas.

7. Process Improvement Opportunity

Proses yang perlu disederhanakan atau didesain ulang.

8. Automation Opportunity

Aktivitas yang berpotensi diotomatisasi.

9. Workforce Action Plan

Rekomendasi:

Add, Redeploy, Redesign, Automate, Develop, atau Reduce.

Dengan demikian, output workload analysis tidak berhenti pada angka.

Output akhirnya adalah keputusan workforce yang lebih baik.

---

Kesimpulan

Workload analysis di bank bukan sekadar metode untuk menghitung jumlah karyawan.

Ia merupakan pendekatan untuk memahami hubungan antara:

Business Demand → Process → Workload → Capacity → Workforce → Cost → Risk → Business Performance

Kesalahan terbesar adalah menganggap setiap workload problem sebagai manpower problem.

Padahal, workload yang tinggi dapat disebabkan oleh banyak hal:

volume yang meningkat, proses yang tidak efisien, pekerjaan berulang, sistem yang belum terintegrasi, distribusi pekerjaan yang tidak seimbang, kompetensi yang belum memadai, atau service level yang terlalu tinggi.

Karena itu, pertanyaan strategisnya bukan:

“Berapa orang yang kita butuhkan?”

Tetapi:

“Berapa kapasitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan output yang diharapkan dengan tingkat service, quality, control, dan risk yang dapat diterima?”

Ketika pertanyaan tersebut digunakan sebagai titik awal, workload analysis berubah dari sekadar manpower calculation menjadi workforce optimization.

Dan pada akhirnya, tujuan workload analysis bukan:

memiliki lebih banyak orang.

Bukan pula:

memiliki lebih sedikit orang.

Tujuannya adalah:

memiliki jumlah, kapasitas, kompetensi, dan konfigurasi workforce yang tepat untuk mendukung strategi bisnis.

---

FAQ — Workload Analysis di Bank

1. Apa itu workload analysis di bank?

Workload analysis di bank adalah proses sistematis untuk mengukur volume dan kompleksitas pekerjaan, menghitung waktu yang dibutuhkan, membandingkannya dengan kapasitas tenaga kerja, dan menentukan kebutuhan workforce secara objektif.

2. Apakah workload analysis sama dengan manpower planning?

Tidak.

Workload analysis berfokus pada beban dan kapasitas pekerjaan, sedangkan manpower planning memiliki cakupan lebih luas, termasuk workforce demand, workforce supply, workforce gap, serta strategi pemenuhan kebutuhan tenaga kerja.

Workload analysis dapat menjadi salah satu input penting dalam manpower planning.

3. Apa manfaat workload analysis bagi bank?

Workload analysis dapat membantu bank menentukan kebutuhan FTE, mengidentifikasi workload imbalance, menemukan peluang peningkatan produktivitas, mendukung process improvement, mengidentifikasi peluang automation, dan membuat keputusan workforce berdasarkan data.

4. Apakah workload analysis selalu menghasilkan pengurangan karyawan?

Tidak.

Hasilnya dapat menunjukkan kebutuhan penambahan manpower, redistribusi pekerjaan, redeployment, automation, process redesign, peningkatan kompetensi, atau pengurangan workforce apabila memang terdapat excess capacity.

5. Bagaimana cara menghitung kebutuhan FTE?

Secara sederhana:

FTE Requirement = Total Workload ÷ Effective Working Capacity per Employee

Namun, perhitungan harus menggunakan data workload dan capacity yang valid serta mempertimbangkan complexity, allowance, service level, dan karakteristik pekerjaan.

6. Apakah semua aktivitas karyawan harus dihitung?

Tidak selalu.

Fokus utama sebaiknya diberikan pada aktivitas yang relevan terhadap proses, output, service, control, dan tujuan organisasi. Aktivitas yang tidak memberikan value juga perlu diidentifikasi karena dapat menjadi peluang process improvement.

7. Siapa yang sebaiknya melakukan workload analysis?

Workload analysis idealnya dilakukan secara kolaboratif oleh HR/HC, Organization Development, business unit, process owner, dan fungsi terkait seperti Finance, Risk, Compliance, Operations, dan IT sesuai kebutuhan.

8. Apa perbedaan workload analysis dengan job analysis?

Job analysis berfokus pada memahami pekerjaan, tanggung jawab, tugas, dan persyaratan suatu jabatan.

Workload analysis berfokus pada seberapa besar pekerjaan yang harus dilakukan dan berapa kapasitas workforce yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

9. Apakah workload analysis dapat digunakan untuk mendukung organization design?

Ya.

Hasil workload analysis dapat menjadi salah satu input dalam organization design, terutama untuk melihat workload distribution, span of control, role design, workforce capacity, dan kebutuhan restrukturisasi.

10. Kapan bank sebaiknya melakukan workload analysis?

Workload analysis dapat dilakukan ketika terdapat perubahan volume bisnis, pembukaan atau penutupan unit, perubahan proses, digitalisasi, reorganisasi, perubahan service level, peningkatan workload, atau ketika bank ingin melakukan workforce optimization secara lebih objektif.

---

Tentang HRD Forum

HRD Forum adalah Strategic HR Consulting & Organization Development yang telah berkiprah di Indonesia sejak 2004, membantu organisasi mengembangkan Human Capital yang unggul melalui layanan konsultasi, pelatihan, dan sertifikasi profesional.

HRD Forum memiliki pengalaman dalam berbagai bidang Human Capital dan Organization Development, termasuk Workforce Planning, Workload Analysis, Organization Design, Performance Management, Human Capital Strategy, Leadership, Talent Management, dan HR Transformation.

Untuk kebutuhan public training, in-house training, konsultasi, pendampingan, maupun project HR, silakan menghubungi Admin HRD Forum melalui WhatsApp 0818-715-595, 0878-8100-0100, 0878-8188-8899, atau email Event@HRD-Forum.com.

HRD Forum — Strategic HR Consulting & Organization Development

Website: www.HRD-Forum.com