Tugas General Affair

Hampir disemua perusahaan ada bagian yang sering disebut sebagai “bagian umum”. Bagian tersebut sering juga kita mengenalnya dengan istilah general affair.

Tugasnya cukup unik, mulai dari mengurusi perizinan, protokoler, perawatan gedung, instalasi listrik, telepon, pompa air, pengadaan alat tulis kantor, pengadaan dan perawatan kendaraan dinas, sampai mengurusi urusan gula, kopi, teh dan yang paling uhuuy adalah mengurusi semua permasalah di toilet. Dalam tulisan kali ini, saya ingin membahas antara teori dan prakteknya di lapangan mengenai tugas general affair.

Tugas General Affair dan Tugas HR

Ada sebagian orang yang masih bingung. Sebenarnya, HR dan General Affair itu sama atau berbeda? Sebagian mengatakan sama, sebagian lagi mengatakan berbeda. Yang mengatakan sama, biasanya karena HR & General Affair di perusahaannya masih menjadi satu, yaitu HR & GA departemen. Di sana seorang HR ya juga orang GA, dia HR juga sekaligus orang GA. Mengapa? Ya jelas karena nama departemennya HR & GA.

Tetapi, sebagian lagi mengatakan HR dan GA itu berbeda. Mengapa? karena mungkin mereka sudah sangat memahami bahwa job description HR dan job description GA itu tidak sama. Atau mereka mengatakan berbeda lantaran di perusahaannya sudah dipisahkan antara departemen HR dengan departemen General Affairs.

Yuuk kita lihat lebih dalam lagi bagaimana praktek pelaksanaan pekerjaan di sebuah perusahaan yang masih menyatukan antara HR dengan General Affairs.

Umumnya, penugasan dalam departemen HR & GA sudah dibagi-bagi sesuai dengan job descriptionnya masing-masing. Katakan dalam departemen HR & GA ada 5 orang karyawan, terdiri dari satu manager, dua supervisor dan dua staf. Sang manager HR & GA kemudian membagi tugas untuk empat anak buahnya, misalkan masing-masingnya satu supervisor mengurusi HR, satu supervisor lagi mengurusi GA, satu staf mengurusi HR dan satu staf lagi mengurusi GA. Dari pembagian tugas tersebut kita dapat melihat dengan jelas, walaupun departemennya bernama HR & GA Departemen, tetapi ternyata pekerjaan HR dan GA masing-masing dipegang oleh orang-orang yang berbeda. Misalkan Risha mengurusi HR, maka seluruh karyawan mengatakan bahwa Risha adalah orang HR, sementara misalkan Arfin mengurusi GA, maka orang-orang mengenal Arfin sebagai orang GA karena pekerjaannya mengurusi GA.

Di sebagian perusahaan masih ada penyatuan antara HR dan General Affair, tetapi di sebagian perusahaan lain, sudah ada pemisahan antara HR dan General Affair. Mengapa dipisahkan antara HR dan General Affair ?  ya karena pada prinsipnya tugas, pekerjaan dan tanggung jawab antara HR dan General Affair sangatlah berbeda. HR lebih banyak mengurusi manusia atau karyawan, sementara General Affair lebih banyak mengurusi benda mati, seperti tempat parkir, toilet, atap bocor, AC, kopi, gula, perizinan, mobil, motor dan sebagainya. Saya katakan lebih banyak, karena HR tidak 100% mengurusi karyawan, kadang HR juga harus mengurusi kertas-kertas alias dokumen, sementara General Affair juga tidak 100% mengurusi benda mati, kadang general affair bertugas mengurusi para manager, pimpinan dan juga para expatriat jika ada.

Kejelasan akan perbedaan antara tugas general affair dengan tugas HR bisa kita lihat dengan telanjang, coba kita uraikan apa saja sih tugas general affair ?

1. Melakukan pengelolaan kendaraan dinas
2. Pengadaan kendaraan dinas
3. Perawatan gedung
4. perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
5. Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
6. Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
7. Semua bentuk perizinan perusahaan
8. Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
9. Keamanan perusahaan (satpam, security)
10. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
11. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
12. Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
13. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
14. Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
15. Mengurusi dan mengelola kantin jika ada

Dari uraian di atas, jelas cukup banyak ya, sangat luas dan beragam. Contoh di atas adalah hanya sebagai contoh saja, tidak semua tugas general affair perusahaan seperti itu.

Tugas Generai Affair dan Tugas Purchasing

Anda sudah membaca uraian di atas tentang tugas general affair, mungkin anda bingung, bagaimana mungkin seorang general affair juga merangkap menjadi bagian pengadaan atau pembelian? Ya itulah kenyataannya, ada sebagian perusahaan yang masih mempraktekkan hal tersebut, general affair juga berfungsi sebagai bagian pengadaan atau pembelian.

Nah, lebih seru lagi dan sangat unik saat HR, GA dan Purchasing bahkan Legal menjadi satu bagian. Kenyataannya, masih banyak yang seperti itu. Banyak perusahaan yang masih mempraktekkan hal tersebut, mungkin alasannya untuk meminimalkan cost atau karena faktor ketidaktahuan.

Sebagian perusahaan lain, yang sudah faham bagaimana membangun sebuah organisasi yang fungsi OD Organization Development-nya sudah berfungsi, mereka menetapkan untuk memisahkan bagian pembelian menjadi bagian tersendiri. Bagian ini sering disebut sebagai bagian pengadaan, bagian pembelian, bagian purchasing atau procurement.

Mari kita coba dari uraian tugas general affair di atas kita pisahkan mana yang menjadi bagian tugas general affair dan mana yang menjadi bagian tugas purchasing.

Tugas General Affair

1. Melakukan pengelolaan dan perawatan kendaraan dinas
2. Perawatan gedung
3. perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
4. Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
5. Perawatan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
6. Semua bentuk perizinan perusahaan
7. distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
8. Keamanan perusahaan (satpam, security)
9. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
10. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
11. mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
12. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
13. Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
14. Mengurusi dan mengelola kantin

Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda!

Terima kasih dan salam HRD Forum.

Bahari Antono, ST, MBA
Owner & Founder HRD Forum
—
Ingin mengundang HRD Forum? Silakan kirimkan email ke : Event@HRD-Forum.com atau Whatsapp : 0818715595

HRD Forum Connect :
linktr.ee/hrdforum

—
HRD Forum memberikan jasa Training, Konsultasi, Pendampingan dan Pengerjaan project-project HR seperti : Job Analysis & Job Description, Analisis Beban Kerja, Key Performance Indicators (KPI), Objective & Key Result (OKR), Desain Kompetensi Jabatan, Kamus Kompetensi Jabatan, Matrik Kompetensi Jabatan, CBHRM, Struktur & Skala Upah, Job Evaluation, Training Evaluation & ROTI, Behavioral Event Interview (BEI), Training of Trainer (TOT), SWOT Analysis, Organization Development, Corporate Culture, HR Audit, Performance Management, Performance Appraisal, Coaching for Performance, Talent Management Program, Career Planning, Industrial Relation, Leadership Development Program, Manager Development Program, Supervisory Development Program, Staf Development Program, Managerial Skills for Leaders, Strategic Planning, Strategic Thinking dan sebagainya. Untuk menggunakan jasa HRD Forum silakan hubungi Hotline : 08788-1000-100 atau Whatsapp ke : 0818715595
—