5 Kesalahan Menyusun KPI dan Solusinya untuk HR

5 Kesalahan Umum dalam Menyusun KPI dan Cara Menghindarinya

Dalam dunia manajemen kinerja, Key Performance Indicator (KPI) telah menjadi alat utama yang digunakan untuk mengukur pencapaian individu, tim, hingga organisasi secara keseluruhan. Namun, dalam praktiknya, banyak organisasi—termasuk di Indonesia—yang masih belum sepenuhnya optimal dalam menyusun dan mengimplementasikan KPI. Hasilnya, KPI yang disusun tidak memberikan nilai tambah terhadap kinerja, bahkan bisa menimbulkan kebingungan dan demotivasi di kalangan karyawan.

Artikel ini akan membahas secara mendalam lima kesalahan umum dalam menyusun KPI, serta memberikan strategi solutif dan aplikatif untuk menghindarinya. Diharapkan artikel ini menjadi panduan praktis bagi para praktisi HR, HRBP, pimpinan perusahaan, dan profesional SDM dalam membangun sistem KPI yang lebih efektif dan berdampak.

1. KPI Tidak Selaras dengan Strategi Perusahaan

Kesalahan: Banyak perusahaan menyusun KPI secara terpisah dari strategi bisnis. KPI disusun berdasarkan kebiasaan, pengalaman masa lalu, atau preferensi pribadi atasan, tanpa mengacu pada arah strategis organisasi.

Dampak: Karyawan bekerja keras mengejar target yang sebenarnya tidak relevan dengan prioritas bisnis. Ini mengakibatkan upaya yang sia-sia dan rendahnya kontribusi terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan.

Solusi:

• Selalu mulai penyusunan KPI dengan mengacu pada visi, misi, dan tujuan strategis perusahaan.
• Gunakan kerangka kerja seperti Balanced Scorecard untuk menerjemahkan strategi ke dalam KPI operasional.
• Libatkan HRBP dan pimpinan unit bisnis dalam proses penyusunan KPI agar tetap kontekstual dan strategis.

2. KPI Terlalu Banyak dan Tidak Fokus

Kesalahan: Beberapa organisasi menetapkan terlalu banyak KPI untuk satu posisi. Bahkan ada yang memiliki 15–20 KPI untuk satu individu. Hal ini sering dilakukan dengan harapan seluruh aspek pekerjaan dapat diukur.

Dampak: Karyawan kewalahan dan kehilangan fokus. Alih-alih mencapai hasil maksimal, energi tersebar ke terlalu banyak hal. Evaluasi kinerja pun menjadi tidak jelas.

Solusi:

• Batasi KPI utama per individu antara 3 hingga 5 KPI saja.
• Fokus pada indikator yang paling berpengaruh terhadap hasil kerja dan kontribusi strategis.
• Pastikan tiap KPI memiliki bobot nilai yang jelas dan terukur.

3. KPI Tidak Terukur Secara Kuantitatif

Kesalahan: Menyusun KPI yang terlalu umum, deskriptif, dan tidak bisa diukur. Contohnya: “meningkatkan pelayanan pelanggan” tanpa indikator angka yang jelas.

Dampak: Sulit mengevaluasi apakah kinerja benar-benar meningkat. Penilaian menjadi subjektif dan cenderung menimbulkan konflik.

Solusi:

• Gunakan prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) dalam mendefinisikan KPI.
• Tambahkan rumus perhitungan dan unit pengukuran pada setiap KPI.
• Pastikan ada sumber data yang bisa digunakan untuk mengukur hasil.

Contoh revisi:

• Sebelum: “Meningkatkan kepuasan pelanggan”
• Sesudah: “Mencapai skor minimal 85 pada survei kepuasan pelanggan per kuartal”

4. Tidak Melibatkan Karyawan dalam Proses Penyusunan KPI

Kesalahan: KPI ditetapkan secara top-down tanpa diskusi atau masukan dari karyawan. Praktik ini sering terjadi dengan asumsi bahwa atasan paling tahu apa yang harus dicapai oleh bawahannya.

Dampak: Karyawan merasa tidak memiliki keterlibatan dan tidak memahami alasan di balik KPI yang ditetapkan. Motivasi menurun, dan resistensi terhadap sistem KPI meningkat.

Solusi:

• Terapkan pendekatan partisipatif dalam menyusun KPI.
• Libatkan karyawan dalam diskusi KPI untuk posisi mereka masing-masing.
• Gunakan peran HRBP sebagai fasilitator dalam proses dialog dua arah antara atasan dan karyawan.

5. Tidak Ada Kamus KPI sebagai Panduan Resmi

Kesalahan: KPI disusun tanpa dokumentasi resmi yang menjelaskan definisi, metode pengukuran, sumber data, dan target. Hal ini membuat setiap orang bisa memiliki interpretasi berbeda terhadap KPI yang sama.

Dampak: Penilaian kinerja menjadi tidak objektif. Konsistensi antar departemen terganggu. Akuntabilitas pun menjadi sulit ditegakkan.

Solusi:

• Buat Kamus KPI yang berisi informasi rinci tentang setiap KPI yang digunakan di organisasi.
• Standarisasi format Kamus KPI: nama KPI, definisi, rumus, sumber data, frekuensi pelaporan, dan penanggung jawab.
• Gunakan Kamus KPI sebagai alat pelatihan dan komunikasi lintas fungsi.

Bonus: Tips HR Indonesia dalam Mengoptimalkan KPI

Sebagai tambahan dari lima kesalahan di atas, berikut adalah beberapa tips praktis yang relevan bagi HR di Indonesia:

• Lakukan review KPI secara berkala, setidaknya setiap semester atau saat ada perubahan strategi bisnis.
• Gunakan teknologi HR tools untuk mengotomatisasi pengukuran dan visualisasi KPI.
• Integrasikan KPI dengan sistem reward agar pencapaian kinerja bisa dihargai secara adil dan transparan.
• Tingkatkan literasi data di kalangan HR dan manajer lini agar mampu membaca dan menafsirkan hasil KPI secara akurat.

Kesimpulan: KPI yang Baik Dimulai dari Proses yang Benar

Menyusun KPI bukan sekadar memilih angka. Dibutuhkan pemahaman strategis, pendekatan partisipatif, dan dokumentasi yang jelas agar sistem KPI benar-benar berdampak pada kinerja organisasi.

HRD Forum memahami pentingnya penyusunan KPI yang benar dan aplikatif. Oleh karena itu, kami terus menyediakan pelatihan, workshop, dan sesi pendampingan untuk membantu organisasi membangun sistem KPI dan Kamus KPI yang andal, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi:

• WhatsApp: 0818715595
• Email: Event@HRD-Forum.com

Jangan biarkan kesalahan dalam penyusunan KPI menghambat pencapaian strategis organisasi Anda. Saatnya beralih ke pendekatan KPI yang terstruktur dan berorientasi hasil bersama HRD Forum.