Tips Sukses Menjadi Sekretaris Direktur

– seorang direktur di dalam menjalankan fungsinya memiliki tugas dan tanggung jawab yang bisa dibilang sangat berat.

Dengan tugasnya yang berat tersebut, banyak para direktur yang membutuhkan tangan kanan—bantuan langsung—demi menjaga kelancaran kinerjanya.

Seorang yang membantu kerja direktur ini sering kita sebut dengan nama sekretaris direktur.

Secara harfiah sekretaris bisa diartikan juga sebagai profesi administratif yang sifatnya mengasisteni atau mendukung.

Singkatnya, pekerjaan utama seorang sekretaris direktur adalah seorang yang membantu pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya di dalam perusahaan tersebut.

Lalu tugas apa saja yang menjadi tanggung jawab seorang sekretaris direktur di dalam sebuah perusahaan?

Tugas/tanggung jawab seorang sekretaris direktur

Di dalam praktiknya seorang sekretaris direktur memiliki tiga bentuk tugas yang harus dilakukannya; yaitu tugas harian atau rutin, tugas berkala, dan tugas insidental.

Rincian tugas tersebut antara lain;

1.      Tugas rutin

• a. Melaksanakan pengaturan jadwal atau agenda kegiatan direktur
• b. Melaksanakan periapan bahan kerja direktur
• c. Melaksanakan administrasi dan pengarsipan kegiatan direktur
• d. Menerima dan membalas telepon yang ditujukan kepada direktur

2.      Tugas berkala

• Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat berkala direktur
• Mengumpulkan dan menyatukan seluruh rencana kerja dan anggaran setiap divisi untuk diperiksa dan disetujui oleh direktur
• Mengumpulkan dan menyatukan seluruh laporan bulanan setiap divisi untuk diperiksa dan disetujui oleh direktur
• Mengumpulkan laporan tahunan dari tiap divisi

3.      Tugas insidental

• Melaksanakan notulensi dalam rapat insidental direktur
• Melaksanakan tugas lain yang relevan sesuai dengan instruksi atasan

Hubungan kerja sekretaris direktur dalam perusahaan

Selain mengurus atau membantu kinerja direktur dalam perusahaan, sekretaris juga memiliki hubungan kerja baik secara internal maupun eksternal di dalam perusahaan tersebut.

1.      Hubungan kerja internal:

• Direktur, dalam hal tugas-tugas kesekretariatan
• Mengatur hubungan antara karyawan dengan direktur

2.      Hubungan kerja eksternal:

• Mengatur hubungan tamu perusahaan dengan direktur.

Bagaimana menjadi sekretaris direktur yang baik dalam perusahaan

Setelah kita ketahui apa saja tugas seorang sekretaris direktur dan bagaimana hubungan kerja seorang sekretaris direktur dalam perusahaan, berikut ini ada beberapa tips untuk menjadi sekretaris direktur yang sukses:

1.      Datang lebih awal, pulang paling akhir

Seorang sekretaris direktur dalam menjalankan tugasnya di dalam sebuah perusahaan, terutama dalam tugas membantu direktur tidak boleh yang namanya berangkat lebih akhir daripada direktur.

Tugas seorang sekretaris direktur adalah mempersiapkan kegiatan-kegiatan direktur setiap harinya, jika seorang sekretaris direktur datangnya terlambat, sama saja itu akan menghambat kinerja direktur dan secara meluas akan menghambat jalannya perusahaan.

Maka hindarilah untuk datang terlambat.

Sedangkan untuk pulang, usahakan sebagai seorang sekretaris direktur untuk pulang paling akhir, karena sekretaris direktur harus memastikan segala pekerjaan hari itu selesai dengan baik.

2.      Fleksibilitas diperlukan

Menjadi seorang sekretaris direktur berarti anda harus siap untuk mengikuti langkah direktur.

Sifat fleksibel sangat diperlukan dalam menjadi sekretaris direktur yang sukses, karena jika anda tidak memiliki sifat fleksibel ketika direktur membutuhkan bantuan secara dadakan dan anda tidak bisa, itu akan menghambat pekerjaan seorang direktur.

3.      Wawasan yang luas

Seorang sekretaris direktur bisa disebut juga orang tangan kanan direktur di sebuah perusahaan.

Maka tidak menutup kemungkinan seorang direktur selalu meminta pendapat anda ketika menjalankan tugasnya.

4.      Jaga penampilan

Anda adalah pintu paling depan sebelum menuju direktur, jangan sampai penampilan yang buruk membuat persona direktur anda menjadi ikut buruk juga.

–

Baca terus artikel HRD hanya di website HRD Forum www.hrd-forum.com. Sebagai informasi bahwa HRD Forum adalah Komunitas HRD dan juga Konsultan HRD yang aktif memberikan pelatihan HRD kepada banyak HRD di berbagai perusahaan di Indonesia, baik bersifat publik training maupun inhouse training. Training HRD yang diberikan sangat dalam dan luas, dengan berbagai macam judul Training HRD. Baca Judul Training HRD yang ditawarkan disini.