Skenario dan Dokumen Business Continuity Plan (BCP)

Dokumen Business Continuity Plan (BCP) adalah dokumen resmi perusahaan yang merinci strategi dan langkah-langkah yang harus diambil dalam menghadapi situasi darurat atau gangguan yang dapat menghambat kelancaran operasional.

Contoh Langkah-langkah yang diambil berikut penjelasan terkait:

Dokumen Resmi Perusahaan atas Business Continuity Plan (BCP):

Ini merujuk pada dokumen formal yang mendokumentasikan rencana kontinuitas bisnis perusahaan. Dokumen ini setidaknya mencakup skenario-skenario berikut:

a. Lokasi Kerja Utama Tidak Dapat Digunakan:

Menjelaskan tindakan dan prosedur yang akan diambil jika lokasi kerja utama tidak dapat digunakan, misalnya karena bencana alam atau peristiwa darurat lainnya.

b. 100% Karyawan Tidak Masuk Kerja:

Mendokumentasikan langkah-langkah yang akan diambil jika seluruh karyawan tidak dapat masuk kerja, mungkin karena situasi darurat yang melibatkan keamanan atau kesehatan.

c. System dan Sarana Pendukung Sistem Mati:

Menjelaskan rencana tindakan jika sistem utama atau sarana pendukung sistem mengalami kegagalan.

d. Vendor Pendukung Tidak Beroperasi:

Merinci langkah-langkah jika vendor-vendor yang mendukung operasional perusahaan juga terkena dampak dan tidak dapat beroperasi.

BCP Telah Di-uji Coba:

Menunjukkan bahwa rencana kontinuitas bisnis telah diuji untuk memastikan efektivitasnya. Uji coba tersebut setidaknya mencakup skenario-skenario yang sama seperti yang disebutkan di atas. Uji coba ini dapat melibatkan simulasi atau latihan skenario untuk memastikan bahwa semua pihak terlibat memahami dan dapat melaksanakan rencana dengan baik.

Dokumen Uji Coba BCP dengan Hasil yang Baik:

Merinci hasil dari uji coba BCP, menunjukkan apakah rencana tersebut efektif dan dapat diterapkan dengan baik dalam situasi yang diuji. Hasil yang baik menunjukkan bahwa rencana tersebut mampu memitigasi dampak dan memulihkan operasional dengan efisien.

Dokumen-dokumen ini esensial untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki rencana yang jelas, teruji, dan dapat diandalkan dalam menghadapi situasi darurat atau gangguan yang dapat mempengaruhi kelangsungan bisnis.

Contoh Ringkas dari Bagian Dokumen BCP

Berikut adalah contoh ringkas dari bagian dokumen BCP terkait dengan skenario-skenario yang telah disebutkan:

Business Continuity Plan (BCP) Document

1. Lokasi Kerja Utama Tidak Dapat Digunakan:

• Skenario:
  • Deskripsi Skenario:
    • Lokasi kerja utama, termasuk kantor pusat dan pusat data, tidak dapat digunakan karena bencana alam (contoh: gempa bumi, kebakaran besar).
  • Tindakan dan Prosedur:
    • Tim keamanan akan memastikan evakuasi seluruh staf sesuai prosedur darurat.
    • Sistem darurat dan pusat operasional darurat akan diaktifkan untuk menjaga kelangsungan operasional kritis.
    • Informasi kontak darurat akan disebarkan kepada seluruh karyawan.

2. 100% Karyawan Tidak Masuk Kerja:

• Skenario:
  • Deskripsi Skenario:
    • Seluruh karyawan tidak dapat masuk kerja karena situasi darurat kesehatan masyarakat (contoh: pandemi).
  • Tindakan dan Prosedur:
    • Kerja jarak jauh akan diaktifkan untuk seluruh staf non-esensial.
    • Tim HR akan memberikan dukungan psikologis dan informasi kesehatan kepada karyawan.
    • Komunikasi rutin akan ditingkatkan melalui saluran digital.

3. System dan Sarana Pendukung Sistem Mati:

• Skenario:
  • Deskripsi Skenario:
    • Sistem utama dan sarana pendukung sistem mengalami kegagalan total karena gangguan teknis.
  • Tindakan dan Prosedur:
    • Tim IT akan segera mengidentifikasi sumber gangguan dan memulai pemulihan sistem.
    • Pembaruan status akan secara teratur disebarkan kepada pemangku kepentingan melalui platform komunikasi darurat.

4. Vendor Pendukung Tidak Beroperasi:

• Skenario:
  • Deskripsi Skenario:
    • Vendor-vendor kunci yang mendukung operasional perusahaan menghentikan operasional mereka.
  • Tindakan dan Prosedur:
    • Tim rantai pasokan akan segera mengevaluasi alternatif vendor dan merencanakan pemindahan sementara.
    • Tim keuangan akan menilai dampak keuangan dan mengkoordinasikan dengan vendor-vendor terdampak.

5. Uji Coba BCP:

• Deskripsi Uji Coba:
  • Uji coba BCP dilakukan pada [tanggal] dengan melibatkan [tim/tim] untuk menguji respons dan efektivitas rencana di atas.
• Hasil Uji Coba:
  • Semua tim melaksanakan tindakan sesuai prosedur dengan sukses.
  • Evaluasi menyatakan bahwa rencana ini efektif, namun beberapa perbaikan kecil direkomendasikan.

Dokumen ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik spesifik perusahaan. Ini hanya merupakan contoh dasar untuk memberikan gambaran umum tentang bagaimana informasi dapat disusun dalam dokumen BCP.