Performance Appraisal – Kesalahan Dalam Menilai

Halooo rekan HR di seluruh Indonesia ! apakabar?! tentu baik-baik ya…. 🙂

Demam atas informasi kenaikan harga BBM, isue Demo, kasus skandal korupsi, kemacetan lalu lintas di Jakarta, benar-benar tengah melanda sebagian besar rakyat Indonesia. Semangat, Gairah, hasrat dan gelora begitu membara menyaksikan berita-berita perseteruan, adu strategi politik, persaingan menuju pemilu 2014. Sungguh panas dan mendebarkan suasana menjelang 2014, yang dirasakan oleh sebagian orang, khususnya bagi orang-orang yang mengamati suhu politik menjelang 2014. Oopppss lhoooo ini mau ngomongin pemilu 2014 atau mau ngomongin Performance Appraisal siiyyyy? oops Sory…OK ! saking bergairahnya membicarakan suhu politk yang membara….sampai lupa dengan judul artikel di atas 🙂 maaf yaaa… ok mari kita simpan dulu Keinginan hasrat itu. Mari kita bicarakan sebuah topik sexy,Topik HOT, topik menarik dalam dunia HR, yaitu Performance Appraisal atau Penilaian kinerja.

Mengapa Performance Appraisal atau Penilaian Kinerja menjadi topik sexy yang selalu menjadi perbincangan, pergunjingan, perdebatan, bukan hanya oleh praktisi HRD saja, bukan hanya oleh kalangan HR saja, tetapi oleh hampir setiap karyawan dalam perusahaan, Topik Performance Appraisal ini selalu mendorong gairah, hasrat keinginan sebagian besar karyawan untuk membicarakannya baik di forum resmi maupun di forum underground ( he he he kok istilahnya underground yaaa.. kesannya jadi vulgar :). Karyawan maupun praktisi HRD selalu tertarik membicarakan topik sexy tersebut. mengapa ? mari kita baca lebih lanjut….

Sebagian praktisi HRD, sebagian staf HRD menyadari bahwa Performance Appraisal yang dilaksanakan diperusahaannya masih belum obyektif, masih subyektif, mengapa? sebagian dari praktisi HR sudah tahu jawabannya, tetapi ada sebagian praktisi HRD belum tahu apa penyebabnya, bagaimana dengan Anda ? mengapa Performance Appraisal kurang obyektif? mengapa penilaian kinerja masih subyektif?

Mari kita bahas satu persatu, setuju ?! ya harus setuju he he, tapi sabar… untuk topik panas ini oppss maaf, topik panas ini maksudnya bukan cerita dewasa, cerita seks atau sejenisnya lhooo… maksudnya topik penilaian kinerja ini selalu menjadi perbincangan hangat tiada berujung dari praktisi HR maupun karyawan yang jelas-jelas sebagian besar bukan orang HR alias Non HR.

OK Mari kita mulai…… maaf buat yang sudah tidak sabar….

Jika berbicara tentang performance Appraisal (PA), kita harus tahu apa sih performance appraisal itu? sehingga jawabannya adalah performance appraisal adalah… bla, bla bla..dst, saya anggap Anda semua sudah tahu apa itu penilaian kinerja. Rekan, hal utama yang harus kita perhatikan adalah bahwa PA ini bertujuan untuk memetakan “siapa” saja karyawan yang ada dalam perusahaan kita, perusahaan anda. YA tepat Membuat PETA !! dengan peta itu diharapkan para pemimpin perusahaan dapat melihat orang-orang dengan kualifikasi seperti apa yang sekarang ada dalam perusahaan. Ops ! Mungkin ada diantara Anda yang bertanya…”Kok PA untuk membuat PETA? bukannya PA bertujuan untuk menilai kinerja karyawan?” ha ha ha… ya ya ya betul juga siiiyyyy… he he he betul sekali, PA bertujuan untuk menilai kinerja karyawan, namanya juga appraisal dari performance, tetapi dari penilaian yang dilakukan akan didapatkan sebuah PETA bukan? Peta yang akan menggambarkan berapa jumlah karyawan yang oustanding, berapa yang average dan seterusnya, dengan kata lain, berapa karyawan yang mendapat nilai A, nilai B, nilai C, nilai D, nilai E. Itulah peta yang kita buat, dimana peta itu nanti mempunyai banyak fungsi, mempunyai banyak manfaat bagi karyawan, atasan, bawahan, maupun perusahaan. karena itu buatlah PETA dengan benar dan PETA yang menggambarkan kondisi sesungguhnya. Bisa anda bayangkan jika PETA yang anda buat ternyata tidak menggambarkan kondisi yang sesungguhnya? bagaimana menurut Anda? kira-kira apa dampaknya? kira-kira apa kerugiannya bagi bawahan, atasan dan perusahaan? saya yakin anda bisa menjawabnya. PETA yang tidak mengambarkan kondisi yang sebenarnya tentu akan menyesatkan para pimpinan dalam perusahaan untuk mengambil serangkaian tindakan action dalam proses bisnis-nya. Sangat Fatal bukan? “Lagian ngapain juga bikin PETA yang tidak menggambarkan kondisi sesungguhnya, bukan begitu?” he he he…. hanya buang-buang waktu dan keringat saja yaaa….

Idealnya, PETA yang kita buat harus sesuai dengan kondisi aktual yang ada dalam perusahaan. Pertanyaannya : bagaimana cara membuat PETA yang benar (baca : Performance appraisal yang obyektif) ??

Untuk membuat sebuah PETA yang benar, untuk membuat Performance Appraisal yang Obyektif, kita harus tahu dulu 5 (lima) faktor penting dalam performance appraisal,

yaitu :

1. Metoda Performance appraisal
2. Tools Performance Appraisal
3. Apa yang dinilai
4. Orang yang menilai
5. Orang yang dinilai

Dalam artikel ini, kami akan membahas hanya point ke-4, yaitu orang yang menilai dalam performance appraisal. Untuk 4 point lainnya akan kami bahas dalam artikel-artikel kami selanjutnya, sabar ya…karena itu sering-sering mampir ke website HRD Forum www.HRD-Forum.com

Mari kita mulai….

Menilai juga perlu pelatihan… alias perlu latihan

Jika anda mempunyai anak buah, jika anda mempunyai staf, anda akan diminta untuk menilai kinerja anak buah anda, bukan begitu? pertanyaannya, apakah anda pernah mendapatkan sebuah pelatihan, briefing atau apalah namanya dimana dalam kegiatan itu anda dilatih bagaimana caranya menilai yang baik dan benar? pernahkah anda sebagai penilai mendapatkan pelatihan bagaimana cara menggunakan form performance appraisal dengan baik dan benar? pernahkah anda sebagai penilai mendapatkan training bagaimana mendefinisikan point-point yang akan dinilai? pernahkah..pernahkah… sebagian besar orang yang saya tanya menjawab hanya dengan senyum… ha ha ha senyum ya hanya senyum 🙂 Karena kebanyakan dari mereka hanya disodori form penilaian dan diminta untuk menilai staf atau bawahannya, ya hanya begitu…. bisa dibayangkan, bagaimana hasilnya ? setiap penilai pastinya akan mendefinisikan setiap point penilaian berdasarkan definisinya masing-masing. Karena itulah dipastikan Performance Appraisal akan Bias dan tidak valid.

Ops ! ada yang bertanya, “Apakah untuk menjadi penilai dalam performance appraisal perlu pelatihan khusus?” ya ya ya saya jawab ya.. jika kita ingin membuat PETA yang benar, maka penilai dalam performance appraisal harus dibekali dengan kompetensi khusus, yaitu bagaimana cara menilai yang baik dan benar. Pelatihan ini dapat difasilitasi oleh rekan-rekan HRD di perusahaan masing-masing.

Dalam pelatihan tersebut, atau saya sebut saja “sosialisasi” para penilai dikumpulkan disatu ruangan, lalu HRD menjelaskan tujuan dan manfaat dari penilaian kinerja yang obyektif, mengapa penilaian harus obyektif, apa akibatnya jika subyektif, bagaimana cara melakukan penilaian yang baik dan benar, dijelaskan apa definisi dari masing-masing item-item penilaian, bagaimana cara menggunakan form PA, dsb, dsb.

Selain pelatihan atau sosialisasi khusus tersebut, banyak penilai melakukan kesalahan dalam penilaian, apa saja kesalahan yang sering dilakukan? mari kita lihat kesalahan umum yang sering terjadi dalam menilai kinerja karyawan :

Halo Effect

Adalah kecenderungan dari penilai untuk memberi nilai terlalu baik atau tinggi kepada staf atau bawahan yang dekat dengannya. Penilaian diberikan bukan berdasarkan hasil kinerja staf atau bawahan tetapi berdasarkan kesan penilai kepada staf atau bawahan. Seringkali hal ini mengakibatkan penilaian menjadi tidak akurat, karena lebih didasarkan pada emosi, bukannya fakta.

Misalnya ;

Setiap pagi staf atau bawahan selalu menawarkan atau membuatkan kopi / teh dan menyiapkan segala keperluannya sehingga sang penilai sangat terkesan dengan perilaku baik sang anak buah. Dalam memberi penilaian, nilai baik atau tinggi yang diberikan hanya berdasarkan kesan yang dia rasakan dan lihat, bukan berdasarkan hasil kinerja secara keseluruhan.

Leniency

Kecenderungan penilai untuk memberikan nilai yang terlalu tinggi atau lunak atau terlalu murah kepada staf atau bawahannya secara konsisten. Hal ini biasanya dilakukan ketika penilai merasa sungkan untuk memberikan penilaian yang negatif (sebenarnya). hal ini mengakibatkan gagalnya sistem appraisal, karena tidak mengevaluasi kinerja aktual dari staf atau bawahannya.

Central Tendency

Kecenderungan dari penilai untuk memberikan nilai rata-rata bagi seluruh staf atau anak buah. Penilai menghindari konflik dalam team-nya dengan cara bermain aman, mencari mudahnya saja, dan mungkin juga penilai kurang paham mengenai orang yang dinilai dan pekerjaannya.

Subjektifitas

Kecenderungan penilai untuk memberikan penilaian yang subjektif, tidak objektif, sehingga menjadi tidak adil. Misalnya, penilai tidak menyukai karyawan tertentu, sehingga ia bisa menilainya rendah, selain menjadikan penilaian tidak akurat, Faktor like & dislike sangat kental dalam kasus ini.

Recent Performance Effect

Kecenderungan penilai memberikan nilai sesuai dengan kinerja karyawan yang terjadi dalam rentang waktu tertentu saja, bukannya sepanjang periode penilaian. hal ini dapat dihindari dengan membuat catatan atau dokumentasi kinerja karyawan disetiap minggu atau bulan.

Misalnya :

PA Periode tahun 2013 penilaian kinerja dilakukan untuk menilai kinerja karyawan dari bulan januari sampai Desember 2013. PA dilakukan pada pertengahan bulan Desember 2013, ternyata misalnya kinerja yang dinilai oleh penilai hanya kinerja karyawan dari bulan September s/d Desember 2013, sementara kinerja dari bulan januari sampai dengan Agustus 2013 diabaikan. mengapa hal ini terjadi? banyak sekali penyebabnya diantaranya, lupa atau tidak ingat kinerja anak buahnya dari Januari 2013 sampai Agustus 2013, penilai tidak memiliki catatan, arsip, dokumentasi seluruh hasil kinerja anak buahnya sehingga sang penilai hanya menilai yang diingatnya saja.

Horn Effect

Kecenderungan penilai memberikan nilai di area lain, saat penilai menemukan satu kualitas buruk dari staf atau bawahannya Misalnya, ketika penilai melihat bahwa staf atau bawahannya tidak berjabat tangan saat menghadapi klien, maka penilai langsung beranggapan bahwa staf atau bawahannya tersebut tidak profesional, lalu memberikan nilai rendah.

Stereotyping

Stereotype adalah suatu pemikiran yang dimiliki oleh penilai mengenai staf atau bawahannya berdasarkan gender, almamater, SARA, kasta, dan sebagainya. Disini, penilai melakukan stereotype yang menjadikan ia menilai seseorang berdasarkan pemikiran tersebut, bukan kinerja aktual. Misalnya, penilai langsung memberikan nilai buruk pada staf atau bawahan dari almamater tertentu yang dianggapnya tidak berkualitas. Kenyataannya belum tentu demikian, bukan?

Self Serving Bias

Kecenderungan penilai memandang bahwa “dia – penilai” bertanggung jawab terhadap kesuksesan, sementara staf atau bawahannya bertanggung jawab terhadap kegagalan. Sehingga, jika tim sukses maka itu disebabkan kepemimpinannya yang bagus, sementara jika tim gagal maka disebabkan karena staf atau bawahannya. dalam kasus ini biasanya penilai sangat pelit dalam memberi nilai.

Semua kesalahan penilaian itu ada di dalam faktor diri sang penilai, yang ternyata sangat komplek dan tidak bisa dianggap sederhana. gawatnya ! masih ada 4 faktor lagi yang sangat menentukan, untuk membuat performance appraisal menjadi lebih obyektif. (Tidak ada salahnya jika anda menyempatkan diri untuk hadir dalam workshop yang kami selenggarakan, yaitu “Performance appraisal with KPI” yang diadakan setiap bulannya oleh HRD Forum. Tertarik untuk mengikuti training tersebut? silakan hubungi kami HRD Forum segera). Atau perusahaan Anda ingin membuat performance appraisal dengan baik ? HRD Forum siap diundang untuk hadir di perusahaan Anda. OK Langsung saja menghubungi HRD Forum di 08788-1000-100 atau via email : Event@HRD-Forum.com

Empat faktor penting lainnya, akan kami bahas dalam artikel-artikel berikutnya, simak selalu artikel dan news yang kami tayangkan dalam website HRD Forum. Terimakasih, sampai jumpa di tangga kesuksesan.

Bahari Antono

Follow me on Twitter @BahariAntono