Proses Pembuatan KPI

Dalam salah satu sesi project pendampingan pembuatan KPI di sebuah perusahaan besar di Indonesia, Seorang HR Manager sibuk memperbaiki KPI untuk dirinya, masih banyak ternyata yang salah, kesalahan umumnya dimulai dari kesalahan membuat atau mendefinisikan objektif dari aktifitas di job descriptionnnya, kesalahan dalam penentuan objektif akan menjadi penyebab salahnya penentuan KPI di langkah berikutnya. Ketika salah menentukan KPI maka kesalahan berikutnya, adalah kesalahan penentuan target dan diakhiri dengan kesalahan membuat action plan atau key initiatives.

“Nah apa sih yang ditulis diatas? bingung saya, maksudnya apa ya?” mungkin begitu batin Anda.

Rekan HRD di Indonesia, kalimat pada paragrap pertama tersebut adalah proses umum dalam pembuatan KPI, langkah-langkah pembuatan KPI. Baik pada kesempatan ini akan saya tuliskan kembali bagaimana urut-urutan pembuatan KPI ;

1. Buatlah Job Description dengan benar, lengkap dan sesuai dengan kondisi aktual
2. Tentukan objective dari setiap aktifitas job description
3. Berdasarkan objective yang sudah ditentukan atau ditetapkan, berdasarkan masing-masing objective tersebut lalu kita buatkan indikator keberhasilan dari setiap objective tersebut, dan biasanya kita sebut dengan KPI.
4. Langkah selanjutnya para atasan menetapkan target dari setiap KPI
5. Langkah terakhir adalah membuat Key Initiatives atau Action Plan-nya dari setiap target yang telah diberikan. Dilangkah terakhir ini intinya kita bertanya “apa tindakan-tindakan yang harus saya lakukan agar target dapat dicapai?” ; tuliskan semua point-pointnya secara lengkap.

Seperti itulah langkah pembuatan KPI, mulai dari Job Description sampai pembuatan action plannya.

Jika sudah sampai langkah kelima, dan mulai mengimplementasikan KPI dalam proses bisnis di perusahaan, problem baru biasanya muncul, yaitu pertama, bagaimana cara memonitor, mengontrol dan menilai pencapaian target KPI dan kedua bagaimana cara monitor dan kontrol pelaksanaan action plan yang sudah dibuat.

Bagaimana caranya? ya tidak sulit sebenarnya bahkan sangat mudah, sepanjang kita mau melakukan dan sedikit pekerjaan tambahan.

Pembuatan alat kontrol dan monitor

Banyak alat kontrol dan monitor yang bisa anda buat. Anda pernah masuk ke dalam toilet atau restroom sebuah hotel atau mall atau perkantoran? di dinding toilet atau restroom biasanya tertempel secarik kertas yang berisi tabel checking jadwal pembersihan toilet atau restroom, dimana setiap selesai membersihkan toilet atau restroom, petugas membubuhkan parafnya dan secara rutin pula atasan petugas tersebut mengeceknya dan setiap selesai mengecek akan membubuhkan parafnya juga sebagai tanda approval atau mengetahui.

Ya itu hanya contoh sederhana bagaimana cara kontrol dan monitor pencapaian KPI sekaligus kontrol action plannya juga.

Bagaimana dengan bagian lain, departemen lain? pada prinsipnya sama, buatlah sebuah atau beberapa alat kontrol dan monitor, baik untuk kontrol dan monitor pencapaian target KPI maupun alat kontrol dan monitor untuk pelaksanaan action plan.

Adapun bentuknya bisa berupa :

• Formulir isian
• Tabel Checklist
• Form formula penilaian
• Kotak saran
• Form pelaksanaan action plan
• Surat-surat
• Nomor pengaduan
• Kuesioner
• CCTV
• Papan Monitor & Kontrol
• Dashboard
• Dan lain-lain

Lumayan banyak dan beragam, tergantung jenis KPI dan action plannya. Dan agar semuanya dapat berjalan dengan baik, langkah selanjutnya adalah membuat SOP untuk semua aktifitas tersebut di atas. Jika semuanya sudah dibuat, selanjutnya anda tinggal menjalankannya, sistem yang akan menggerakkan semuanya, sehingga bisnis dapat berjalan dengan sendirinya, tanpa banyak campur tangan dari para pimpinannya.

Semoga sedikit mencerahkan Rekan-rekan HRD dan pelaku bisnis di Indonesia.

Terima Kasih telah memilih HRD Forum.

salam HR !

Bahari Antono
Owner & Founder HRD Forum

—

Ingin ikut training proses pembuatan KPI dan bagaimana kontrol serta monitor pencapaiannya? silakan email ke Event@HRD-Forum.com ; Ingin membuat & dibuatkan KPI di perusahaan Anda? silakan hubungi HRD Forum. BIsa juga dengan mengirimkan pesan whatsapp ke 0818715595