Siapakah yang membuat job description? HRD atau User?

Dear Admin HRD Forum,

Mohon izin bertanya, Saya baru saja menjabat sebagai HRD di sebuah perusahaan di Jakarta. Tugas pertama saya adalah membuat dan memperbaiki job description. Sebagai informasi di perusahaan saya ada sebagian jabatan sudah mempunyai job description dan ada sebagian jabatan yang tidak mempunyai job description. Untuk jabatan-jabatan yang sudah ada job descriptionnya, ternyata job descriptionnya sebagian besar sekitar 90% sudah tidak valid lagi. Pertanyaan saya, sebenarnya siapakah yang membuat job description, apakah menjadi tugas HRD atau tugas atasannya? Mohon pencerahannya. Salam – Shesha.

Jawab :

Dear Shesha,

Terima kasih atas email pertanyaannya. Baiklah akan kami jawab pertanyaan Shesha mengenai siapakah yang sebaiknya membuat job description. Sebelum menjawab pertanyaan Shesha, ada baiknya kami jelaskan terlebih dahulu apa itu job description. Job Description adalah uraian tugas minimal dari sebuah jabatan yang berisi informasi tugas dan tanggung jawab yang minimal harus dilakukan oleh sebuah jabatan. Dalam job description tergambarkan uraian tugas, kompetensi yang harus dimiliki, performance indicatornya, posisi jabatan dalam struktur organisasi, dsb. Untuk jelasnya kami sarankan Shesha bergabung dalam mailing-list yang HRD Forum kelola yaitu Diskusi-HRD@googlegroups.com. [RED: atau bergabung dalam whatsapp Groups HRD Forum]

Siapakah yang membuat Job Description?

Sebagian orang mengatakan bahwa HRD lah yang wajib membuatkan Job Description dari semua jabatan yang ada di dalam perusahaan, dan sebagian orang lagi mengatakan, bahwa membuat job description adalah tugas dari User atau atasan dari pemegang jabatan tsb. Lalu mana yang benar? membuat job description adalah tugas HRD atau tugas atasan?

Menurut HRD Forum, tugas membuat job description adalah tugas dari user atau atasan si pemegang jabatan, mengapa? karena atasanlah yang mengerti tentang detil apa tugas dan tanggung jawab dari job holder atau pemegang jabatan. Sementara tugas HRD adalah mendampingi atau mengawal user atau atasan tsb dalam pembuatan job description, HRD yang menyiapkan semua template job description, HRD wajib menjelaskan dan melatih para user atau atasan bagaimana membuat job description yang benar.

Lebih rinci tentang siapa yang seharusnya membuat Job Description

Job description atau deskripsi pekerjaan seharusnya dibuat oleh pemimpin tim atau pimpinan yang akan mempekerjakan orang untuk posisi tersebut, bekerja sama dengan pihak HR (Sumber Daya Manusia). Proses pembuatan job description biasanya melibatkan beberapa langkah yang melibatkan input dari berbagai pihak, termasuk:

1. Pimpinan atau Manajer Tim: Pimpinan tim yang akan mempekerjakan seseorang untuk posisi tersebut memiliki pemahaman yang mendalam tentang pekerjaan yang perlu dilakukan. Mereka memberikan wawasan tentang tugas, tanggung jawab, dan harapan yang terkait dengan posisi tersebut.
2. HR atau Departemen Personalia: Tim HR bertanggung jawab dalam merancang dan mengkoordinasi proses pembuatan job description. Mereka dapat memberikan panduan dan bantuan dalam merumuskan deskripsi pekerjaan yang sesuai dengan kebijakan dan struktur organisasi perusahaan.
3. Pegawai yang Menduduki Posisi Serupa (Jika Ada): Jika ada pegawai yang telah menduduki posisi serupa, konsultasi dengan mereka dapat memberikan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang dibutuhkan dalam peran tersebut.
4. Stakeholder Terkait: Terkadang, beberapa pekerjaan melibatkan interaksi dengan pihak lain, seperti klien atau pelanggan. Pendapat dari pihak-pihak ini juga dapat diperhitungkan dalam pembuatan deskripsi pekerjaan.

Penting untuk mencatat bahwa job description harus mencerminkan tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan harapan yang jelas terkait dengan posisi tersebut. Oleh karena itu, kerja sama antara HR dan pemimpin tim sangat penting untuk memastikan bahwa deskripsi pekerjaan akurat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, perlu juga ada proses revisi dan pemutakhiran secara berkala terhadap job description sesuai dengan perkembangan organisasi dan perubahan dalam peran tertentu. Ini membantu memastikan bahwa deskripsi pekerjaan selalu mencerminkan kebutuhan aktual perusahaan.

Demikian jawaban dari kami HRD Forum, lebih kurangnya HRD Forum memohon maaf. Sebagai saran buat Shesha, karena Shesha baru menjabat sebagai HRD Baru, ada baiknya Shesha bergabung dalam komunitas HRD yang HRD Forum bentuk dan kelola, yaitu Diskusi-HRD@googlegroups.com ; Shesha bisa berdiskusi bersama member yang 90% adalah praktisi HRD dari seluruh Indonesia. Terima Kasih.

HRD Forum Connect
Linktr.ee/hrdforum

HRD Forum – Training HRD – Diskusi HRD – Jasa Konsultan HRD Indonesia