Tugas Seorang Praktisi General Affairs di Perusahaan
Dalam setiap perusahaan, terdapat departemen General Affairs (GA) yang bertanggung jawab atas berbagai aspek penting dalam menjalankan operasional harian. Praktisi General Affairs memiliki peran yang krusial dalam mendukung berbagai kegiatan internal perusahaan dan memastikan bahwa lingkungan kerja berjalan dengan lancar. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi tugas dan tanggung jawab seorang praktisi General Affairs di perusahaan.
Manajemen Fasilitas
Salah satu tugas utama seorang praktisi General Affairs adalah mengelola fasilitas fisik perusahaan. Ini mencakup pemeliharaan dan perawatan gedung, sistem keamanan, utilitas, peralatan kantor, dan peralatan lain yang diperlukan untuk operasional harian. Praktisi General Affairs juga harus mengoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan renovasi, perluasan, atau perpindahan kantor jika diperlukan. Mereka juga bertanggung jawab dalam mengatur kontrak dengan vendor untuk jasa pemeliharaan dan perbaikan fasilitas.
Pengelolaan Aset
Praktisi General Affairs memiliki tanggung jawab dalam mengelola aset perusahaan, termasuk inventarisasi dan pengadaan peralatan kantor, furnitur, kendaraan, dan barang-barang lain yang diperlukan dalam operasional perusahaan. Mereka harus memastikan bahwa aset-aset tersebut terdaftar dengan baik, terawat dengan baik, dan tersedia secara tepat waktu untuk kebutuhan karyawan.
Pengelolaan Pengadaan
Praktisi General Affairs bertanggung jawab dalam pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa. Mereka harus merencanakan dan melaksanakan pengadaan yang efisien dan efektif, termasuk memastikan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan dan anggaran yang ditetapkan. Praktisi General Affairs juga harus menjalin hubungan yang baik dengan pemasok dan mengelola kontrak dengan mereka.
Administrasi Karyawan
Tugas praktisi General Affairs juga meliputi administrasi terkait karyawan. Mereka bertanggung jawab dalam mengelola dokumen dan data karyawan, seperti kontrak kerja, absensi, cuti, tunjangan, dan asuransi kesehatan. Praktisi General Affairs juga sering kali terlibat dalam proses rekrutmen dan onboarding karyawan baru, serta mengelola program kepegawaian seperti penghargaan dan pengakuan karyawan.
Kesehatan dan Keselamatan Kerja
Praktisi General Affairs memiliki peran penting dalam memastikan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi seluruh karyawan. Mereka harus mengelola program kesehatan dan keselamatan kerja, termasuk penilaian risiko, pelatihan karyawan tentang keselamatan, pengelolaan insiden kecelakaan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan kesehatan dan keselamatan yang berlaku.
Manajemen Perjalanan dan Acara
Praktisi General Affairs juga dapat bertanggung jawab dalam manajemen perjalanan dinas dan pengaturan acara perusahaan. Mereka harus mengelola proses pemesanan tiket, reservasi hotel, transportasi, dan akomodasi untuk keperluan perjalanan bisnis karyawan. Selain itu, mereka juga dapat mengorganisir acara perusahaan seperti seminar, konferensi, pelatihan, dan acara sosial lainnya. Praktisi General Affairs harus memastikan bahwa semua perjalanan dan acara berjalan lancar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pengelolaan Pekerja Kontrak
Dalam beberapa perusahaan, praktisi General Affairs juga bertanggung jawab dalam pengelolaan pekerja kontrak atau outsourcing. Mereka harus memastikan bahwa proses kontrak dan pembayaran dilakukan secara tepat waktu dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Praktisi General Affairs juga harus menjaga hubungan yang baik dengan pihak ketiga yang menyediakan tenaga kerja kontrak.
Koordinasi dengan Pihak Eksternal
Sebagai perwakilan perusahaan, praktisi General Affairs sering berhubungan dengan pihak eksternal seperti lembaga pemerintah, perbankan, penyedia jasa, dan mitra bisnis lainnya. Mereka harus menjalin komunikasi yang efektif dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak-pihak tersebut dalam rangka mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
Keberlanjutan dan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
Dalam era yang semakin peduli terhadap isu-isu keberlanjutan dan tanggung jawab sosial perusahaan, praktisi General Affairs juga dapat terlibat dalam mengelola program-program keberlanjutan dan tanggung jawab sosial perusahaan. Ini mencakup pengelolaan program keberlanjutan, partisipasi dalam kegiatan sosial, pengelolaan donasi, dan inisiatif lain yang bertujuan untuk memberikan dampak positif pada lingkungan dan masyarakat sekitar.
Kesimpulan
Praktisi General Affairs memiliki peran yang penting dalam menjalankan berbagai aspek penting dalam perusahaan. Dari pengelolaan fasilitas fisik, pengelolaan aset, hingga administrasi karyawan dan manajemen perjalanan, mereka berperan dalam memastikan operasional perusahaan berjalan dengan lancar dan efisien. Praktisi General Affairs juga terlibat dalam aspek keberlanjutan dan tanggung jawab sosial perusahaan, serta menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal. Dalam era yang terus berubah dan kompetitif, peran praktisi General Affairs menjadi semakin strategis untuk mendukung pertumbuhan dan keberhasilan perusahaan.
