Home | Article | Tugas General Affair

Tugas General Affair

Berfoto bersama pak Yudo dan pak Cipto saat kunjungan ke Belitung

Berfoto bersama pak Yudo dan pak Cipto saat kunjungan ke Belitung

Hampir disemua perusahaan ada bagian yang sering disebut sebagai “bagian umum”. Bagian tersebut sering juga kita mengenalnya dengan istilah general affair.

Tugasnya cukup unik, mulai dari mengurusi perizinan, protokoler, perawatan gedung, instalasi listrik, telepon, pompa air, pengadaan alat tulis kantor, pengadaan dan perawatan kendaraan dinas, sampai mengurusi urusan gula, kopi, teh dan yang paling uhuuy adalah mengurusi semua permasalah di toilet. Dalam tulisan kali ini, saya ingin membahas antara teori dan prakteknya di lapangan mengenai tugas general affair.

Tugas General Affair dan Tugas HR

Ada sebagian orang yang masih bingung. Sebenarnya, HR dan General Affair itu sama atau berbeda? Sebagian mengatakan sama, sebagian lagi mengatakan berbeda. Yang mengatakan sama, biasanya karena HR & General Affair di perusahaannya masih menjadi satu, yaitu HR & GA departemen. Di sana seorang HR ya juga orang GA, dia HR juga sekaligus orang GA. Mengapa? Ya jelas karena nama departemennya HR & GA.

Tetapi, sebagian lagi mengatakan HR dan GA itu berbeda. Mengapa? karena mungkin mereka sudah sangat memahami bahwa job description HR dan job description GA itu tidak sama. Atau mereka mengatakan berbeda lantaran di perusahaannya sudah dipisahkan antara departemen HR dengan departemen General Affairs.

Yuuk kita lihat lebih dalam lagi bagaimana praktek pelaksanaan pekerjaan di sebuah perusahaan yang masih menyatukan antara HR dengan General Affairs.

struktur HRGA-3Umumnya, penugasan dalam departemen HR & GA sudah dibagi-bagi sesuai dengan job descriptionnya masing-masing. Katakan dalam departemen HR & GA ada 5 orang karyawan, terdiri dari satu manager, dua supervisor dan dua staf. Sang manager HR & GA kemudian membagi tugas untuk empat anak buahnya, misalkan masing-masingnya satu supervisor mengurusi HR, satu supervisor lagi mengurusi GA, satu staf mengurusi HR dan satu staf lagi mengurusi GA. Dari pembagian tugas tersebut kita dapat melihat dengan jelas, walaupun departemennya bernama HR & GA Departemen, tetapi ternyata pekerjaan HR dan GA masing-masing dipegang oleh orang-orang yang berbeda. Misalkan Risha mengurusi HR, maka seluruh karyawan mengatakan bahwa Risha adalah orang HR, sementara misalkan Arfin mengurusi GA, maka orang-orang mengenal Arfin sebagai orang GA karena pekerjaannya mengurusi GA.

Di sebagian perusahaan masih ada penyatuan antara HR dan General Affair, tetapi di sebagian perusahaan lain, sudah ada pemisahan antara HR dan General Affair. Mengapa dipisahkan antara HR dan General Affair ?  ya karena pada prinsipnya tugas, pekerjaan dan tanggung jawab antara HR dan General Affair sangatlah berbeda. HR lebih banyak mengurusi manusia atau karyawan, sementara General Affair lebih banyak mengurusi benda mati, seperti tempat parkir, toilet, atap bocor, AC, kopi, gula, perizinan, mobil, motor dan sebagainya. Saya katakan lebih banyak, karena HR tidak 100% mengurusi karyawan, kadang HR juga harus mengurusi kertas-kertas alias dokumen, sementara General Affair juga tidak 100% mengurusi benda mati, kadang general affair bertugas mengurusi para manager, pimpinan dan juga para expatriat jika ada.

Ajang mencari Teman, Sahabat, Guru, Ilmu dan jaringan, bahkan pacar atau jodoh, ada di HR BrotherhoodSuper BootCamp, yang diadakan HANYA satu tahun sekali. Cek informasinya di sini : http://www.hrd-forum.com/hr-brotherhood-super-bootcamp-angkatan-ke-9/

Kejelasan akan perbedaan antara tugas general affair dengan tugas HR bisa kita lihat dengan telanjang, coba kita uraikan apa saja sih tugas general affair ?

  1. Melakukan pengelolaan kendaraan dinas
  2. Pengadaan kendaraan dinas
  3. Perawatan gedung
  4. perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
  5. Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
  6. Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  7. Semua bentuk perizinan perusahaan
  8. Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
  9. Keamanan perusahaan (satpam, security)
  10. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
  11. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
  12. Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
  13. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
  14. Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
  15. Mengurusi dan mengelola kantin jika ada

Dari uraian di atas, jelas cukup banyak ya, sangat luas dan beragam. Contoh di atas adalah hanya sebagai contoh saja, tidak semua tugas general affair perusahaan seperti itu.

Tugas Generai Affair dan Tugas Purchasing

general-affairs-box-trainingAnda sudah membaca uraian di atas tentang tugas general affair, mungkin anda bingung, bagaimana mungkin seorang general affair juga merangkap menjadi bagian pengadaan atau pembelian? Ya itulah kenyataannya, ada sebagian perusahaan yang masih mempraktekkan hal tersebut, general affair juga berfungsi sebagai bagian pengadaan atau pembelian.

Nah, lebih seru lagi dan sangat unik saat HR, GA dan Purchasing bahkan Legal menjadi satu bagian. Kenyataannya, masih banyak yang seperti itu. Banyak perusahaan yang masih mempraktekkan hal tersebut, mungkin alasannya untuk meminimalkan cost atau karena faktor ketidaktahuan.

Sebagian perusahaan lain, yang sudah faham bagaimana membangun sebuah organisasi yang fungsi OD Organization Development-nya sudah berfungsi, mereka menetapkan untuk memisahkan bagian pembelian menjadi bagian tersendiri. Bagian ini sering disebut sebagai bagian pengadaan, bagian pembelian, bagian purchasing atau procurement.

Mari kita coba dari uraian tugas general affair di atas kita pisahkan mana yang menjadi bagian tugas general affair dan mana yang menjadi bagian tugas purchasing.

Tugas General Affair

  1. Melakukan pengelolaan dan perawatan kendaraan dinas
  2. Perawatan gedung
  3. perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
  4. Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
  5. Perawatan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  6. Semua bentuk perizinan perusahaan
  7. distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
  8. Keamanan perusahaan (satpam, security)
  9. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
  10. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
  11. mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
  12. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
  13. Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
  14. Mengurusi dan mengelola kantin jika ada
Tugas Purchasing
  1. Pengadaan kendaraan dinas
  2. pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  3. Pengadaan ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
  4. Pengadaan semua kebutuhan operasional perusahaan

Tugas Legal

Nah ini menarik! di sebagian perusahaan besar, ternyata pekerjaan yang terkait dengan surat-surat perizinan, baik terkait legalitas perusahaan, perizinan ketenaga kerjaan, gedung, reklame, kendaraan, alat-alat, expatriat dan semua perizinan lainnya yang belum disebutkan ada di bagian legal atau departemen legal. Artinya seluruh aktifitas pengurusan apapun perizinan yang ada di dalam perusahaan dan bisnis perusahaan ada dalam kendali dan tanggung jawab departemen Legal, bukan menjadi pekerjaan dan tanggung jawab bagian general affairs.

Bagaimana di perusahaan Anda?

Demikian sekilas apa tugas general affair sesungguhnya, jika anda ingin menambahkan atau memberikan komentar silakan tuliskan dibagian komentar. Terima kasih.

Salam Komunitas HRD Forum ! Komunitas HR terbesar di Indonesia.

Bahari Antono, ST, MBA

Owner & Founder HRD Forum

:::Ingin mengundang HRD Forum terkait topik pelatihan generalk affair? silakan hubungi HRD Forum segera.


Note:
Sebagian besar klien pelatihan dan konsultasi HRD Forum adalah klien lama yang sebelumnya pernah mengundang HRD Forum atau pernah hadir di kelas pelatihan yang HRD Forum selenggarakan. Atau klien baru yang mendapatkan rekomendasi dari klien lainnya, atau klien baru yang mendapatkan informasi dari berbagai channel seperti facebook, twitter, linkedin, milis, website, WA, BBM dan sebagainya. Jika perusahaan Anda cocok dengan materi dan metode pelatihan yang HRD Forum sampaikan silakan terus terhubung dengan HRD Forum melalui banyak channel yang tersedia atau direct di 08788-1000-100 ; email : [email protected] ; PIN BB : 5A24F771. website : www.HRD-Forum.com

Silakan teruskan informasi penting ini kepada rekan, kolega dan partner Anda, jika Anda nilai informasi ini bermanfaat. Terima Kasih.

33 comments

  1. Bagus dan bemanfaat

  2. terima kasih sangat membantu. Penjelasannya cukup komperhensif.

  3. Sangat bermanfaat dan jelas sekali informasinya.

  4. Terimakasih informasinya sangat membantu dan sukses slalu. JLOU

  5. Terima kasih informasinya. Benar-benar detail

  6. Pak,,, bagaimana mengenai pengelolaan kendaraan dinas, apakah mengingatkan masa STNK yang habis juga merupakan jobdesk GA? Atau jobdesk driver, GA hanya membantu untuk mengurus perpanjanganny? Terima Kasih..

    • GA harus mempunyai dashboard terkait semua aset perusahaan termasuk masa berlaku surat atau izin-izin lainnya.

    • GA seharusnya memiliki data dan catatan masa berlaku semua surat perizinan perusahaan, termasuk STNK & BPKB kendaraan perusahaan. Saat ini GA sudah banyak yang memiliki “warning system” terkait masa berlaku seluruh surat-surat/dokumen perusahaan.

  7. saya juga GA di Perusahaan saya, tapi kerjaan saya merangkup semua nya. yang lebih parah lagi mengurusi BPJS…

  8. Trimakasih atas penjelasanyan nya

  9. Heheheeee GA sama dengan Ibu Rumah tangga … jadi yang sudah Bapak2 akan memahaminya …
    Saya juga GA dan alhamdulillah Purchasing; Instalasi, dan BPJS sdh dikeluarkan dr Jobdesc GA krn departement sendiri …

  10. Pak kalau untuk sewa gedung baru untuk kantor cabang, hal hal apa saja yang harus diperhatikan??

    • sewa gedung baru untuk pembukaan kantor cabang persiapannya seperti halnya ketika kita masuk rumah baru:
      1. Kita harus mampu mendefinisikan kebutuhan kita dikantor cabang sehinggan bisa memperhitungkan berapa kebutuhan listrik, air untuk menfasilitasi aktifitas kantor
      2. kebutuhan ATK dan stationery
      3. Penting mengetahui jenis usaha dan tujuan dibutukan pembukaan kantor cabang karena akan menentukan lokasi yang harus dilih sekaligus tampilan office yang akan diterapkan, misalnya klo office untuk customer oriented maka tampilan office harus bagus, menarik serta dilokasi strategis yang mudah dijangkau public, sedangkan apabila untuk produksi maka ada beberpa hal lain yang perlu diperhatikan
      4. banyak hal lain yang harus diperhatikan termasuk jumlah SDM yang menempati serta aktivitas apa yang dijalankan di kantor cabang tersebut
      semoga bermanfaat

  11. Alhamdulillah saya sebagai manager HRD & GA dan penjelasan tersebut diatas sudah dijalankan didepartement yang saya pimpin, hanya saja untuk pembelian sudah dihandle oleh departemen purchasing yang dibawahi oleh departemen Finance & Accounting, sehingga untuk pengadaan aset baru berupa pembangunan, pengadaan barang sehubungan degan maintenance, mengadaan mobil dinas dll kita tinggal buat kerangka acuan/proposal pengadaan yang harus disetujui direktur baru kemudian tanggung jawab pembelian ada pada purchasing.

  12. Thank You 🙂

  13. Apa sarjana hukum bisa melamar di posisi GA? Terima kasih

  14. mau tau ruang lingkup pekerjaan yg ada di general affair

  15. apakah sama, jobdesk antara posisi general affair dengan finance general accounting? saya masih bingung dengan jabatan FGA ini

  16. Bila sudah ada departemen maintenance, sebaiknya hal berikut ikut menjadi tanggung jawab GA atau maintenance ?
    1. Pemeliharaan kendaraan dinas (seperti : ganti oli, ganti part, service)
    2. Pemeliharaan gedung (ganti atap, mengecat)

    Terima kasih

    • Tergantung dari ruang lingkup maintenance itu apa saja pak. Harus dijelaskan maintenance itu terkait apa saja. Saran kami diperjelas dulu dep maitenance itu mengurus apa saja, setelah itu akan diketahui apakah pemeliharaan kendaraan dinas dan gedung menjadi tanggung jawab dep mana.

  17. apakah pekerja seorang GA punya target di perusahaan kedepannya? meskipun di prusahaan tersebut posisi GA berjalan dengan lancar. tolong pencerahaanya yaa pak.

    terimakasih

  18. Ada tambahan Kerjaan GA untuk perusahaan-perusahaan Retail, yaitu menjadi Outlet Developement…. dimana GA mempunyai tanggung jawab untuk mencari Outlet-outlet baru sampai ke perhitungan RAB dan berjalannya Proyek. GA banyak banget cakupan pekerjaan nya…. selama bisa dinikmati, saya yakin pekerjaan akan lancar dan aman….
    Izoet

  19. Mau nanya pak, kalo jobbdesk foreman GA di perushaan tambang itu apa y, mohon pencerahanya pak,

  20. Sangat membantu dan bermanfaat…trimakasih.

  21. Hal apa saja yg menjadi pelanggaran TKA

  22. Apakah ada grup WhatsApp untuk General Affair ?
    Biar mudah kalau ingin sharing dan bertanya-tanya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*