Tugas General Affair dan Fungsinya
Tulisan sebelumnya juga menuliskan tentang tugas general affair, mirip dong ya tulisan ini dengan tulisan sebelumnya? ya secara prinsip agak mirip, tetapi tulisan Tugas general Affair kali ini bukan dilihat dari sudut pandang definisi dan lingkup tugasnya, tetapi tulisan yang berjudul Tugas general Affair dan fungsinya ini ingin melihat komentar-komentar dari para praktisi General Affair dan praktisi non General affair yang dalam kesehariannya berhubungan langsung dengan praktisi general affair.
Gatot, begitu saja kita sebut, dia adalah seorang praktisi General Affair, tugasnya sehari-hari cukup banyak. Gatot sebagai general affair manager mempunyai lima orang anak buah, 1 supervisor dan 4 staff. Para staf mengurusi pekerjaan yang berbeda-beda.
Staf general affair pertama, tugasnya mengurusi semua hal yang berhubungan dengan perawatan gedung,lahan parkir, gudang dan semua aset gedung perusahaan.
Staf general affair yang kedua mengurusi tentang semua hal yang berhubungan dengan kebutuhan sehari-hari atau kebutuhan operasional kantor, mulai dari menyiapkan dan membeli gula, teh, kopi, ATK, meja, kursi, komputer dan sebagainya. Selain sebagai bagian pengadaan, dia juga bertugas mendistribusikan dan merawatnya sekaligus.
Staf general affair yang ketiga mengurusi semua hal yang berkaitan dengan kendaraan dinas. Pencatatan kendaraan dinas, data perbaikan di bengkel, data tahun, data surat kendaraan, perbaikan, perawatan sampai ke bagian pengadaan atau pembelian kendaraan dinas.
[box type=”shadow” ]Ajang mencari Teman, Sahabat, Guru, Ilmu dan jaringan, bahkan pacar atau jodoh, ada di HR Brotherhood – Super BootCamp, yang diadakan HANYA satu tahun sekali. Cek informasinya di sini : http://www.hrd-forum.com/hr-brotherhood-super-bootcamp-angkatan-ke-9/[/box]
Staf general affair yang keempat bertugas mengurusi outsourcing company, mulai dari driver, Office Boy dan security juga resepsionis. Tugas staf general affair yang ke-4 ini adalah selalu berhubungan dengan outsourcing company, dialah yang memproses pemilihan vendor outsourcing, mulai tahap awal sampai tahap penentuan siapa outsourcing company yang terpilih sebagai vendor. Di perusahaannya ada ketentuan, harus ada minimal 3 perusahaan outsourcing, dan maksimal 5 perusahaan outsourcing.
Bagaimana komentar para staf general affair itu? ternyata staf general affair ke-1 mengatakan bahwa tugas-tugasnya lumayan berat, tetapi tetap mengasyikkan. Sebagai orang dibagian umum yang mengurusi gedung dia harus ready 24 jam, harus siap kapanpun dihubungi, jadi sifatnya on call 24 jam.
Staf general affair ke-2 yang mengurusi hal-hal terkait operational perusahaan mengaku bahwa pekerjaannya agak ribet, yang diurusi mulai barang super kecil sampai barang-barang besar. Pada umumnya barang yang urusi paling banyak barang yang sifatnya fast moving. perlu kehati-hatian, dan harus detil. Kesalahan sedikit dapat berakibat datangnya komplain dari berbagai departemen.
Staf general affair ke-3, lumayan asyiik, kerjanya ngurusi mobil, motor dan kendaraan dinas lainnya. Asik dan tantangan yang cukup berwarna. Mulai dari cari vendor, beli, sampai perawatan.
Staf general affair ke-4, agak ribet, tugasnya ngurusin orang-orang dan eksternal relationship. Karena yang diurusi adalah orang-orang maka tugasnya harus dilakukan dengan sepenuh hati, melibatkan kemampuan communication yang baik. di bagian ini dibutuhkan orang-orang yang berani tampil dan ekstrovert.
Sekilas, dari uraian diatas kita sudah lihat peranan anak buah pak Gatot dan apa saja tugas general affair.
Lalu bagaimana pandangan orang-orang non general affair yang setiap hari berhubungan kerja dengan bagian general affair?
Silakan ikuti ditulisan yang akan datang. Terima Kasih
Baca Juga : Training General Affair Profesional
