Membuat KPI (Key Performance Indicators) langsung dari business process melibatkan langkah-langkah yang mengidentifikasi indikator kinerja yang relevan dengan tujuan dan hasil dari proses bisnis tersebut. Berikut adalah panduan umum untuk membuat KPI dari business process:

1. Pahami Proses Bisnis:
   • Lakukan pemahaman mendalam terhadap proses bisnis yang ingin Anda ukur. Identifikasi langkah-langkah, input, output, dan bagaimana proses tersebut berkontribusi terhadap tujuan organisasi.
2. Tentukan Tujuan Proses:
   • Pahami apa yang ingin dicapai melalui proses tersebut. Tujuan proses menjadi dasar untuk menentukan KPI yang relevan.
3. Identifikasi Area Kritis:
   • Identifikasi area kritis dalam proses yang secara signifikan memengaruhi keberhasilan dan pencapaian tujuan. Fokus pada area ini untuk menetapkan KPI.
4. Gunakan Metrik yang Terukur dan Jelas:
   • Pilih metrik yang terukur dan jelas untuk mengukur kinerja dalam setiap langkah atau tahapan proses. Pastikan metrik tersebut dapat memberikan informasi yang bermakna.
5. Pertimbangkan KPI Finansial dan Non-Finansial:
   • Sesuaikan KPI yang berfokus pada hasil finansial dengan yang berfokus pada aspek non-finansial seperti efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan.
6. Pastikan SMART:
   • Setiap KPI harus memenuhi kriteria SMART: Spesifik, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound. Ini memastikan bahwa KPI dapat dipahami, diukur, dan memberikan wawasan yang berarti.
7. Buat Dashboard atau Scorecard:
   • Agregasikan KPI ke dalam dashboard atau scorecard untuk memudahkan pemantauan secara real-time. Ini membantu manajemen dan tim terlibat untuk melihat performa dengan cepat.
8. Pemantauan dan Evaluasi Berkelanjutan:
   • Tetap awasi dan evaluasi KPI secara teratur. Sesuaikan KPI jika ada perubahan dalam proses atau jika tujuan organisasi berubah.

Contoh KPI dari Business Process:

• Proses: Proses Penjualan
  • KPI 1: Tingkat Konversi Penjualan
  • KPI 2: Rata-rata Nilai Penjualan
  • KPI 3: Waktu Siklus Penjualan
• Proses: Proses Produksi
  • KPI 1: Tingkat Kualitas Produk
  • KPI 2: Tingkat Efisiensi Produksi
  • KPI 3: Tingkat Keterlambatan Produksi

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat menghasilkan KPI yang terkait langsung dengan business process dan memberikan wawasan berharga tentang performa dan kontribusi proses terhadap tujuan organisasi.

Tanya :

Bisa diberikan contoh pembuatan KPI yang dibuat langsung dari sebuah business process. contoh business process-nya adalah : Proses Penjualan produk ke market.

Jawab :

Contoh Pembuatan KPI dari Business Process: Proses Penjualan Produk ke Pasar

1. Tujuan Proses:
   • Meningkatkan volume penjualan produk ke pasar.
   • Meningkatkan efisiensi proses penjualan.
   • Memaksimalkan keuntungan dari penjualan produk.
2. Area Kritis:
   • Identifikasi tahapan-tahapan kritis dalam proses penjualan, seperti prospek pelanggan, negosiasi, dan penutupan penjualan.
3. Metrik dan KPI:
   • KPI 1: Tingkat Konversi Prospek ke Pelanggan
     • Metrik: Jumlah prospek yang berubah menjadi pelanggan.
     • Tujuan: Meningkatkan tingkat konversi sebesar 10% dalam 6 bulan.
   • KPI 2: Rata-Rata Nilai Penjualan (Average Sales Value)
     • Metrik: Nilai rata-rata penjualan per transaksi.
     • Tujuan: Meningkatkan rata-rata nilai penjualan sebesar 15% dalam setahun.
   • KPI 3: Waktu Siklus Penjualan
     • Metrik: Lama waktu dari kontak pertama hingga penutupan penjualan.
     • Tujuan: Mengurangi waktu siklus penjualan sebesar 20% dalam 6 bulan.
   • KPI 4: Tingkat Kepuasan Pelanggan Pasca-Penjualan
     • Metrik: Tingkat kepuasan pelanggan setelah pembelian.
     • Tujuan: Mencapai tingkat kepuasan pelanggan di atas 90%.
   • KPI 5: Tingkat Retensi Pelanggan
     • Metrik: Persentase pelanggan yang kembali untuk pembelian berulang.
     • Tujuan: Meningkatkan tingkat retensi pelanggan sebesar 5% dalam setahun.
   • KPI 6: Tingkat Keterlambatan Pengiriman Produk
     • Metrik: Persentase produk yang dikirim tepat waktu.
     • Tujuan: Menurunkan tingkat keterlambatan pengiriman menjadi di bawah 5%.
4. Scorecard atau Dashboard:
   • Gabungkan KPI ke dalam dashboard yang memudahkan pemantauan dan evaluasi. Dashboard dapat mencakup grafik dan tren untuk masing-masing KPI.
5. Pemantauan dan Evaluasi:
   • Secara rutin, evaluasi performa dengan membandingkan data aktual dengan target KPI. Sesuaikan strategi dan tindakan jika diperlukan.

Dengan KPI yang dibuat langsung dari business process penjualan produk ke pasar, perusahaan dapat secara lebih efektif mengukur, mengelola, dan meningkatkan kinerja penjualan mereka, sehingga mencapai tujuan strategis organisasi.

Inhouse Training Key Performance Indicators (KPI) Bisa dilakukan di Perusahaan Anda. Permintaan Proposal Penawaran Inhouse Training via whatsapp 0818715595

Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda!

Terima kasih dan salam HRD Forum.

Bahari Antono, ST, MBA
Owner & Founder HRD Forum
—
Ingin mengundang HRD Forum? silakan kirimkan email ke : Event@HRD-Forum.com atau Whatsapp : 0818715595

HRD Forum Connect :
linktr.ee/hrdforum

—
HRD Forum memberikan jasa Training, Konsultasi, Pendampingan dan Pengerjaan project-project HR seperti : Job Analysis & Job Description, Analisis Beban Kerja, Key Performance Indicators (KPI), Objective & Key Result (OKR), Desain Kompetensi Jabatan, Kamus Kompetensi Jabatan, Matrik Kompetensi Jabatan, CBHRM, Struktur & Skala Upah, Job Evaluation, Training Evaluation & ROTI, Behavioral Event Interview (BEI), Training of Trainer (TOT), Organization Development, Corporate Culture, HR Audit, Performance Management, Performance Appraisal, Coaching for Performance, Talent Management Program, Career Planning, Industrial Relation, Leadership Development Program, Manager Development Program, Supervisory Development Program, Staf Development Program, Managerial Skills for Leaders, Strategic Planning, Strategic Thinking dan sebagainya. Untuk menggunakan jasa HRD Forum silakan hubungi Hotline : 08788-1000-100 atau Whatsapp ke : 0818715595
—

Terima Kasih dan salam HRD Forum!

#TrainingKPI