Sudah Tahu Tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA)?

Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah panduan yang digunakan di Indonesia untuk mengatur berapa lama suatu dokumen atau arsip harus disimpan sebelum dapat dibuang atau dihancurkan. JRA merupakan instrumen penting dalam manajemen arsip dan memainkan peran kunci dalam menjaga keberlanjutan dan keteraturan dokumen di berbagai jenis organisasi.

Tujuan utama Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Tujuan utama JRA adalah untuk memberikan pedoman yang jelas dan konsisten tentang berapa lama suatu dokumen harus disimpan berdasarkan nilai dan kepentingannya. Hal ini membantu organisasi dalam mengelola arsip dengan lebih efisien, menjaga kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, serta meminimalkan risiko hukum dan kehilangan data penting.

Cakupan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

JRA mencakup berbagai jenis dokumen dan arsip, termasuk surat-menyurat, laporan keuangan, dokumen kontrak, catatan personalia, dokumen pajak, dan banyak lagi. Setiap jenis dokumen memiliki jangka waktu retensi yang berbeda sesuai dengan persyaratan hukum, keuangan, dan administratif yang berlaku.

JRA umumnya disusun oleh institusi atau organisasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, seperti peraturan pemerintah, kebijakan internal, atau standar profesional. Dalam JRA, ditentukan periode retensi untuk setiap jenis dokumen, termasuk apakah dokumen tersebut perlu disimpan dalam bentuk fisik atau dapat diarsipkan secara elektronik.

Selain itu, JRA juga dapat mencakup keterangan-keterangan mengenai disposisi dokumen, yaitu apakah dokumen tersebut harus dihancurkan, diarsipkan secara permanen, atau dikirim ke lembaga arsip nasional jika memiliki nilai sejarah atau kebudayaan.

Penting untuk diingat bahwa JRA dapat berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya, tergantung pada jenis kegiatan, industri, dan persyaratan hukum yang berlaku. Oleh karena itu, organisasi perlu memahami dan mengikuti JRA yang relevan untuk memastikan kepatuhan dan efektivitas manajemen arsip mereka.

Implementasi JRA membutuhkan pengelolaan arsip yang baik

Dalam praktiknya, implementasi JRA membutuhkan pengelolaan arsip yang baik, termasuk pencatatan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pemusnahan dokumen sesuai dengan jangka waktu retensi yang ditetapkan. Hal ini dapat melibatkan penerapan sistem manajemen arsip yang terstruktur, pelatihan staf, serta penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yang mendukung.

Dengan mengikuti JRA dengan seksama, organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan, meningkatkan efisiensi operasional, melindungi informasi sensitif, dan memastikan ketersediaan dokumen yang diperlukan untuk keperluan audit, pelaporan, dan penelusuran informasi di masa depan.JRA (Jadwal Retensi Arsif) dapat memiliki rentang waktu yang bervariasi tergantung pada jenis dokumen atau arsip yang diatur. Durasi retensi dapat ditentukan oleh regulasi pemerintah, kebijakan organisasi, atau standar profesional yang berlaku.

Dasar Hukum JRA (Jadwal Retensi Arsip)

JRA (Jadwal Retensi Arsip) memiliki dasar hukum yang mengatur pengaturan retensi dokumen dan arsip di Indonesia. Beberapa dasar hukum yang relevan termasuk:

• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan: Undang-Undang ini memberikan dasar hukum untuk pengelolaan arsip di Indonesia. Di dalamnya, terdapat ketentuan mengenai pengaturan dan retensi dokumen arsip dalam organisasi.
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan: Peraturan ini mengatur lebih rinci tentang pengelolaan arsip, termasuk penetapan jangka waktu retensi dokumen arsip dan disposisi dokumen.
• Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Jadwal Retensi Arsip: Peraturan ini memberikan panduan teknis dalam penyusunan JRA, termasuk penjelasan tentang jenis dokumen, jangka waktu retensi, dan disposisi dokumen.

Selain dasar hukum di atas, terdapat juga kebijakan dan standar profesional yang dapat menjadi dasar untuk menyusun JRA di tingkat organisasi tertentu. Misalnya, dalam sektor keuangan, ada peraturan dari Otoritas Jasa Keuangan (OJK) yang mengatur retensi dokumen dalam industri tersebut.

Penting untuk memperhatikan dan mengacu pada dasar hukum yang berlaku, baik itu undang-undang, peraturan pemerintah, maupun kebijakan organisasi, untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen dan arsip. Hal ini membantu organisasi menjaga keberlanjutan, keamanan, dan keteraturan dokumen serta meminimalkan risiko hukum yang dapat timbul.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016

JRA (Jadwal Retensi Arsip) tidak secara spesifik diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-Undang ini memberikan kerangka hukum yang lebih umum untuk pengelolaan arsip di Indonesia, termasuk prinsip-prinsip dasar, kewajiban pengelolaan arsip, dan penetapan arsip vital.

Namun, dalam pelaksanaannya, penetapan JRA diatur dalam peraturan turunan yang lebih rinci yang dikeluarkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Jadwal Retensi Arsip adalah salah satu peraturan yang memberikan pedoman praktis untuk menyusun JRA di tingkat organisasi.

Dalam Peraturan tersebut, dijelaskan prosedur dan prinsip dasar dalam menyusun JRA, termasuk penjelasan tentang jenis dokumen, jangka waktu retensi, dan disposisi dokumen. Peraturan ini mengacu pada Undang-Undang Kearsipan dan memberikan panduan teknis yang lebih terperinci dalam pengaturan retensi dokumen dan arsip.

Jadi, meskipun JRA tidak secara langsung diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengaturan dan penyusunan JRA diatur dalam peraturan turunan seperti Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016.

Download :

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Perka No.22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip
3. Perka No. 15 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Perka No. 5 Tahun 2015
4. Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 Tentang Kearsipan