Perbedaan HR, Personalia & Kepegawaian

Dalam kelas training dan workshop BASIC HR Management atau dalam kelas training dan workshop Personalia Profesional yang diselenggarakan oleh HRD Forum, masih sering ditemukan banyak peserta training bingung dalam menjawab apa perbedaan antara HR, Personalia & Kepegawaian. Rata-rata peserta menjawab bahwa antara HR, Personalia dan kepegawaian itu sama saja, tidak ada bedanya, itu hanya sebuah sebutan saja.

Argumentasi mereka biasanya hampir sama, misalnya antara HRD Manager (HR Manager), Manager Personalia atau Kepala kepegawaian, tugas dan tanggung jawabnya hampir sama.

Seorang peserta menyampaikan bahwa di perusahaannya masih menggunakan nama Manager Personalia, adapun tugasnya mulai dari recruitment, Training & Development, Penyusunan gaji, membuat strategi compensation & Benefit, membangun industrial relation yang harmonis, pengurusan payroll, jamsostek, PHK dan sebagainya.

Sementara ada juga peserta yang mengatakan bahwa di perusahaan dimana dia bekerja, tittle jabatannya menggunakan istilah HR Manager tugasnya pun hampir sama, begitu juga dengan perusahaan lain yang menggunakan nama Manajer kepegawaian. Belum lagi ada perusahaan yang menggunakan nama jabatan Human Capital manager, People Development Manager atau mungkin nama yang lain, ada banyak nama dan istilah yang dipakai.

Baiklah, kita melihat secara umum bahwa HR mengalami 3 siklus yakni ;

HR sebagai Personalia; bercirikan murni administratif dan reaktif serta hanya menjalankan pekerjaan rutinitas dan manual.

HR sebagai HR Development ; bercirikan adanya proses development dan aktif sedangkan administratif hanya sebagai support

HR sebagai Human Capital ; bercirikan HR sebagai strategic partner dan administratif sudah dioutsourcingkan atau dikomputerisasi berbasis online

Dari tiga siklus itu, apakah Anda sudah bisa menemukan apa sebenarnya perbedaan antara HR, Personalia dan Kepegawaian ? saya yakin sudah. Point ke satu, ke dua dan ke tiga sudah sangat jelas.

“TETAPI Pak, kok manager personalia di kantor saya pekerjaannya tidak hanya murni administratif, manager personalia di perusahaan saya juga mengerjakan development, membuat TNA, membuat gap analysis, Penilaian kinerja, desain struktur gaji, recruitment and selection……” mungkin begitu pertanyaan Anda.

“Pak, HR manager diperusahaan saya kok pekerjaannya hanya mengurusi gaji, kehadiran, cuti dan semua pekerjaan administratif saja, tidak pernah mengurusi development karyawan….” Mungkin ada juga yang bertanya seperti itu.

“Pak, Human Capital Manager di perusahaan saya kerjanya hanya administratif, absensi, lembur, cuti, dsb-nya yang melulu hanya urusan administrasi saja”.

Saya maklum, saya juga menyadari bahwa hal tersebut terjadi dibanyak perusahaan. Titlenya HRD Manager atau HR Manager, tetapi pekerjaannya masih ada di siklus pertama, yaitu kepersonaliaan yang bercirikan murni administrasi dan reaktif. Titlenya Human Capital Manager tetapi pekerjaannya hanya membuat TNA, Gap analysis dan sebagainya tanpa pernah menempatkan posisinya sebagai strategic partner dan parahnya lagi hampir semua pekerjaannya masih manual, belum menggunakan HRIS. Titlenya Manajer personalia, tetapi pekerjaannya ternyata melingkupi seluruh fungsi HR dan bertindak selaku strategic partner bagi stake holder. Itu semua banyak terjadi. Job titlenya belum tentu mencerminkan aktifitasnya.

Lalu sebenarnya perbedaannya dimana ?

HR, Personalia, Kepegawaian adalah sebuah sebutan atau lebih tepatnya job title yang banyak digunakan di dalam perusahaan. Ada HRD Staf, HR Staf, staf personalia, staff kepegawaian, ada HRD Supervisor, HR Supervisor, supervisor Personalia, Supervisor kepegawaian, ada HRD Manager, HR Manager, Manager Personalia, manager kepegawaian, manager SDM dan sebagainya. Itu hanyalah sebagai job title, terlepas apakah penamaannya benar atau salah.

Jika ingin mengetahui perbedaan berdasarkan siklusnya, penjelasan di atas cukup terang benderang. Untuk mengetahui perbedaan dari ruang lingkup dan tata cara kerjanya, penjelasan dalam tiga siklus di atas juga cukup mencerahkan. lalu ?

Jika ada yang bertanya apa perbedaan antara HR, Personalia, Kepegawaian? Tanyalah balik, apa pekerjaannya sehari-hari, tanyalah tata caranya bekerja, tanyalah ruang lingkup tanggung jawabnya, setelah anda mendapatkan semua penjelasan tersebut Anda dapat menjawab dengan lebih Clear, luas dan tepat sasaran !

Apapun namanya, apapun job title-nya, mari kita lihat dahulu apa tugas & tanggung masing-masing dari nama jabatan tersebut.

OK Selamat berkarya ! sampai jumpa di puncak sukses !

Catatan : bagi Anda HR Pemula, Junior HR, dapat mengikuti Training dua hari “Basic HR Management” di HRD Forum, Training ini berfungsi untuk memperkuat pemahaman tentang Bisnis Proses yang ada di dalam HR Management. Pastikan Anda mendaftar dari sekarang juga. Training Basic Human Resource Management adalah Pondasi bagi seluruh praktisi HR di Indonesia menuju HR Profesional, Pelatihan HR ini sudah dihadiri lebih dari 1000 peserta dari 900 perusahaan se Indonesia. Informasi lebih lanjut silakan hubungi Hotline HRD Forum di 08788-1000-100 atau via email di event@HRD-Forum.com, dapat juga dilihat di website HRD Forum www.HRD-Forum.com