Pahami segera Penyusunan Instruksi Kerja
Penyusunan Instruksi Kerja
Instruksi kerja adalah dokumen penting dalam sistem manajemen operasional yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah teknis pelaksanaan suatu aktivitas atau tugas tertentu. Dalam industri yang diatur ketat seperti perbankan, penyusunan instruksi kerja menjadi sangat krusial karena menyangkut kepatuhan, akurasi layanan, dan efektivitas kerja.
Artikel ini membahas secara sistematis mulai dari definisi, perbedaan antara instruksi kerja dan SOP, langkah penyusunan, hingga format ideal dari dokumen instruksi kerja yang profesional.
1. Definisi dan Fungsi Instruksi Kerja
Instruksi kerja (work instruction) adalah dokumen operasional yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu tugas harus dilaksanakan oleh pelaksana kerja (doer) pada level operasional.
Fungsi utama instruksi kerja antara lain:
- Memberikan panduan teknis langkah demi langkah dalam melaksanakan suatu proses atau aktivitas.
- Menjamin konsistensi, kualitas, dan kepatuhan terhadap standar perusahaan maupun regulator.
- Menjadi alat pelatihan dan referensi bagi karyawan baru maupun lama.
- Meminimalkan kesalahan kerja akibat ketidaktahuan atau ketidakteraturan.
2. Perbedaan antara SOP dan Instruksi Kerja
Meskipun keduanya merupakan dokumen pengendali proses, SOP (Standard Operating Procedure) dan instruksi kerja memiliki ruang lingkup dan kedalaman yang berbeda:
| Aspek | SOP | Instruksi Kerja |
|---|---|---|
| Tujuan | Menjelaskan alur proses secara umum | Menjelaskan langkah teknis secara rinci |
| Level pengguna | Manajerial hingga operasional | Level operasional (doer) |
| Isi dokumen | Tujuan, ruang lingkup, tahapan proses | Langkah-langkah kerja secara detail |
| Format | Lebih naratif dan prosedural | Lebih teknis, langsung ke step-by-step |
| Ketergantungan | Bisa berdiri sendiri | Biasanya merupakan turunan dari SOP |
3. Langkah-langkah Menyusun Instruksi Kerja
Penyusunan instruksi kerja harus melalui proses yang sistematis agar hasilnya mudah dipahami dan aplikatif. Berikut langkah-langkahnya:
- Identifikasi Aktivitas Kerja Spesifik
Tentukan tugas atau pekerjaan apa yang perlu dibuatkan instruksinya. Pastikan ruang lingkupnya jelas dan fokus. - Kaji SOP atau Prosedur Induk
Pastikan instruksi kerja merujuk dan konsisten dengan SOP yang relevan agar tidak terjadi konflik informasi. - Lakukan Observasi atau Wawancara
Lakukan pengamatan langsung ke lapangan atau wawancara dengan pelaksana kerja untuk memahami langkah-langkah aktual. - Dokumentasikan Langkah-langkah Secara Rinci
Tulis semua langkah kerja secara sistematis, logis, dan kronologis. Gunakan bahasa yang lugas dan jelas. - Sertakan Ilustrasi atau Contoh Jika Diperlukan
Tambahkan diagram, foto, atau simulasi layar (untuk sistem digital) agar lebih mudah dipahami. - Validasi dan Uji Coba
Uji keakuratan instruksi dengan melibatkan user atau pelaksana kerja. Perbaiki jika ditemukan ketidaksesuaian. - Pengesahan dan Distribusi
Instruksi kerja harus disahkan oleh pejabat berwenang dan disosialisasikan kepada seluruh pengguna terkait.
4. Format dan Isi Instruksi Kerja
Instruksi kerja idealnya memiliki format standar agar mudah diakses dan digunakan oleh pengguna. Komponen utama yang perlu dicantumkan antara lain:
- Judul Dokumen
- Kode Dokumen dan Tanggal Revisi
- Tujuan dan Ruang Lingkup
- Unit atau Posisi Pelaksana
- Referensi SOP atau Dokumen Terkait
- Peralatan atau Sistem yang Digunakan
- Langkah-langkah Pelaksanaan (dapat berupa tabel atau poin-poin kronologis)
- Catatan Tambahan atau Perhatian Khusus (misal: risiko, pengecualian, atau langkah kritis)
- Pengesahan (Disahkan oleh siapa, tanggal berlaku, dll)
Contoh Format Ringkas:
| Langkah No | Aktivitas | Penanggung Jawab | Sistem/Peralatan | Catatan |
| 1 | Login ke sistem ABC | Teller | Komputer, sistem ABC | Gunakan ID unik |
| 2 | Pilih menu “Setor Tunai” | Teller | Sistem ABC | Pastikan NIK sesuai |
| … | … | … | … | … |
Catatan
Instruksi kerja adalah fondasi penting bagi efektivitas operasional, khususnya dalam industri dengan tingkat regulasi tinggi seperti perbankan. Dengan menyusun instruksi kerja secara rinci, jelas, dan praktis, organisasi dapat memastikan bahwa proses kerja berjalan dengan standar yang konsisten dan minim kesalahan. Penyusunan instruksi kerja bukan hanya tanggung jawab HR atau Quality Assurance, tapi merupakan kolaborasi antara unit kerja pelaksana, pengendali mutu, dan pimpinan organisasi.
