Panduan Lengkap Membuat Hiring Process Flowchart yang Efektif 

www.HRD-Forum.com | Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, memiliki proses perekrutan yang efektif adalah kunci kesuksesan. Salah satu cara untuk memastikan keefektifan tersebut adalah dengan menggunakan Hiring Process Flowchart. Artikel ini akan membahas secara komprehensif cara membuat flowchart perekrutan yang inovatif dan praktis untuk perusahaan di Indonesia pada tahun 2024.

1. Apa itu Hiring Process?

Sebelum masuk ke pembahasan lebih lanjut, mari kita pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan Hiring Process. Ini adalah serangkaian langkah-langkah yang dirancang untuk menemukan, menilai, dan memilih kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Apa itu Hiring Process Flowchart?

Hiring Process Flowchart adalah representasi visual dari serangkaian langkah-langkah dalam proses perekrutan. Dalam bentuk diagram yang jelas dan sistematis, flowchart ini memberikan gambaran menyeluruh tentang bagaimana perusahaan dapat menarik, menilai, dan merekrut bakat terbaik.

3. Mengapa Menggunakan Hiring Process Flowchart?

Hiring Process Flowchart adalah alat yang sangat berharga dalam manajemen sumber daya manusia (SDM) yang memberikan sejumlah manfaat penting. Berikut adalah penjelasan lengkap mengapa menggunakan Hiring Process Flowchart adalah suatu keharusan:

a. Meningkatkan Transparansi:

• Penjelasan:
  • Flowchart memberikan pandangan transparan terhadap setiap tahap dalam proses rekrutmen.
  • Memberikan pemahaman yang jelas tentang urutan langkah-langkah dan hubungan antarbagian dalam tim HR.

b. Efisiensi Proses:

• Penjelasan:
  • Mengurangi kebingungan dengan menyediakan panduan visual yang jelas.
  • Tim HR dan kandidat dapat melihat alur kerja secara keseluruhan, membantu dalam pemahaman proses secara menyeluruh.
  • Mengidentifikasi area yang mungkin memerlukan perbaikan atau penyederhanaan.

c. Peningkatan Kualitas Perekrutan:

• Penjelasan:
  • Flowchart membantu menetapkan metode evaluasi dan penilaian yang konsisten.
  • Menciptakan kerangka kerja untuk melibatkan calon dan mengukur kinerja mereka secara objektif.
  • Menyediakan pandangan menyeluruh terhadap proses, memungkinkan evaluasi dan peningkatan berkelanjutan.

d. Organisasi yang Lebih Baik:

• Penjelasan:
  • Membantu organisasi mengorganisir langkah-langkah rekrutmen menjadi urutan yang logis.
  • Membuat proses rekrutmen lebih dapat dielola, terutama dalam organisasi yang memiliki tim HR yang besar.

e. Pelatihan dan Onboarding yang Lebih Baik:

• Penjelasan:
  • Menjadi alat pelatihan yang efektif untuk tim HR dan pihak terkait.
  • Mempercepat kurva pembelajaran bagi anggota tim baru yang dapat melihat dan memahami alur proses secara visual.

f. Identifikasi Hambatan dan Kelemahan:

• Penjelasan:
  • Membantu identifikasi hambatan atau kelemahan dalam proses rekrutmen.
  • Memungkinkan organisasi untuk membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

g. Pemahaman yang Lebih Baik untuk Kandidat:

• Penjelasan:
  • Memberikan kandidat pemahaman yang lebih baik tentang langkah-langkah dan proses rekrutmen.
  • Meningkatkan pengalaman kandidat dengan memberikan transparansi dan mengurangi ketidakpastian.

h. Penyelarasan Tim:

• Penjelasan:
  • Flowchart dapat membantu menyeimbangkan beban kerja di antara anggota tim HR atau departemen terkait.
  • Meningkatkan koordinasi dan kolaborasi antaranggota tim.

i. Meningkatkan Evaluasi dan Pembaruan Berkelanjutan:

• Penjelasan:
  • Memfasilitasi evaluasi berkelanjutan terhadap proses rekrutmen.
  • Memungkinkan organisasi untuk melakukan pembaruan dan penyesuaian sesuai dengan perubahan kebutuhan atau perbaikan yang diidentifikasi.

Menggunakan Hiring Process Flowchart bukan hanya tentang menciptakan gambaran visual tentang proses rekrutmen, tetapi juga tentang meningkatkan transparansi, efisiensi, dan kualitas keseluruhan dari upaya perekrutan suatu organisasi.

4. Langkah-langkah dalam Proses Perekrutan

a. Pemahaman Kebutuhan:

• Deskripsi:
  • Identifikasi kebutuhan perusahaan dan posisi yang akan diisi.
• Langkah-langkah:
  • Analisis kebutuhan spesifik untuk setiap posisi yang akan diisi.
  • Diskusi dengan pemangku kepentingan dan manajemen untuk memahami persyaratan pekerjaan.
  • Mengidentifikasi keterampilan, pengalaman, dan karakteristik lainnya yang diinginkan.

b. Pengumuman Lowongan:

• Deskripsi:
  • Penyebaran lowongan secara strategis untuk menarik calon terbaik.
• Langkah-langkah:
  • Membuat deskripsi pekerjaan yang jelas dan menarik.
  • Memilih platform perekrutan yang sesuai.
  • Menyebarluaskan lowongan secara online, melalui situs web perusahaan, portal rekrutmen, dan media sosial.
  • Berkomunikasi dengan jaringan profesional dan lembaga pendidikan.

c. Seleksi Awal:

• Deskripsi:
  • Penyaringan CV dan aplikasi untuk mendapatkan kandidat potensial.
• Langkah-langkah:
  • Menilai CV dan surat lamaran untuk memverifikasi kesesuaian dengan persyaratan pekerjaan.
  • Melakukan penyaringan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
  • Mengidentifikasi kandidat yang memenuhi syarat untuk tahap selanjutnya.

d. Wawancara:

• Deskripsi:
  • Tahap wawancara untuk mengenal lebih jauh kandidat yang lolos seleksi awal.
• Langkah-langkah:
  • Penjadwalan dan persiapan untuk wawancara.
  • Wawancara dengan tim HR dan/atau manajer terkait.
  • Evaluasi kemampuan interpersonal, pengetahuan, dan potensi kandidat.
  • Pemberian kesempatan kepada kandidat untuk bertanya dan memahami lebih lanjut tentang perusahaan.

e. Tes Keterampilan dan Psikometri:

• Deskripsi:
  • Penerapan tes yang sesuai dengan kebutuhan posisi.
• Langkah-langkah:
  • Menentukan jenis tes yang diperlukan, seperti tes keterampilan teknis, psikometri, atau penilaian lainnya.
  • Melakukan tes secara konsisten dan objektif.
  • Menganalisis hasil untuk menilai keterampilan dan kesesuaian kandidat dengan posisi yang dibutuhkan.

f. Referensi dan Verifikasi:

• Deskripsi:
  • Verifikasi riwayat kerja dan referensi untuk memastikan keaslian informasi.
• Langkah-langkah:
  • Menghubungi referensi yang disediakan oleh kandidat.
  • Memverifikasi riwayat kerja, kinerja sebelumnya, dan tanggung jawab.
  • Menilai kecocokan kandidat berdasarkan umpan balik dari referensi.

g. Penawaran dan Negosiasi:

• Deskripsi:
  • Menawarkan posisi kepada kandidat terpilih dan melakukan negosiasi.
• Langkah-langkah:
  • Menyampaikan tawaran pekerjaan secara resmi dan jelas.
  • Membahas syarat dan kondisi, termasuk gaji, tunjangan, dan jadwal kerja.
  • Membuka ruang untuk negosiasi jika diperlukan.
  • Menyusun kontrak kerja yang sah.

h. Onboarding:

• Deskripsi:
  • Proses orientasi bagi karyawan baru untuk memastikan adaptasi yang lancar.
• Langkah-langkah:
  • Menyusun program onboarding yang mencakup pengenalan perusahaan, kebijakan, dan budaya kerja.
  • Menyediakan pelatihan tentang tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
  • Memastikan karyawan baru merasa diterima dan siap untuk berkontribusi.
  • Memonitor perkembangan karyawan baru selama periode adaptasi.

Langkah-langkah ini membentuk suatu kerangka kerja yang terstruktur untuk memastikan bahwa proses perekrutan dilakukan dengan efisien, adil, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

5. Jenis-jenis Hiring Process Flowchart

a. Swimlane Flowchart

• Swimlane flowchart adalah flowchart yang menggambarkan proses rekrutmen dalam konteks fungsi atau departemen tertentu. Flowchart ini dibagi menjadi beberapa “swimlane” yang mewakili departemen atau tim yang terlibat dalam proses rekrutmen.
• Swimlane flowchart sangat ideal untuk perusahaan dengan proses rekrutmen yang kompleks atau melibatkan banyak departemen.
• Flowchart ini membantu untuk:
  • Menjelaskan peran dan tanggung jawab masing-masing departemen dalam proses rekrutmen.
  • Mengidentifikasi area tumpang tindih atau duplikasi tugas.
  • Mengkomunikasikan proses rekrutmen kepada tim yang terlibat.

b. Decision Tree Flowchart

• Decision tree flowchart adalah flowchart yang menerapkan pilihan keputusan pada setiap langkah proses rekrutmen. Flowchart ini menunjukkan bagaimana keputusan dibuat dan bagaimana keputusan tersebut mempengaruhi aliran proses rekrutmen.
• Decision tree flowchart sangat ideal untuk perusahaan yang ingin:
  • Menstandardisasi proses pengambilan keputusan.
  • Mengurangi bias dalam proses rekrutmen.
  • Membuat proses rekrutmen lebih transparan dan adil.

c. Linear Hiring Process Flowchart

• Linear hiring process flowchart adalah flowchart yang menunjukkan peristiwa secara berurutan, dimulai dengan langkah pertama dalam perjalanan rekrutmen dan berakhir dengan langkah terakhir. Flowchart ini populer karena membantu mengatur hal-hal dalam urutan kemunculannya, yang membantu Anda mengetahui di mana Anda berada dan langkah selanjutnya yang perlu Anda ambil.
• Batasan flowchart ini adalah tidak mewakili tindakan yang mungkin perlu diulang atau alur kerja melingkar dalam perjalanan perekrutan.

d. Department-Specific Flowchart

• Department-specific flowchart (kadang-kadang disebut sebagai swimlane flowchart) membantu menampilkan alur kerja beberapa departemen dalam satu tempat, berdampingan. Jenis flowchart ini berguna untuk menunjukkan proses yang sama terjadi di beberapa tempat dan bagaimana mereka berinteraksi.
• Department-specific flowchart dapat memberikan kejelasan lebih, namun jika terlalu banyak “jalur” maka dapat dengan cepat menjadi terlalu rumit.

e. Parallel Hiring Process Flowchart

• Parallel hiring process flowchart adalah flowchart di mana tugas dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil untuk mencapai hasil dengan kecepatan yang lebih cepat. Flowchart ini menunjukkan beberapa tugas yang terjadi pada saat yang sama, dilakukan oleh orang yang berbeda. Misalnya, sementara HR menyaring resume kandidat, manajer departemen mungkin menyusun pertanyaan wawancara, atau tugas bagi kandidat untuk dikerjakan di rumah dan dipresentasikan saat wawancara.
• Jenis flowchart ini menunjukkan bagaimana tanggung jawab orang yang berbeda terjadi secara bersamaan dan menciptakan proses perekrutan yang lebih singkat.

f. Collaborative Hiring Process Flowchart

• Collaborative hiring process flowchart menunjukkan keterlibatan anggota tim lainnya dalam membantu manajer perekrutan mempekerjakan karyawan baru. Ini dapat menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi kandidat dan karyawan baru, mengurangi bias dalam rekrutmen, dan meningkatkan brand perusahaan. Batasan flowchart ini adalah dapat menyebabkan kebingungan tentang siapa yang pada akhirnya bertanggung jawab atas setiap tugas.

g. Circular Flowchart

• Circular flowchart adalah flowchart yang menunjukkan langkah-langkah dalam proses rekrutmen yang dapat berulang. Flowchart ini sering digunakan untuk menunjukkan proses yang berulang, seperti proses peninjauan resume atau proses wawancara.
• Circular flowchart sangat ideal untuk perusahaan yang ingin:
  • Mengotomatiskan tugas yang berulang.
  • Meningkatkan efisiensi proses rekrutmen.
  • Mengurangi kesalahan dalam proses rekrutmen.

Catatan

Memilih jenis flowchart rekrutmen yang tepat bergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Jika Anda memiliki proses rekrutmen yang kompleks, swimlane flowchart atau department-specific flowchart mungkin merupakan pilihan yang baik. Jika Anda ingin menekankan pengambilan keputusan, decision tree flowchart mungkin merupakan pilihan yang baik. Jika Anda ingin mempercepat proses rekrutmen, parallel hiring process flowchart mungkin merupakan pilihan yang baik. Dan jika Anda ingin melibatkan tim Anda dalam proses rekrutmen, collaborative hiring process flowchart mungkin merupakan pilihan yang baik.

Apapun jenis flowchart yang Anda pilih, pastikan flowchart tersebut jelas, ringkas, dan mudah dipahami oleh semua orang yang terlibat dalam proses rekrutmen.

Penutup

Mengimplementasikan Hiring Process Flowchart yang inovatif dan terstruktur akan membantu perusahaan di Indonesia untuk mendapatkan Talent terbaik dengan lebih efisien. Dengan memahami langkah-langkah, jenis-jenis, dan contoh implementasi, perusahaan dapat bersiap menghadapi tantangan perekrutan di era 2024 dengan lebih baik.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda!

Terima kasih dan salam HRD Forum.

Bahari Antono, ST, MBA
Owner & Founder HRD Forum
—
Ingin mengundang HRD Forum? silakan kirimkan email ke : Event@HRD-Forum.com atau Whatsapp : 0818715595

HRD Forum Connect :
linktr.ee/hrdforum

—
HRD Forum memberikan jasa Training, Konsultasi, Pendampingan dan Pengerjaan project-project HR seperti : Job Analysis & Job Description, Analisis Beban Kerja, Key Performance Indicators (KPI), Objective & Key Result (OKR), Desain Kompetensi Jabatan, Kamus Kompetensi Jabatan, Matrik Kompetensi Jabatan, CBHRM, Struktur & Skala Upah, Job Evaluation, Training Evaluation & ROTI, Behavioral Event Interview (BEI), Training of Trainer (TOT), SWOT Analysis, Organization Development, Corporate Culture, HR Audit, Performance Management, Performance Appraisal, Coaching for Performance, Talent Management Program, Career Planning, Industrial Relation, Leadership Development Program, Manager Development Program, Supervisory Development Program, Staf Development Program, Managerial Skills for Leaders, Strategic Planning, Strategic Thinking dan sebagainya. Untuk menggunakan jasa HRD Forum silakan hubungi Hotline : 08788-1000-100 atau Whatsapp ke : 0818715595
—