Memahami lebih dalam Proses Recruitment & Selection

Proses dan Tahapan Recruitment

Recruitment adalah proses menarik, memilih, dan menempatkan kandidat yang sesuai untuk mengisi posisi yang tersedia dalam sebuah organisasi. Tahapan dalam proses recruitment biasanya melibatkan beberapa langkah sistematis yang bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan talenta terbaik yang sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan.

Tahapan Recruitment:

1. Analisis Kebutuhan:
   • Identifikasi Posisi yang Dibutuhkan: HR bekerja sama dengan departemen terkait untuk menentukan posisi yang akan dibuka, mengidentifikasi peran, tanggung jawab, dan keterampilan yang diperlukan.
   • Deskripsi Pekerjaan (Job Description): Membuat deskripsi pekerjaan yang jelas dan terperinci, termasuk kualifikasi, tanggung jawab, dan harapan dari calon kandidat.
2. Strategi Sourcing dan Iklan Pekerjaan:
   • Sourcing: Menentukan sumber pencarian kandidat, seperti portal pekerjaan online, media sosial, agensi rekrutmen, kampus, atau referensi karyawan.
   • Iklan Pekerjaan: Membuat dan menyebarkan iklan pekerjaan yang menarik, mencerminkan budaya perusahaan dan posisi yang ditawarkan.
3. Screening dan Shortlisting:
   • Penyaringan Aplikasi: Melakukan penyaringan awal terhadap CV dan surat lamaran yang masuk, untuk mengevaluasi kesesuaian dasar dengan posisi yang tersedia.
   • Shortlisting: Memilih kandidat terbaik yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan untuk tahap seleksi lebih lanjut.
4. Seleksi:
   • Wawancara Awal: Melakukan wawancara telepon atau video untuk mengevaluasi kesesuaian kandidat dari sisi kualifikasi dasar, ekspektasi gaji, dan ketertarikan terhadap posisi.
   • Tes Kemampuan/Keterampilan: Mengadakan tes keterampilan yang relevan untuk mengevaluasi kemampuan teknis atau soft skills kandidat.
   • Wawancara Kompetensi: Wawancara lebih mendalam yang berfokus pada kompetensi, pengalaman, dan budaya kesesuaian.
5. Pemeriksaan Latar Belakang:
   • Referensi: Menghubungi referensi yang diberikan oleh kandidat untuk mengkonfirmasi pengalaman kerja, kinerja, dan sikap kerja.
   • Pemeriksaan Latar Belakang: Melakukan pemeriksaan latar belakang untuk memastikan kandidat tidak memiliki catatan yang dapat membahayakan perusahaan.
6. Penawaran dan Negosiasi:
   • Penawaran Pekerjaan: Menyusun dan memberikan surat penawaran kepada kandidat yang dipilih, mencakup gaji, tunjangan, dan persyaratan lain.
   • Negosiasi: Melakukan negosiasi jika diperlukan, untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan antara kandidat dan perusahaan.
7. Onboarding:
   • Setelah penawaran diterima, proses onboarding dimulai, memastikan transisi yang lancar bagi kandidat baru ke dalam perusahaan.

Strategi Sourcing Kandidat yang Efektif

Sourcing kandidat adalah langkah kritis dalam proses recruitment, di mana HR mencari dan menarik kandidat potensial untuk mengisi posisi yang tersedia. Strategi sourcing yang efektif membantu perusahaan menemukan kandidat terbaik dengan cara yang efisien dan tepat sasaran.

Beberapa strategi sourcing yang efektif meliputi:

1. Penggunaan Platform Rekrutmen Online:
   • Memanfaatkan situs pencari kerja seperti LinkedIn, Indeed, Glassdoor, atau portal pekerjaan khusus industri untuk menjangkau kandidat yang lebih luas.
   • Mengoptimalkan penggunaan fitur-fitur seperti pencarian kata kunci, filter lokasi, dan alat pencarian kandidat pasif.
2. Social Media Recruitment:
   • Memanfaatkan media sosial (seperti LinkedIn, Twitter, Instagram) untuk memposting lowongan pekerjaan dan mempromosikan brand perusahaan.
   • Menggunakan grup profesional dan komunitas online untuk menemukan kandidat yang aktif dalam bidang terkait.
3. Referral Program:
   • Menerapkan program referensi karyawan di mana karyawan yang ada dapat merekomendasikan kandidat untuk posisi terbuka.
   • Memberikan insentif kepada karyawan yang mereferensikan kandidat yang akhirnya direkrut, sehingga mendorong partisipasi aktif.
4. Kampus dan Institusi Pendidikan:
   • Bekerja sama dengan universitas dan lembaga pendidikan untuk merekrut fresh graduates atau peserta magang.
   • Berpartisipasi dalam job fair, seminar, dan program internship untuk menarik kandidat muda berbakat.
5. Talent Pool:
   • Membangun dan memelihara talent pool internal, yang berisi profil kandidat potensial yang tidak terpilih sebelumnya namun memiliki kualifikasi yang baik untuk masa depan.
   • Menggunakan sistem ATS (Applicant Tracking System) untuk melacak dan mengelola data kandidat dalam talent pool.
6. Executive Search Firms:
   • Menggunakan jasa agensi headhunter atau executive search untuk mencari kandidat untuk posisi eksekutif atau spesialis yang sulit ditemukan.

Teknik Wawancara dan Seleksi Berbasis Kompetensi

Wawancara dan seleksi berbasis kompetensi adalah pendekatan yang berfokus pada penilaian kemampuan kandidat untuk menunjukkan kompetensi yang diperlukan untuk sukses dalam posisi yang dilamar. Teknik ini menekankan pada bukti nyata dari pengalaman dan keterampilan yang telah diterapkan dalam situasi kerja sebelumnya.

Komponen Teknik Wawancara Berbasis Kompetensi:

1. Identifikasi Kompetensi:
   • Menentukan kompetensi utama yang diperlukan untuk posisi tersebut, seperti kepemimpinan, pemecahan masalah, kerja tim, atau kemampuan teknis.
   • Kompetensi ini harus tercermin dalam deskripsi pekerjaan dan menjadi dasar untuk seluruh proses seleksi.
2. Pengembangan Pertanyaan Wawancara:
   • Mengembangkan pertanyaan wawancara yang dirancang untuk mengeksplorasi bagaimana kandidat telah menerapkan kompetensi tersebut dalam situasi nyata.
   • Contoh: “Ceritakan tentang suatu waktu ketika Anda harus memimpin sebuah proyek dengan tenggat waktu yang ketat. Bagaimana Anda mengelola tim dan memastikan proyek selesai tepat waktu?”
3. Teknik STAR:
   • Mendorong kandidat untuk menjawab pertanyaan wawancara menggunakan pendekatan STAR (Situation, Task, Action, Result):
     • Situation: Kandidat menjelaskan situasi spesifik yang mereka hadapi.
     • Task: Kandidat menjelaskan tugas atau tanggung jawab yang mereka emban.
     • Action: Kandidat menggambarkan tindakan spesifik yang mereka ambil.
     • Result: Kandidat menyampaikan hasil yang dicapai dari tindakan tersebut.
4. Penilaian Berbasis Bukti:
   • Menilai jawaban kandidat berdasarkan bukti nyata dari tindakan mereka, bukan hanya berdasarkan opini atau pernyataan umum.
   • Menggunakan skala penilaian untuk mengevaluasi sejauh mana jawaban kandidat sesuai dengan kompetensi yang diperlukan.
5. Wawancara Multi-Tahap:
   • Menggabungkan wawancara berbasis kompetensi dengan wawancara teknis, wawancara budaya, atau tes keterampilan untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang kandidat.
   • Menggunakan panel wawancara untuk mengurangi bias individu dan mendapatkan berbagai perspektif.

Pengenalan Sistem ATS (Applicant Tracking System)

Applicant Tracking System (ATS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola proses rekrutmen secara efektif dengan mengotomatiskan berbagai tahapan, mulai dari penerimaan aplikasi hingga seleksi kandidat. ATS membantu HR dalam mengelola volume aplikasi yang besar dan memastikan proses rekrutmen berjalan lancar.

Fungsi dan Manfaat ATS:

1. Pengelolaan Aplikasi:
   • ATS memungkinkan HR untuk menerima dan menyimpan aplikasi kandidat dalam satu sistem terpusat, memudahkan pencarian dan pengelolaan data kandidat.
   • Memungkinkan pencarian kandidat berdasarkan kata kunci, keterampilan, pengalaman, atau kriteria lainnya.
2. Screening Otomatis:
   • ATS dapat menyaring aplikasi secara otomatis berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, atau sertifikasi.
   • ATS membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyaring kandidat dan memastikan hanya kandidat yang memenuhi syarat yang dilihat oleh tim HR.
3. Manajemen Talent Pool:
   • ATS memungkinkan perusahaan untuk membangun dan memelihara database kandidat, yang dapat digunakan untuk kebutuhan rekrutmen di masa depan.
   • ATS juga dapat menyimpan catatan interaksi dengan kandidat, seperti wawancara, tes, dan feedback.
4. Komunikasi dengan Kandidat:
   • ATS memfasilitasi komunikasi yang teratur dengan kandidat melalui email otomatis, pemberitahuan status aplikasi, dan jadwal wawancara.
   • Memungkinkan HR untuk mengelola pengalaman kandidat dengan lebih baik, meningkatkan reputasi perusahaan.
5. Laporan dan Analitik:
   • ATS menyediakan laporan dan analitik tentang proses rekrutmen, seperti waktu untuk mengisi posisi, sumber kandidat, dan tingkat konversi.
   • Data ini membantu HR dalam mengevaluasi efektivitas strategi rekrutmen dan membuat keputusan berbasis data untuk perbaikan.

Peran HR dalam Onboarding

Onboarding adalah proses memperkenalkan karyawan baru ke dalam perusahaan dan mempersiapkan mereka untuk sukses dalam peran baru mereka. Onboarding yang efektif adalah kunci untuk memastikan karyawan baru merasa diterima, memahami tanggung jawab mereka, dan terintegrasi dengan baik ke dalam budaya perusahaan.

Peran HR dalam Onboarding:

1. Persiapan Sebelum Hari Pertama:
   • Menyiapkan dokumen dan persyaratan administratif seperti kontrak kerja, formulir pajak, dan informasi manfaat karyawan.
   • Mengkoordinasikan peralatan kerja, akun email, akses ke sistem, dan meja kerja sebelum karyawan baru tiba.
2. Penyampaian Informasi:
   • Memberikan informasi penting tentang perusahaan, termasuk visi, misi, nilai-nilai, dan struktur organisasi.
   • Menyediakan panduan tentang kebijakan perusahaan, prosedur, dan kode etik.
3. Pelatihan dan Orientasi:
   • Menyusun jadwal pelatihan untuk mengajarkan keterampilan yang diperlukan, termasuk pelatihan teknologi, proses kerja, dan orientasi budaya perusahaan.
   • Mengatur pertemuan dengan tim, manajer, dan mentor untuk membantu karyawan baru merasa nyaman dan mendapatkan dukungan.
4. Pendampingan dan Mentoring:
   • Menetapkan mentor atau buddy dari antara karyawan yang ada untuk membantu karyawan baru selama beberapa minggu pertama.
   • Melakukan check-in secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan dan menangani masalah atau kekhawatiran yang muncul.
5. Evaluasi dan Feedback:
   • Mengumpulkan feedback dari karyawan baru tentang proses onboarding, untuk mengidentifikasi area perbaikan.
   • Melakukan evaluasi formal setelah beberapa bulan untuk menilai penyesuaian karyawan baru dan memberikan bimbingan lebih lanjut jika diperlukan.
6. Pengintegrasian ke dalam Budaya Perusahaan:
   • Mengadakan acara sosial atau team-building untuk membantu karyawan baru terhubung dengan rekan kerja mereka.
   • Mendorong partisipasi karyawan baru dalam kegiatan perusahaan untuk memperkuat rasa memiliki dan keterlibatan.

Catatan

Proses rekrutmen dan seleksi yang efektif melibatkan berbagai tahapan mulai dari perencanaan, sourcing kandidat, wawancara berbasis kompetensi, hingga onboarding. Dengan mengadopsi strategi dan teknologi yang tepat, seperti ATS, HR dapat mengelola proses ini dengan efisien dan memastikan bahwa karyawan baru dapat berkontribusi secara optimal sejak hari pertama mereka bergabung. Peran HR dalam onboarding sangat penting untuk memastikan transisi yang mulus dan membangun fondasi untuk kesuksesan jangka panjang karyawan baru dalam organisasi.