Langkah-langkah Penyusunan SOP

SOP atau Standard Operating Procedures adalah prosedur standar yang harus menjadi acuan dari suatu proses kerja. SOP yang sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang di dalam suatu organisasi sudah menjadi produk hukum yang harus dipatuhi.

Penyusunan SOP melibatkan banyak pihak, siapa saja? paling tidak melibatkan user atau para pelaku di suatu bisnis proses. Misalkan Marketing departemen membuat SOP proses pembuatan surat penawaran, maka siapapun yang terlibat di dalam proses tersebut sebaiknya dilibatkan.

Baik, mari kita lihat langkah-langkah pembuatan SOP, langkah-langkah penyusunan SOP ini sebaiknya diikuti sesuai dengan urutan pembuatannya.

Langkah-Langkah Penyusunan SOP

1.Bentuk Team

Langkah pertama adalah membentuk team pembuatan SOP, yang melibatkan ahlinya, bisa dari HR Departemen dan para user atau mungkin juga bisa melibatkan konsultan HR.

2.Pelajari Proses Bisnis

Kedua, anda harus mempelajari proses bisnisnya, amati dari proses itu dimulai sampai proses itu selesai dilakukan. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam awal proses tersebut, siapa yang melakukan dan apa yang dilakukan serta produk atau jasa apa yang dihasilkan. Analisa secara mendalam, siapa saja orang-orang atau pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis tersebut.

3.Catat dan Kumpulkan Data serta Dokumen

Setelah anda mempelajari dengan teliti proses bisnisnya, selanjutnya anda wajib mencatat dan mengumpulkan Data-data seperti dokumen apa saja yang dibutuhkan dari setiap bagian proses, siapa yang melakukan, siapa yang bertanggung jawab dalam bagian proses tersebut, apa yang dilakukan, dengan siapa dia melakukannya, durasi melakukan setiap bagian proses tersebut, serta kumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam setiap bagian proses, catat nama dokumen dan nomor dokumennya.

[box type=”success” ]Sudah tahu tentang HR Brotherhood Super BootCamp yang diadakan oleh HRD Forum? Acara itu diadakan HANYA satu tahun sekali. Diadakan di bulan Maret setiap tahunnya. Jika Anda setuju bahwa membangun Networking bersama praktisi HR Indonesia itu sangat penting, maka IKUT dalam HR Brotherhood Super BootCamp adalah Investasi yang sangat menguntungkan. Kebayangkan apa yang harus Anda lakukan sekarang? DAFTAR![/box]

4.Buat Flow Chart dan Narasi sesuai alur proses

Setelah anda selesai mencatat dan mengumpulkan data serta dokumen selanjutnya anda harus menggambarkannya dalam bagan alur proses berupa flow chart dan alur proses berupa narasi. Pembuatan bagan flow chart dan narasi harus sesuai dengan urutan langkah setiap bagian proses tersebut. Dalam pembuatan bagan flow chart tersebut juga harus dituliskan siapa PIC dari setiap aktifitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan dari setiap aktifitas dan durasi masing-masing aktifitas. Buat flow chart dan narasinya hingga SOP dianggap selesai.

5.Review Hasil pembuatan flow chart dan narasi

Hasil penggambaran flowchart dan narasi direview ulang, dicermati kembali dengan teliti jangan sampai ada bagian-bagian yang terlewatkan. Review harus dilakukan secara sendiri-sendiri oleh setiap orang yang terlibat, lalu catat hal-hal yang dianggap belum sesuai. Selanjutnya hasil review masing-masing orang dikumpulkan, lalu dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion (FGD). Diharapkan setelah selesai FGD telah didapatkan SOP baik berbentuk flow chart maupun narasi yang sudah tepat. Sebagai tambahan, kadang bentuk SOP juga ada yang berupa foto-foto (gambar) dari setiap urutan proses.

6.Simulasikan SOP

Langkah ini sangat penting dilakukan, dimana simulasi ini adalah langkah terakhir yang harus dilakukan sebelum SOP diotorisasi oleh pihak yang berwenang (pimpinan perusahaan) untuk dijadikan dokumen legal yang harus dipatuhi. Simulasi dilakukan secara riil sesuai dengan kondisi sebenarnya atau aktual. Jika ditemukan ketidak sesuaian maka SOP harus direview kembali. Jika sudah sesuai maka dapat dilanjutkan ketahap berikutnya yaitu approval.

7.Approval SOP

Approval atau pemberian persetujuan atau otorisasi dari pihak yang berwenang dalam hal ini pimpinan tertinggi di dalam organisasi, perusahaan, lembaga, bagian, unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut. Di bagian bawah atau di bagian atas SOP tersebut harus ditandatangani oleh orang-orang yang berwenang. Biasanya ada tiga pihak yang memberikan tandatangan, yaitu yang membuat, yang mengkoreksi dan pimpinan tertinggi.

8.Publish dan Implementasi

Langkah selanjutnya adalah melakukan publish atau sosialisasi sebelum diimplementasikan dalam proses bisnis yang sesungguhnya.

9.Kepatuhan terhadap SOP

Setelah SOP sudah diotorisasi dan diimplementasikan, maka semua pihak yang terlibat dalam proses bisnisnya harus patuh dan taat terhadap urut-urutan langkah dan persyaratan yang tertuang dalam SOP tersebut. Tidak melakukan proses bisnis sesuai dengan SOP dianggap sebagai sebuah pelanggaran dan dapat dikenakan sanksi.

Demikian sekilas tentang tahapan pembuatan SOP atau penyusunan SOP, semoga dapat menjadi pencerah bagi anda semua.

Salam dari saya, Bahari Antono selaku owner dan founder HRD Forum. Semoga kehadiran HRD Forum dapat membawa berkah buat kita semua. Menjadi katalisator bagi peningkatan kualitas SDM Indonesia adalah salah satu misi Kami, mohon dukungan dan doanya, amiin.

salam HR!

Bahari Antono
Founder & Owner HRD Forum

—

Profile Bahari Antono : Beliau adalah Founder & Owner HRD Forum, lahir dan besar di Jakarta. Menyelesaikan pendidikan S1 di Fakultas Teknik – Universitas Indonesia dan menyelesaikan pendidikan S2 di Institut Teknologi Bandung dengan meraih gelar Master of Business Administration. Sehari-hari aktif memberikan pelatihan dan konsultasi di bidang HR, pemberdayaan diri dan Entrepreneur. Sering diminta untuk membenahi sistem bisnis perusahaan di bidang HR seperti ; Pembuatan SOP, Pembuatan Job Description, Desain KPI, Performance Management, Recruitment, Training Needs Analysis, Desain Competency, Pembuatan Kamus Kompetensi, Training, Coaching, Mentoring, Desain Penilaian Kinerja Karyawan, BSC, Career Management, pengelolaan kinerja karyawan dan lain-lain. Selain sebagai trainer dan konsultan, Beliau juga sebagai penulis, bukunya yang berjudul “Satu Miliar Rupiah Pertama dari Bisnis Training” dapat dibeli di toko buku Gramedia atau toko buku online. Jika ingin mengundang Pak Bahari Antono memberikan pelatihan, konsultasi maupun pendampingan, silakan kirimkan email ke : event@hrd-forum.com atau hotline 08788-1000-100 atau PIN BB HRD Forum 5A24F771. Terima Kasih.

Catatan :

HRD Forum mengadakan pelatihan HR sejak tahun 2004. Pelatihan HR yang diselenggarakan oleh HRD Forum telah dihadiri lebih dari 30.000 praktisi HR Indonesia. Pastikan Team HR Perusahaan Anda IKUT serta.

redaksi

See author's posts