Job Description dan Shopping List

Pernah mendengar kata atau istilah Job Description? saya yakin sudah ya… Bagi sebagian orang, Job Description adalah sebuah daftar atau uraian yang berisi tugas dan tanggung jawabnya, bentuknya mirip seperti shopping list, seperti daftar belanjaan kalau ibu-ibu belanja di hypermarket.

Saya pernah menerima job description dari seorang peserta training yang saya adakan, bentuk job description-nya ya mirip shopping list seperti daftar belanjaan, hanya berisi uraian apa tugas dan tanggung jawabnya. Hanya itu saja tidak ada yang lain.

Apakah job description memang seperti itu? apakah bentuk job description seperti itu sudah benar?

Rekan dan sahabat dimanapun berada, Job Description adalah sebuah dokumen penting, baik bagi perusahaan dan karyawan. Bagi karyawan dokumen job description ini adalah acuan dalam melakukan pekerjaan di perusahaan, sebagai dokumen yang menjelaskan banyak hal di samping hanya uraian pekerjaan, dokumen job description juga harus mampu menjelaskan informasi-informasi penting lainnya.

Informasi apa sajakah yang seharusnya ada dalam sebuah job description?

Sebuah job description seharusnya memuat hal-hal seperti berikut :

• Tujuan Jabatan, informasi yang menjelaskan tujuan dibentuknya jabatan ini
• Identitas Jabatan, menjelaskan identitas jabatan, seperti nama jabatan, nama yang menjabat, departemen, divisi, bidang, nama jabatan di atasnya, dan sebagainya
• Tanggung Jawab Utama, uraian yang menjelaskan tugas dan tanggung jawab utamanya, yang juga menjelaskan skala waktu pelaksanaannya, apakah harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
• Kewenangan, informasi yang menggambarkan apa saja kewenangannya
• Hubungan kerja, informasi yang menggambarkan dengan bagian atau pihak mana saja jabatan ini memiliki hubungan kerja
• Kompetensi, berisi informasi daftar kompetensi minimal yang harus dimiliki
• Dimensi, yang berisi dimensi finansial dan dimensi non finansial
• Job Specification, berisi informasi tentang spesifikasi dari jabatan tersebut
• Struktur Organisasi, menggambarkan posisi jabatan tersebut dalam struktur organisasi
• Performance Indicator, berisi apa saja performance indikator dari jabatan tersebut
• Training, berisi informasi daftar training utama yang harus diikuti (sebagian job description menghilangkan bagian ini).
• Kolom otorisasi, berisi informasi bahwa job description ini sudah setujui dan disahkan oleh jabatan yang berwenang.

Rekan dan Sahabat, Job Description setidaknya harus seperti uraian di atas, sehingga job description mampu menjadi sebuah dokumen penting yang menjelaskan informasi sebuah jabatan secara detil, lengkap dan terperinci.

Jadi rekan dan sahabat, setelah kita membaca uraian di atas, seharusnya kita bisa dengan mudahnya membuat job description marketing, job description HRD, job description PPIC, job description accounting, job description manajer pemasaran, job description manager HRD, job description sales manager dan sebagainya.

Apa sih Job Description itu?

Job description atau uraian jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas, uraian atau gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh sipemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, kompetensi apa yang harus dimiliki, apa saja performance indicators-nya, training-training yang harus diikuti, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya diluar lingkup pekerjaannya dan diluar organisasi (eksternal) sehingga dapat tercapai tujuan unit / bagian kerja dan organisasi / perusahaan secara luas.

Rekan dan Sahabat, ingin mengetahui lebih jelas dan lengkap bagaimana membuat Job Description dengan benar? HRD Forum secara rutin mengadakan workshop bagaimana membuat Job Description dengan baik dan benar. silakan baca informasi workshop Job Analysis & Job Description berbasis Kompetensi dan KPI. Pastikan Team dari perusahaan Anda bisa ikut dalam workshop penting ini.

Terima kasih telah mampir di website HRD Forum, semoga kebaikan, kesehatan dan kesuksesan selalu menyertai kita selamanya. Amiin.

Salam HR !

Bahari Antono

• Owner & Founder HRD Forum
• Follow me on Twitter @BahariAntono