Peran dan Tujuan General Affairs Department dalam Perusahaan

Departemen General Affairs (GA) merupakan bagian penting dari struktur organisasi dalam sebuah perusahaan. Artikel ini akan membahas secara lengkap fungsi, tujuan, job description, dan beberapa posisi pekerjaan yang umumnya ada di dalam General Affairs Department, dengan fokus pada praktik-praktik yang relevan di Indonesia.

Fungsi dan Tujuan General Affairs Department

Departemen General Affairs memiliki beragam fungsi yang berkontribusi pada pengelolaan operasional yang efisien dan lancar di perusahaan. Tujuan utama dari GA Department adalah menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, mematuhi peraturan perusahaan dan hukum yang berlaku, serta memberikan dukungan administratif yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas perusahaan dengan efektif. Berikut adalah beberapa fungsi dan tujuan utama dari General Affairs Department:

1. Manajemen Fasilitas dan Properti

• GA Department bertanggung jawab atas manajemen dan pemeliharaan fasilitas fisik perusahaan, termasuk gedung kantor, peralatan, dan perabotan.
• Tujuannya adalah memastikan fasilitas berfungsi dengan baik dan aman untuk digunakan oleh karyawan.

2. Pengelolaan Keamanan dan Keselamatan

• GA Department memastikan bahwa keamanan dan keselamatan karyawan dan aset perusahaan terjaga dengan baik.
• Ini mencakup pengawasan keamanan fisik dan sistem keamanan.

3. Manajemen Transportasi dan Perjalanan Dinas

• Mengelola armada perusahaan, jika ada, serta mengurus perjalanan dinas untuk karyawan.
• Tujuannya adalah mengoptimalkan penggunaan transportasi dan menghemat biaya perusahaan.

4. Manajemen Peralatan Kantor

• Merencanakan dan memonitor inventaris peralatan kantor seperti komputer, printer, dan perangkat lainnya.
• Memastikan bahwa peralatan tersebut selalu tersedia dan berfungsi dengan baik.

5. Pengelolaan Hubungan Eksternal

• Berinteraksi dengan pihak eksternal seperti vendor, pemerintah, dan komunitas lokal untuk memastikan kerjasama yang lancar.
• Memastikan perusahaan mematuhi peraturan dan regulasi yang berlaku.

Job Position yang umumnya ada di Departemen General Affairs

Departemen General Affairs (GA) dalam konteks perusahaan di Indonesia memiliki beragam posisi pekerjaan yang berperan dalam mengelola aspek-aspek administratif, fasilitas, keamanan, dan hubungan eksternal. Berikut adalah beberapa posisi pekerjaan yang seharusnya ada di General Affairs Department di Indonesia:

1. General Affairs Manager:

   • Bertanggung jawab atas pengelolaan keseluruhan departemen.
   • Perencanaan strategis untuk memastikan efisiensi operasional dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
   • Pengambilan keputusan strategis untuk mendukung tujuan perusahaan.

2. Facility Manager:

   • Merencanakan, mengelola, dan memelihara fasilitas fisik perusahaan, termasuk gedung kantor, peralatan, dan perabotan.
   • Mengelola kontrak dengan vendor dan perencanaan pemeliharaan rutin.

3. Security Officer:

   • Memastikan keamanan fisik perusahaan dan karyawan.
   • Mengelola sistem keamanan, pengawasan, serta manajemen akses.

4. Transportation Coordinator:

   • Mengelola armada perusahaan jika ada, termasuk perawatan dan perencanaan perjalanan.
   • Menyusun jadwal perjalanan dinas dan transportasi karyawan.

5. Office Administrator:

   • Mengelola inventaris dan persediaan kantor.
   • Menyediakan dukungan administratif kepada departemen dan karyawan.
   • Bertanggung jawab atas manajemen dokumen dan arsip.

6. Compliance Specialist:

   • Memastikan perusahaan mematuhi semua peraturan dan regulasi yang berlaku, termasuk peraturan ketenagakerjaan dan peraturan pemerintah.
   • Berinteraksi dengan badan pemerintah dan lembaga terkait dalam hal kepatuhan.
7. Procurement Officer:
   • Bertanggung jawab atas pengadaan barang dan layanan yang diperlukan oleh perusahaan.
   • Negosiasi kontrak dengan vendor dan pemantauan penyedia layanan.

8. Community and Government Relations Specialist:

   • Menjalin dan memelihara hubungan dengan pihak eksternal seperti pemerintah, komunitas lokal, dan mitra bisnis.
   • Memastikan perusahaan beroperasi sesuai dengan norma dan etika sosial.

9. Environmental Health and Safety (EHS) Officer:

   • Bertanggung jawab atas aspek keamanan dan kesehatan lingkungan di tempat kerja.
   • Menyusun kebijakan dan program keamanan serta mengelola pelaporan kecelakaan dan insiden.

10. Travel Coordinator:

    • Mengelola perjalanan bisnis dan akomodasi karyawan dalam dan luar negeri.
    • Memastikan pemenuhan peraturan perjalanan perusahaan.

11. Event Coordinator:

    • Merencanakan, mengelola, dan mengkoordinasikan acara perusahaan, seperti seminar, pelatihan, atau acara perusahaan lainnya.
    • Mengelola logistik dan aspek administratif terkait acara.

12. Receptionist:

    • Menangani penerimaan tamu dan panggilan masuk.
    • Memberikan layanan informasi dasar kepada tamu dan karyawan.

13. Driver and Courier:

    • Mengemudikan kendaraan perusahaan dan mengurus pengiriman atau pengambilan dokumen dan barang.
    • Memastikan kendaraan dalam kondisi baik dan aman.

14. Maintenance Staff:

    • Bertanggung jawab atas perawatan rutin dan perbaikan fasilitas fisik seperti perbaikan listrik, perawatan taman, dan pemeliharaan bangunan.

Penting untuk dicatat bahwa struktur dan posisi dalam General Affairs Department dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin memiliki peran tambahan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Namun, posisi-posisi yang disebutkan di atas mencakup peran utama yang umumnya ada dalam GA Department di Indonesia untuk mengelola berbagai aspek operasional dan administratif perusahaan dengan efisien.

Contoh SOP di General Affairs Departement

Berikut adalah dua contoh Standard Operating Procedures (SOP) yang biasa digunakan dalam General Affairs Department:

1. SOP untuk Pengelolaan Peralatan Kantor:

Tujuan: SOP ini bertujuan untuk memastikan peralatan kantor seperti komputer, printer, dan perangkat lainnya tetap dalam kondisi baik, tersedia untuk digunakan kapan pun diperlukan, dan terhindar dari kerusakan atau kehilangan.

Langkah-langkah dalam SOP:

a. Pengecekan Inventaris: Petugas General Affairs melakukan pemantauan inventaris peralatan kantor secara berkala dan mencatat semua peralatan yang dimiliki oleh perusahaan.

b. Perawatan Rutin: Perawatan rutin seperti membersihkan peralatan dan perangkat keras, memeriksa kabel, dan perangkat lainnya dilakukan sesuai jadwal yang ditetapkan.

c. Perbaikan dan Pergantian: Jika ditemukan masalah atau kerusakan pada peralatan, petugas GA akan mengambil tindakan perbaikan atau menggantinya dengan peralatan yang baru jika perlu.

d. Pemantauan Stok Peralatan: Petugas GA memantau stok peralatan kantor dan memesan peralatan baru sesuai kebutuhan.

e. Pendaftaran Peminjaman: Ketika karyawan meminjam peralatan, seperti laptop, ada prosedur pendaftaran yang harus diikuti, termasuk pencatatan tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian.

f. Pelaporan Kehilangan atau Kerusakan: Jika ada peralatan yang hilang atau mengalami kerusakan parah, karyawan harus melaporkannya kepada GA Department sesegera mungkin.

2. SOP untuk Manajemen Keamanan:

Tujuan: SOP ini bertujuan untuk menjaga keamanan fisik kantor, karyawan, dan aset perusahaan dengan memastikan pelaksanaan tindakan keamanan yang konsisten.

Langkah-langkah dalam SOP:

a. Akses Terkontrol: Semua pintu masuk dan keluar dari gedung atau area kerja harus terkunci dan hanya dapat diakses oleh karyawan yang memiliki izin akses.

b. Pemeriksaan Identitas: Untuk mengamankan akses ke area tertentu, SOP mungkin mencakup prosedur pemeriksaan identitas, seperti penggunaan kartu akses atau sidik jari.

c. Pemantauan CCTV: Jika ada sistem pengawasan CCTV, SOP menjelaskan prosedur pemantauan dan penyimpanan rekaman CCTV.

d. Penjagaan Kantor Malam Hari: Jika diperlukan, SOP mungkin memerintahkan penjagaan kantor di malam hari atau saat liburan.

e. Pelaporan Insiden: Jika terjadi insiden keamanan, seperti pencurian atau masuk tanpa izin, SOP harus mencakup prosedur pelaporan yang tepat kepada pihak berwenang.

f. Pengelolaan Akses Kunci: SOP harus menjelaskan bagaimana kunci fisik dan elektronik dikelola, termasuk pencatatan penggunaan dan penggantian kunci jika diperlukan.

Berikut adalah dua contoh Standard Operating Procedures (SOP) yang umum di General Affairs Department:

3. Prosedur Pengelolaan Inventaris dan Peralatan Kantor:

Tujuan: Memastikan pengelolaan inventaris dan peralatan kantor secara efisien dan akurat.

Langkah-langkah:

a. Penerimaan Inventaris dan Peralatan: – Barang baru diterima oleh staf penerimaan dan dicatat dalam sistem inventaris. – Dibuat daftar penerimaan dan diserahkan ke bagian yang berwenang untuk pengecekan dan tanda terima.

b. Penyimpanan dan Pelabelan: – Barang ditempatkan di tempat penyimpanan yang sesuai dan aman. – Setiap barang dilengkapi dengan label yang mencakup informasi seperti nama barang, tanggal penerimaan, dan nomor inventaris.

c. Pencatatan dan Pemantauan: – Catat setiap perubahan status inventaris seperti pemindahan, pemusnahan, atau perbaikan. – Lakukan pencatatan rutin dan audit inventaris untuk memastikan akurasi data dan kesesuaian dengan catatan fisik.

d. Pemusnahan dan Penggantian: – Tentukan prosedur untuk memusnahkan barang yang tidak dapat digunakan atau sudah usang. – Tentukan prosedur untuk mengganti peralatan yang rusak atau sudah mencapai batas pemakaian.

4. Prosedur Keamanan Fisik dan Keselamatan Karyawan:

Tujuan: Menjaga keamanan fisik kantor dan karyawan serta mengatasi situasi darurat dengan efisien.

Langkah-langkah:

a. Akses dan Pengawasan: – Batasi akses ke area sensitif dengan sistem kartu akses atau pengenal. – Lakukan pengawasan rutin terhadap orang asing atau aktivitas yang mencurigakan.

b. Tata Cara Darurat: – Tetapkan tata cara evakuasi dalam situasi darurat seperti kebakaran atau gempa bumi. – Latih karyawan secara rutin mengenai prosedur evakuasi dan penggunaan peralatan darurat.

c. Sistem Keamanan: – Pastikan peralatan keamanan seperti kamera CCTV, alarm, dan sistem pencegahan kebakaran berfungsi dengan baik. – Tentukan orang yang bertanggung jawab atas pemantauan dan pemeliharaan sistem keamanan.

d. Pelaporan Keamanan: – Bentuk tim keamanan internal untuk menerima dan menanggapi laporan keamanan dari karyawan. – Karyawan harus diberi tahu untuk melaporkan kejadian atau perilaku mencurigakan segera kepada tim keamanan atau manajemen.

Keempata SOP di atas memberikan pedoman tentang bagaimana mengelola inventaris dan peralatan kantor dengan efisien serta menjaga keamanan fisik dan keselamatan karyawan di lingkungan kerja. SOP ini membantu memastikan bahwa operasional General Affairs Department berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Keempat SOP di atas adalah contoh umum dari prosedur yang dapat ditemukan dalam General Affairs Department. SOP ini membantu memastikan bahwa operasi sehari-hari berjalan dengan lancar, aset perusahaan terlindungi, dan lingkungan kerja aman dan efisien.

Kesimpulan

General Affairs Department memiliki peran kunci dalam mendukung operasional perusahaan dengan menyediakan layanan dan infrastruktur yang diperlukan. Dalam lingkungan bisnis yang terus berkembang di Indonesia, GA Department menjadi semakin penting dalam memastikan efisiensi dan kepatuhan perusahaan. Para praktisi HR, HC, dan General Affairs di Indonesia perlu memahami peran ini dengan baik untuk memastikan bahwa perusahaan mereka beroperasi dengan lancar dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.