Apa itu Analisis Beban Kerja dan Cara Menghitungnya

Rekan-rekan HRD Forum, Analisis Beban Kerja atau Workload Analysis adalah metode untuk mengukur beban kerja yang harus ditanggung oleh karyawan dalam organisasi. Analisis ini dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam satu waktu tertentu. Analisis Beban Kerja dapat membantu organisasi dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

Dalam Analisis Beban Kerja, karyawan yang berbeda memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda dalam organisasi. Oleh karena itu, Analisis Beban Kerja melibatkan identifikasi tugas yang dilakukan oleh karyawan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Proses ini akan memungkinkan organisasi untuk menentukan apakah pekerjaan yang diberikan kepada karyawan dapat diselesaikan dengan waktu yang tersedia dan jika tidak, perlu adanya perubahan pada tugas dan tanggung jawab karyawan.

Cara Menghitung Beban Kerja

Rekan-rekan HRD Forum, ada beberapa cara untuk menghitung beban kerja. Berikut adalah beberapa metode yang umum digunakan dalam Analisis Beban Kerja:

Observasi langsung

Metode ini melibatkan pengamatan langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan. Observasi dapat dilakukan dengan mengamati pekerjaan karyawan secara langsung, atau dengan menggunakan rekaman video. Observasi ini kemudian digunakan untuk menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam waktu tertentu.

Wawancara

Metode wawancara melibatkan percakapan antara peneliti dan karyawan. Dalam wawancara, karyawan diminta untuk menjelaskan tugas dan tanggung jawab mereka, serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Wawancara ini kemudian digunakan untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam waktu tertentu.

Pengukuran Kuantitatif

Metode pengukuran kuantitatif melibatkan pengukuran pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan dengan menggunakan peralatan seperti timbangan atau pengukur waktu. Metode ini memberikan data yang akurat dan dapat digunakan untuk menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam waktu tertentu.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM adalah sistem yang digunakan oleh organisasi untuk mengelola data dan informasi. SIM dapat digunakan untuk mengumpulkan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Data ini kemudian digunakan untuk melakukan Analisis Beban Kerja.

Penilaian Subjektif

Metode penilaian subjektif melibatkan penilaian karyawan terhadap beban kerja mereka. Karyawan diminta untuk menilai tingkat kesulitan dari tugas mereka, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Metode ini tidak selalu akurat, karena penilaian karyawan dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti keinginan untuk menyenangkan atasan atau merasa terbebani.

Rekan-rekan HRD Forum, setelah data tentang beban kerja dikumpulkan dengan salah satu metode di atas, langkah selanjutnya adalah melakukan perhitungan untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam waktu tertentu. Berikut adalah cara menghitung beban kerja:

Hitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

Rekan-rekan HRD Forum, dalam Analisis Beban Kerja, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas adalah faktor penting. Hitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas yang dilakukan oleh karyawan. Waktu ini harus mencakup waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas utama, serta waktu yang dibutuhkan untuk tugas tambahan seperti berkomunikasi dengan klien atau melakukan tugas administratif.

Hitung jumlah tugas yang dapat diselesaikan dalam satu waktu

Setelah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dihitung, langkah selanjutnya adalah menghitung jumlah tugas yang dapat diselesaikan oleh karyawan dalam satu waktu. Hitung jumlah tugas yang dapat diselesaikan oleh karyawan dalam satu jam, satu hari, atau satu minggu.

Tentukan beban kerja

Setelah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan jumlah tugas yang dapat diselesaikan dalam satu waktu dihitung, langkah selanjutnya adalah menentukan beban kerja. Beban kerja dapat dihitung dengan membagi waktu yang tersedia dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Contohnya, jika waktu yang tersedia adalah 8 jam dalam sehari dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas adalah 6 jam, maka beban kerja adalah 6/8 atau 0,75. Artinya, karyawan dapat menyelesaikan 0,75 tugas dalam satu hari kerja.

Manfaat dari Analisis Beban Kerja

Rekan-rekan HRD Forum, Analisis Beban Kerja dapat memberikan manfaat bagi organisasi dan karyawan. Berikut adalah beberapa manfaat dari Analisis Beban Kerja:

Meningkatkan produktivitas

Dengan melakukan Analisis Beban Kerja, organisasi dapat menentukan jumlah dan jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam satu waktu tertentu. Hal ini dapat membantu organisasi untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan memastikan bahwa pekerjaan yang diberikan sesuai dengan kemampuan karyawan dan waktu yang tersedia.

Mengurangi stres dan kelelahan karyawan

Jika karyawan diberi terlalu banyak pekerjaan, mereka dapat merasa stres dan kelelahan. Analisis Beban Kerja dapat membantu organisasi untuk mengurangi beban kerja yang berlebihan pada karyawan dan mencegah terjadinya stres dan kelelahan.

Meningkatkan kepuasan karyawan

Dengan memastikan bahwa beban kerja yang diberikan sesuai dengan kemampuan karyawan dan waktu yang tersedia, organisasi dapat meningkatkan kepuasan karyawan. Karyawan akan merasa lebih puas dengan pekerjaan yang mereka lakukan jika beban kerja yang diberikan tidak terlalu berat atau terlalu ringan.

Meningkatkan efisiensi kerja

Dengan melakukan Analisis Beban Kerja, organisasi dapat menentukan tugas yang paling penting dan memprioritaskan tugas tersebut. Hal ini dapat membantu organisasi untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan memastikan bahwa tugas-tugas yang paling penting diselesaikan terlebih dahulu.

Memperbaiki perencanaan dan penganggaran

Dengan mengetahui jumlah dan jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam satu waktu tertentu, organisasi dapat membuat perencanaan dan penganggaran yang lebih akurat. Hal ini dapat membantu organisasi untuk menghindari kelebihan biaya atau kekurangan biaya dalam proyek atau program yang dilakukan.

Meningkatkan kualitas pekerjaan

Dengan memastikan bahwa beban kerja yang diberikan sesuai dengan kemampuan karyawan dan waktu yang tersedia, organisasi dapat meningkatkan kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan. Karyawan akan lebih fokus dan lebih berkualitas dalam melakukan tugas-tugas yang diberikan karena beban kerja yang diberikan tidak terlalu berat atau terlalu ringan.

Kesimpulan

Rekan-rekan HRD Forum, Analisis Beban Kerja adalah proses untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam waktu tertentu. Analisis Beban Kerja dapat memberikan manfaat bagi organisasi dan karyawan, seperti meningkatkan produktivitas, mengurangi stres dan kelelahan karyawan, meningkatkan kepuasan karyawan, meningkatkan efisiensi kerja, memperbaiki perencanaan dan penganggaran, serta meningkatkan kualitas pekerjaan.

Cara menghitung beban kerja meliputi langkah-langkah untuk menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, menghitung jumlah tugas yang dapat diselesaikan dalam satu waktu, dan menentukan beban kerja. Dengan melakukan Analisis Beban Kerja, organisasi dapat memastikan bahwa pekerjaan yang diberikan sesuai dengan kemampuan karyawan dan waktu yang tersedia, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan.

Rekan-rekan HRD Forum, sebagai seorang manajer atau pemimpin, penting untuk memperhatikan Analisis Beban Kerja dan memastikan bahwa karyawan tidak diberi terlalu banyak pekerjaan atau terlalu sedikit pekerjaan. Sebagai karyawan, penting untuk memberi tahu manajer atau atasan jika beban kerja terlalu berat atau terlalu ringan, sehingga dapat diperbaiki dan pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efektif.

Berikut adalah contoh perhitungan beban kerja:

Seorang karyawan di bagian produksi diharuskan membuat 1000 produk dalam 8 jam kerja. Produk tersebut terdiri dari 3 tahap pembuatan, yaitu pengukuran, pemotongan, dan penyatuan.

Untuk tahap pengukuran, dibutuhkan waktu 1 menit untuk mengukur 1 produk. Untuk tahap pemotongan, dibutuhkan waktu 2 menit untuk memotong 1 produk. Untuk tahap penyatuan, dibutuhkan waktu 3 menit untuk menyatukan 1 produk.

Dari informasi tersebut, kita dapat menghitung waktu total yang dibutuhkan untuk membuat 1 produk:

Pengukuran = 1 menit
Pemotongan = 2 menit
Penyatuan = 3 menit
Total waktu = 1 + 2 + 3 = 6 menit
Jumlah produk yang dapat diselesaikan dalam 1 jam kerja dapat dihitung sebagai berikut:

Waktu kerja dalam 1 jam = 60 menit
Waktu total untuk membuat 1 produk = 6 menit
Jumlah produk dalam 1 jam kerja = 60/6 = 10 produk
Jumlah produk yang dapat diselesaikan dalam 8 jam kerja dapat dihitung sebagai berikut:

Jumlah produk dalam 1 jam kerja = 10 produk
Jumlah produk dalam 8 jam kerja = 10 x 8 = 80 produk

Rekan-rekan HRD Forum, dari perhitungan di atas, dapat dilihat bahwa beban kerja untuk membuat 1000 produk dalam 8 jam kerja terlalu berat untuk satu karyawan. Sebagai manajer atau pemimpin, hal ini dapat menjadi pertimbangan untuk menambahkan jumlah karyawan atau mengatur ulang pembagian tugas agar beban kerja dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

Bersambung…. Analisis Beban Kerja dengan Metode Full Time Equivalent (FTE)

Semoga bermanfaat, terima kasih dan salam HRD Forum.

HRD Forum Connect :
linktr.ee/hrdforum
linktr.ee/hrdforum
linktr.ee/hrdforum

—
Bahari Antono, ST, MBA
Beliau adalah owner & Founder HRD Forum, menyelesaikan pendidikan S1 di Fakultas Teknik – Universitas Indonesia dan menyelesaikan pendidikan S2 di Institut Teknologi Bandung.
Melalui HRD Forum Beliau memberikan jasa Training, Konsultasi, Pendampingan dan Pengerjaan project-project HR seperti : Job Analysis & Job Description, Analisis Beban Kerja, Key Performance Indicators (KPI), Objective & Key Result (OKR), Desain Kompetensi Jabatan, Kamus Kompetensi Jabatan, Matrik Kompetensi Jabatan, CBHRM, Struktur & Skala Upah, Job Evaluation, Training Evaluation & ROTI, BEI, Organization Development, Corporate Culture, Performance Management, Performance Appraisal, Coaching for Performance, Talent Management Program, Career Planning, Industrial Relation dan sebagainya. Untuk menggunakan jasa HRD Forum silakan hubungi Hotline : 08788-1000-100 atau Whatsapp ke : 0818715595
—