Analisa Beban Kerja – Workload Analysis

Pengertian dan Tujuan Analisa Beban Kerja

Analisa beban kerja atau workload analysis adalah sebuah proses untuk menghitung jumlah jam yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu. Adapun tujuan akhir dari proses analisa beban kerja atau workload analysis adalah untuk mengetahui berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dalam sebuah proses kerja, baik dalam unit kerja, departemen, divisi maupun dalam perusahaan.

Manfaat Analisa Beban Kerja atau Workload Analysis

Kegiatan analisa beban kerja sangat diperlukan oleh semua perusahaan, dengan dilakukannya analisa beban kerja banyak manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan, pimpinan dan para manager, apa saja manfaat dari analisa beban kerja? silakan simak uraian di bawah ini :

• Bermanfaat untuk menentukan Jumlah Kebutuhan Karyawan : dengan perhitungan dan penentuan jumlah tenaga kerja yang tepat maka akan terjadi efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja yang pada akhirnya akan meminimalkan cost perusahaan.
• Bermanfaat dalam proses HR Planning : dapat dimanfaatkan dalam proses perencanaan, persiapan recruitment, proses recruitmen, selection sampai penempatannya.
• Bermanfaat untuk menentukan standar waktu dari sebuah proses kerja : setelah kita melakukan proses analisa beban kerja atau workload analysis maka kita akan mendapatkan jumlah jam efektif yang dapat digunakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Jumlah jam ini dapat dijadikan standar waktu (standard time) dari sebuah proses kerja.
• Bermanfaat untuk menghitung budget perusahaan terkait dengan penggajian dan tunjangan karyawan : dengan proses analisa beban kerja, akan diketahui jumlah karyawan yang dibutuhkan, sehingga perusahaan dengan mudah dapat memproyeksikan budget untuk penggajian dan tunjangan karyawan kedepannya.
• Bermanfaat untuk penyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan, Standard Operating Procedure (SOP)
• Bermanfaat untuk penyusunan kebutuhan pelatihan (Training Needs) karyawan : Hasil akhir dari proses analisa beban kerja selain jumlah karyawan, juga akan didapatkan standar waktu untuk mengerjakan sebuah pekerjaan. Standar waktu yang menjadi acuan dapat dibandingkan dengan kondisi aktual karyawan, jika ada perbedaan (GAP) antara standar waktu dengan kondisi aktual, artinya ada GAP sehingga dapat menjadi indikator adanya kebutuhan pelatihan pada karyawan tersebut.

Dengan mengimplementasikan proses analisa beban kerja atau workload analysis maka diharapkan perusahaan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik atau tinggi dari kinerja para karyawannya, yang pada akhirnya dapat meningkatkan tingkat produktivitas perusahaan.

Cara perhitungan analisa beban kerja

Cara menghitung Analisis beban kerja adalah dengan membandingkan bobot atau beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan, misalnya mingguan atau bulanan, sementara volume kerja datanya terdapat pada setiap unit kerja.

Dalam proses analisa beban kerja kita harus memperhatikan jenis pekerjaan yang akan kita analisa, seperti yang kita ketahui bersama bahwa jenis pekerjaan ada dua, yaitu :

• Pekerjaan yang bersifat Abstrak ( hasil produk bersifat konkret, misalkan benda)
• Pekerjaan yang bersifat Konkret ( hasil produk bersifat abstrak, misalkan jasa)

sehingga pengukurannyapun berbeda, sbb :

Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak

Data dan informasi yang dibutuhkan Untuk mengukur beban kerja abstrak :

• Uraian tugas jabatan secara rinci
• Frekwensi setiap tugas dalam satuan tugas.
• Waktu kerja efektif.
• Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
• Waktu Penyelesaian Tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu

Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret

Data dan informasi yang dibutuhkan Untuk mengukur beban kerja konkret :

• Uraian tugas jabatan secara rinci
• Satuan hasil kerja
• Waktu kerja efektif
• Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas
• Target waktu kerja dalam satuan waktu
• Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu

-Jam Kerja- adalah sebagai alat ukur dimana harus di isi dengan kegiatan kerja dalam rangka untuk menghasilkan berbagai jenis produk baik bersifat konkret maupun abstrak (benda atau jasa).

-Jam kerja efektif- terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan, istirahat merokok, tidur, mengobrol, baca koran, main internet, BBM-an dan sebagainya.

Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut :

• Jam Kerja Efektif per hari (mialkan dalam menit)
• Jam Kerja Efektif per minggu (mialkan dalam menit)
• Jam Kerja Efektif per bulan (mialkan dalam menit)
• Jam Kerja Efektif per tahun (mialkan dalam menit)

Setiap unit kerja akan memiliki hasil kerja yang berbeda satu sama lain, baik jenis maupun satuannya.

Bersambung….

Bagi yang ingin ikut dalam training “Analisa Beban Kerja – Workload Analysis“

Salam Komunitas HRD Terbesar di Indonesia !

—

Ingin ikut Training Analisa Beban Kerja ? daftar segera di HRD Forum, pendaftaran via email : Event@HRD-Forum.com