8 Langkah Menyusun Rencana Tanggap Darurat dan Bencana untuk Perusahaan

Rencana Tanggap Darurat | Di tengah ketidakpastian dunia usaha, ancaman bencana alam seperti badai, kecelakaan kerja di pabrik, hingga serangan siber dapat mengganggu operasional bisnis secara tiba-tiba. Situasi darurat ini bisa membuat karyawan tidak dapat bekerja, mengakses sistem, atau data penting; pemasok mengalami kekurangan bahan baku, atau permintaan terhadap layanan Anda menurun drastis.

Manfaat Utama dari Rencana Kelangsungan Bisnis

Memiliki rencana kelangsungan bisnis atau business continuity plan yang matang dapat memberikan rasa aman bagi karyawan, pemegang saham, dan pelanggan. Dengan rencana ini, perusahaan menunjukkan kesiapan dan proaktivitas menghadapi situasi darurat. Selain itu, perencanaan ini juga meningkatkan efisiensi perusahaan secara keseluruhan dan membantu mengalokasikan sumber daya finansial, manusia, dan teknis yang tepat agar tetap beroperasi dalam situasi krisis.

Berikut adalah delapan langkah dasar yang perlu dipertimbangkan saat menyusun rencana tanggap darurat perusahaan.

1. Rencana Tanggap Darurat – Membentuk Tim Kesiapan Darurat

Langkah pertama adalah membentuk tim khusus yang akan bertanggung jawab merancang dan melaksanakan rencana tanggap darurat. Tim ini harus terdiri dari berbagai bagian fungsional perusahaan seperti HRD, IT, keamanan, operasional, dan keuangan. Tujuan dari pembentukan tim ini adalah untuk memastikan bahwa rencana disusun secara menyeluruh, mencakup semua aspek penting, serta memiliki koordinasi yang baik antar departemen.

2. Rencana Tanggap Darurat  – Mengidentifikasi Layanan dan Fungsi Esensial

Dalam situasi darurat, tidak semua fungsi bisnis harus tetap berjalan. Identifikasi fungsi dan layanan yang esensial, yakni yang harus tetap berjalan untuk menjaga keberlangsungan bisnis. Misalnya, dalam perusahaan manufaktur, fungsi logistik dan produksi mungkin termasuk layanan esensial, sementara di perusahaan teknologi, sistem IT dan layanan pelanggan dapat menjadi prioritas utama.

3. Rencana Tanggap Darurat  – Mengidentifikasi Keterampilan yang Dibutuhkan dan Penempatan Ulang Staf

Evaluasi keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan layanan esensial di tengah krisis. Jika diperlukan, siapkan skenario penempatan ulang staf untuk memastikan layanan esensial tetap berjalan meski ada pengurangan jumlah karyawan atau perubahan dalam alur kerja. Ini penting untuk memastikan bahwa setiap layanan esensial memiliki staf yang memadai dengan keterampilan yang sesuai.

4. Rencana Tanggap Darurat  – Mengidentifikasi Potensi Masalah

Pahami risiko dan potensi masalah yang dapat menghambat setiap fungsi atau layanan esensial. Misalnya, dalam situasi banjir atau kebakaran, akses fisik ke lokasi kerja mungkin terhalang, sementara dalam serangan siber, sistem dan data mungkin tidak dapat diakses. Memahami potensi masalah membantu perusahaan dalam merancang strategi mitigasi yang tepat.

5. Menyusun Rencana untuk Setiap Layanan/Fungsi Esensial

Susun rencana terperinci untuk setiap layanan esensial, meliputi langkah-langkah penanganan darurat, kebutuhan sumber daya, dan alur komunikasi selama situasi krisis. Pastikan setiap tim yang terlibat memahami peran dan tanggung jawabnya, serta memiliki akses ke sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi tersebut dengan efektif.

6. Bandingkan dengan “Daftar Periksa Kesiapan”

Gunakan preparedness checklist atau daftar periksa kesiapan sebagai panduan untuk mengevaluasi apakah rencana Anda telah mencakup semua aspek penting. Daftar ini bisa berisi elemen-elemen seperti ketersediaan sumber daya, kesiapan sistem komunikasi darurat, serta keberlanjutan rantai pasokan. Dengan daftar ini, perusahaan dapat mengecek kekurangan yang masih perlu diperbaiki sebelum situasi darurat terjadi.

7. Meninjau Rencana Bersama Tim Kesiapan Darurat

Setelah rencana disusun, lakukan tinjauan bersama tim kesiapan darurat. Tinjauan ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap anggota tim memahami rencana, serta mengidentifikasi area yang masih bisa diperbaiki. Pada tahap ini, setiap bagian yang memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan rencana dapat memberikan masukan yang berharga untuk menyempurnakan rencana tanggap darurat perusahaan.

8. Revisi, Uji, dan Perbarui Rencana

Langkah terakhir adalah menguji rencana tanggap darurat melalui simulasi atau latihan. Uji ini bertujuan untuk memastikan bahwa rencana berjalan efektif di lapangan dan setiap staf siap menjalankan perannya saat terjadi situasi krisis. Setelah simulasi, revisi rencana jika ditemukan area yang memerlukan perbaikan. Selalu perbarui rencana secara berkala untuk menyesuaikan dengan perubahan dalam perusahaan atau perkembangan ancaman baru.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat lebih siap menghadapi situasi darurat. Rencana yang matang tidak hanya meningkatkan ketahanan perusahaan dalam menghadapi krisis, tetapi juga menunjukkan bahwa perusahaan memiliki komitmen dalam melindungi karyawan dan keberlanjutan bisnisnya.

Miliki EBOOK BCP – Business Continuity Plan pada Bisnis Supermarket

Judul Ebook : Business Continuity Plan pada Bisnis Supermarket

Jumlah Bab : 12 Bab
Jumlah Halaman : 182 Halaman
Format : PDF
Harga : Rp. 300.000,-

Hubungi Admin di whatsapp: 0818715595

Link Ebook : Link Ebook HRD Forum